本文將著重論述對團隊會議至關重要的幾個關鍵問題。我們一起逐一審視這些關鍵問題，以便讓接下來的任何會議都取得成功。

　　1、情境

　　你首先要考慮的是會議是否合適和有必要。

　　大多數團隊的工作都是在會議之外，使用協作工具進行的。團隊的會議是相對復雜的，特別是當參會人跨多個時區、多種語言、不同文化和不同代際的時候。雖然會議可以讓參會人員更好地互相了解，并實時互動，但并不是每種類型的工作都需要通過會議完成。

　　例如，許多人使用團隊會議來共享幻燈片上的信息—— 其實這并不需要實時分享，可以在會前直接發給參會人。還有些人只選擇使用虛擬團隊會議，從不考慮其他工作方式。所以，請捫心自問：”為什么需要開團隊會議，并且，僅開一次會就能達到我想要的結果嗎?“

　　2、參會人

　　當你想清楚為什么要開會并選擇開會，接下來就要考慮需要參會的人員了。

　　是否需要每個人都參加?他們的角色是什么?他們能給會議帶來什么?他們需要使用何種資源來參加會議(可能需要特定登錄技術或翻譯)?參會人會給你帶來怎樣的復雜的問題需要你處理?在這里回顧一下團隊成員的文化差異、身份背景和相互的信任度等是很有用的。

　　3、等級和辦公室政治

　　當你確定了團隊會議的參會人后，需要考慮以下這些問題。

　　參會人在組織中處于不同層級嗎?如果是的話，級別差異會干擾會議嗎?可以考慮通過匿名發言或小組討論得出結論，而不是強調是誰具體貢獻了何種想法。你可以安排一個中立人員收集每位參會人的意見，然后將這些意見公布到共享屏幕上。會議引導者必須保持中立態度，并得到每位參會人的信任，否則思想的流動就會停止。

　　另一種有效方式是安排人們提前匿名提交他們的想法。請記住，如果以電子文件形式提交，有些人可能覺得自己會被追責，從而阻礙他們的參與和投入。匿名提交也可以降低辦公室政治對會議產出的影響。

　　如果即將召開的會議特別重要，或者對其內容大家有爭議，那么團隊會議領導者最好提前與每位參會人進行一對一的電話溝通，這將會很有幫助。當你設計會議時，請充分考慮你所關注的問題、特定觀點和關鍵癥結。雖然將討論局限于少數幾位資深參會人是很誘人的，但這可能給未來留下隱患，所以，最好提前與每位參會人都進行溝通。

　　4、技術

　　團隊會議需要技術的支持，這種技術允許不同地方的人同時進行交流。一些可能的同步技術包括即時消息、視頻、共享屏幕+音/視頻會議、智能白板+音視頻會議、共創工具、視頻直播、高清視頻會議室和虛擬世界。

　　作為團隊領導者，請確保所有的參會人都能夠使用要用的技術，并獲得相同的服務質量和體驗。

　　5、講話的語調語氣與音頻質量

　　人們說話交流其實包含了3 種交流方式：所用詞語本身、說話的語調語氣和肢體語言。如果你看不見肢體語言，單靠說話聲音，就像參加電話會議，那么，最重要的事情是人們既能聽清發言者的每句話，也能聽清所使用的語調語氣。

　　我建議，團隊領導者需確保他們開會時的音頻質量盡可能高，無論他們使用哪種技術。

　　6、風險和問題

　　可能出現什么問題?在你的會議上，有什么比計劃的會議內容更重要?風險絕對是最需要考慮的不確定因素。它們可以是正面的機會，也可以是負面的威脅，所以，考慮一下可能會發生的問題，以及你的應對方案。是否有其他人能夠比你更好地處理一些風險?回顧一下你面對的風險，看看什么已經改變，什么需要做必要的調整。

　　我發現，團隊會議中的許多風險來自參會人(或沒參會的人)和技術。大多數團隊會議都會由于某種技術故障而延遲幾分鐘開始，即使這里有最有經驗的參會人和最可靠的技術。因此，我習慣在會議正式開始前5分鐘接通電話，并且看看有誰已經加入會議和他們身在何處。這使得會議正式開始前，任何技術問題都能有時間進行解決。

　　7、我們不是機器

　　當你計劃召開團隊會議時，請記住我們是人，不是機器。這一事實常被忽視，甚至被遺忘。

　　我想知道，你是否參加過這樣的團隊會議，會議持續了幾個小時，人們需要一直看著屏幕而沒有中場休息。我堅信，肯定不止我一個曾在團隊會議中， 悄悄起身去洗手間。當我問人們在電話會議里聽到沖廁所的聲音是否介意時，大多數人都表示介意。

　　你應該計劃好休息時間，讓人們可以喝點東西，去個洗手間。會議時間可能對你來說不是用餐時間，可對于其他時區的同事， 可能正好是他們的用餐時間。如果他們不渴、不餓，或者盤腿而坐，肯定會更集中注意力參會。我有一個經驗法則，團隊會議每開1小時要休息一下，最長90分鐘必須稍事休息。

　　8、一個會議還是多個會議?

　　最好確認一下，團隊會議是否需要分成一系列較短的會議。因為隨著時間的推移，只舉辦一次長時間的會議，往往會對團隊工作產生反作用。

　　例如，一家英國公司的設計工程師湯姆，他被要求參加在美國日間舉行的會議， 他的同事都團隊項目很容易被忽略，相比之下，本地面對面的工作更容易得到更多關注。無可厚非，本地項目會獲得更多支持，因為團隊成員可以直接走過去看看事情進展得如何。

　　所以，如果你的會議參會人有許多其他事情縈繞在他們的腦海中，你需要更加努力地確保在你的會議期間，讓他們集中注意力參加會議。

　　10、重在互動，而非演講

　　很多時候，團隊會議全都是演講和演示。人們開不了多長時間就離開了，特別是當他們忙著做多個項目的時候。團隊工作回顧會議似乎特別容易發生這種情況，人們往往用太長的時間來展示自己的工作細節。請記住，如果沒有互動，人們很容易喪失注意力，所以，工作細節這類信息可以在團隊內異步共享，而不需要所有團隊成員實時在線聆聽。

　　凱文·霍爾(Kevan Hall)建議以一種更好的方式來進行項目工作回顧會：每個成員只能用5分鐘展示3張PPT。這3張PPT需要包括：工作概況;自己的工作給他人帶來的啟示;工作中引以為傲的事。

　　你可以讓人們列出需要得到別人什么支持(需求)，同時，他們還可列出可以為其他團隊成員提供什么支持(貢獻)，這種做法很有用。凱文還建議，精簡參加回顧會的人數，最好控制在最低限度。