很多人對”利益相關方“這個詞并不陌生，不過在項目管理中，它是有專門的定義的——那些積極參與到項目中，或會因為項目產(chǎn)生正面或負面影響的人或組織，都是這個項目的利益相關方。作為項目經(jīng)理，如果不能準確的識別利益相關方，在推進項目的過程中必定會遇到重重阻力，甚至導致項目失敗。
雖然確定利益相關方非常重要，但遺憾的是很多項目經(jīng)理往往沒有做好這個工作的意識，或者想做又不知道從何入手。其實認真思考一下，確定利益相關方雖然比較難，但也絕非不可能完成的任務。
在確定利益相關方時，我們不妨分成兩步去做。
一、確定所有利益相關方
我們可以通過頭腦風暴列出一個所有參與或者會受到項目影響的人的清單，如果怕自己想的不全面，可以找一位朋友、同事、家人或項目成員來幫你完成這項工作。
與同伴尤其是同事進行頭腦風暴是項目管理的一個重要工作，原因有兩點：
(1)當邀請團隊成員參與頭腦風暴時，他們獲得了一個表達自己的機會，特別是討論重要的項目問題時，他們會有一種受到尊重和被需要的感覺，這說明你非常重視他們的意見，同時最初的參與會使他們渴望進入你的團隊。
(2)神經(jīng)系統(tǒng)科學做過專門研究，結果顯示直線思考是有好處的，但頭腦風暴有更明顯的優(yōu)勢。通過頭腦風暴，可以讓大家充分的發(fā)散思維，讓每個人把想法寫成紙條并貼在墻上，或者制作一個思維導圖，讓其他人參與到頭腦風暴中。
當然，項目經(jīng)理也可以自己獨立完成利益相關方清單，但難免會有所遺漏，甚至漏掉最重要的人，但如果是大家一起去做這個工作，肯定會有人把你漏掉的信息補上。
其實，項目管理很關鍵的一個地方就是不要有盲區(qū)，你越盡全力去了解與項目相關的人，項目出錯的概率也就越小。
不知道你是否有過這樣的經(jīng)歷，當你參加一個項目并做了大量的工作之后，突然有人跟你說：”很抱歉，我剛發(fā)現(xiàn)你也在這個項目里，你要等我的安排再進行下一步工作。“同樣的道理，如果你不小心漏掉一個至關重要的人物，你的項目很可能會功虧一簣。
所以，多花一點時間在識別利益相關方的工作上，不僅能讓你對主要利益相關方、決策者、審批人等關鍵人物有準確的判斷，也能有效降低項目失敗的風險。
二、確定主要利益相關方
當然，只是確定所有的利益相關方還是遠遠不夠的，因為項目最終是否成功，關鍵是由主要利益相關方來判斷的，這些人在項目中參與的程度越高，項目成功的勝算也就越大。但是，很多項目經(jīng)理往往低估了這一步的重要性，經(jīng)常只和一位客戶、經(jīng)理或主辦者談話就交差了，做到這里他們就覺得自己對預期已經(jīng)有了足夠的認識。
但在項目管理中，預期往往是多種多樣的，甚至是沖突的，因為許許多多的人都會受到你所帶領的項目影響，如果沒能識別出其中的關鍵人物，那項目很有可能會以失敗而告終。想要從利益相關方清單中把關鍵人物挑選出來，就需要使用一個叫做”D.A.N.C.E“的工具，我們稱之為“主要利益相關方的舞蹈”。
前三類通常比較容易判斷，作決策、審批或從項目中受益的人，一般就是指對項目預算或?qū)徟Y果簽字的這些人，一定要確保把每個人都列入清單中，不要出現(xiàn)遺漏導致項目產(chǎn)生盲區(qū)。與之相反，卻很少有項目經(jīng)理把后兩類人視作主要的利益相關方，即與項目結果有關聯(lián)或者可以為項目帶來能量的人。關聯(lián)類的人物其實對項目成敗有著巨大的影響，但這種影響不一定在最初就體現(xiàn)出來，他們也許不需要審批或簽字，但影響仍是巨大的，因為他們和項目有著千絲萬縷的聯(lián)系，而且最終還會從項目結果中受益或被影響。
如果條件允許，最好讓這些人從始至終參與到項目中，這樣不僅可以平衡其他主要利益相關方甚至公司的意見，也能通過他們所擁有的話語權去影響其他人的想法。而那些能夠為項目帶來正面或負面能量的人，也是項目經(jīng)理不能忽略的重要相關方。
相信很多人都遇到過每次談話都帶來負能量的人，很多時候，這只是他們的做事方式或性格使然，你越希望他離開，他越會留下來，這時候就需要使用一些必要的技巧，因為忽視問題不等于解決問題，項目經(jīng)理必須要引導這些相關方。這時候，牢記四個準則就能有效的解決這些問題，這四個準則分別是：尊重并重視他們的觀點、認真傾聽他們的聲音、了解他們的預期、遵守對他們的承諾。
做好這四點，你就會發(fā)現(xiàn)這些人的負能量在消散，能夠有效減少很多不必要的沖突，使你能集中精力與更多的相關方打交道。
當然，了解這些利益相關方的知識并不意味著項目經(jīng)理可以從此高枕無憂了，做好利益相關方的工作是項目能夠成功的關鍵也是基礎，只有以正確的心態(tài)去面對這項工作，才能讓你的項目更順利的推進下去。