一個項(xiàng)目想要成功完成，就是要做好項(xiàng)目進(jìn)度控制，除了時間、成本、范圍是主要監(jiān)控的方面，項(xiàng)目開始時就制定的計劃、配備的資源、進(jìn)行過程中的風(fēng)險管理、項(xiàng)目相關(guān)人員也是助力項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)控制項(xiàng)目進(jìn)度的有效方法，其中項(xiàng)目計劃的控制與進(jìn)度的關(guān)聯(lián)度最大。
一、靈活調(diào)控項(xiàng)目計劃
項(xiàng)目計劃是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)行動的指導(dǎo)，也是成員行動成功的關(guān)鍵所在。每個項(xiàng)目經(jīng)理都希望自己的項(xiàng)目計劃能被完美執(zhí)行，但人為實(shí)施過程自然不會像機(jī)器的刻版印刷，它會因各種內(nèi)外因素的干擾而隨時發(fā)生變故，致使原項(xiàng)目計劃也需根據(jù)變動的實(shí)際情況進(jìn)行管控調(diào)整。
1、劃分副計劃任務(wù)
項(xiàng)目管理是團(tuán)隊(duì)工作，之所以臨時組建項(xiàng)目成員，就是為了解決不同的需求任務(wù);同時，項(xiàng)目持續(xù)時間較長，每個時間段相關(guān)人員的工作內(nèi)容也有區(qū)別。因此項(xiàng)目通常通過多級計劃來管理，在主線計劃下往往還需向下劃分副級計劃，具體項(xiàng)目經(jīng)理會依據(jù)項(xiàng)目周期情況而定;而實(shí)施這些下行的小計劃時，可以通過滾動計劃、漸進(jìn)明細(xì)、迭代開發(fā)等方式。
2、計劃目標(biāo)的確認(rèn)檢查
既然大的計劃進(jìn)行了劃分，就有了小的階段性目標(biāo)。目標(biāo)是以階段性交付物為導(dǎo)向，并且明確各分項(xiàng)關(guān)鍵點(diǎn)。各副計劃負(fù)責(zé)人在滾動制定分項(xiàng)計劃時，必須執(zhí)行項(xiàng)目經(jīng)理的階段性目標(biāo)要求，同時將工作細(xì)化到分項(xiàng)的可測量的交付物，形成一份具有操作性的計劃。
項(xiàng)目經(jīng)理需要定期檢查各分項(xiàng)負(fù)責(zé)人交付物的完成情況，必要時，檢查各個計劃執(zhí)行及交付物的完成情況。
3、計劃變更需通知到位
達(dá)成共識的更新計劃要及時發(fā)布，發(fā)送給項(xiàng)目組的成員，同時發(fā)送給有掌控項(xiàng)目進(jìn)度需求的人員，必要時，發(fā)送給能夠有效監(jiān)督或者協(xié)助項(xiàng)目成員完成任務(wù)的干系人。
二、爭取保障項(xiàng)目資源
一個項(xiàng)目能否順利完成，項(xiàng)目資源占了很大一部分因素。采購資源不到位、人力資源不足、生產(chǎn)資源沖突等，沒有資源落地，再完美的計劃，都是空談。因此項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，需要著重關(guān)注各部分的資源情況。
只有了解了公司能夠投入的資源，掌控了資源在項(xiàng)目進(jìn)行中的耗損情況，項(xiàng)目經(jīng)理才能正確展開資源協(xié)調(diào)，進(jìn)行資源平衡。不論是想公司爭取組員人才還是資金注入以及生產(chǎn)資源等，都不是一錘定音的簡單事宜。為了避免項(xiàng)目的延期，從一開始項(xiàng)目成員就需進(jìn)行資源的“爭奪戰(zhàn)”;中途更是應(yīng)該利用項(xiàng)目階段性交付物，讓公司更直觀看到項(xiàng)目成果的價值，而愿意為你的項(xiàng)目保障資源的配給。
三、積極管控項(xiàng)目風(fēng)險
成熟的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)，會建立一套完善的風(fēng)險管理體系，包括了風(fēng)險識別、風(fēng)險確認(rèn)、風(fēng)險應(yīng)對等方面等流程。
其中，在項(xiàng)目啟動初期，要充分識別影響項(xiàng)目進(jìn)度的風(fēng)險;在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，不斷的對風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控和更新，及時采取風(fēng)險應(yīng)對措施;而各分項(xiàng)負(fù)責(zé)人則要主動識別與匯報，預(yù)防為主，避免在風(fēng)險發(fā)生時再處理。
項(xiàng)目風(fēng)險是項(xiàng)目進(jìn)度失控的主要隱患，不論是哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)與計劃中向左的情況，造成項(xiàng)目成本增加或公工時延期或成果不合要求等等，為了項(xiàng)目繼續(xù)，解決這些問題時就會導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度的變化，因此如何能讓這種變化的影響降至最低就是風(fēng)險管控的目的。
四、溝通項(xiàng)目相關(guān)方信息
在需要實(shí)時了解項(xiàng)目進(jìn)度時，溝通是掌握各方信息，進(jìn)行項(xiàng)目決策和項(xiàng)目協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)。
項(xiàng)目管理不止是項(xiàng)目小組成員之間，項(xiàng)目相關(guān)的所有利益相關(guān)方都可能對項(xiàng)目結(jié)果產(chǎn)生一定的影響，因此明確各方的溝通需求，使得各相關(guān)方及時得到相應(yīng)的信息，也是項(xiàng)目順利進(jìn)行的一項(xiàng)保障。例如，項(xiàng)目開始時，及時與啟動部門、客戶進(jìn)行溝通，了解其對于項(xiàng)目的期望與特殊要求，以保證項(xiàng)目的各項(xiàng)工作都是在項(xiàng)目需求范圍內(nèi)開展，范圍發(fā)生變化時，項(xiàng)目計劃及時作出相應(yīng)調(diào)整，滿足真正需求。
同時，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)本身就是項(xiàng)目的重要組成部分，讓成員們積極參與項(xiàng)目的問題解決環(huán)節(jié)中，如：范圍蔓延、風(fēng)險預(yù)防等，會比其他人管理更事半功倍。
沒有那么百分百不失控的項(xiàng)目，但是管控的目的并不是完全杜絕事情的發(fā)生，而是降低危險的程度。因此，項(xiàng)目進(jìn)度出現(xiàn)偏差不可怕，真正能影響項(xiàng)目的是對突發(fā)情況的應(yīng)變，降低風(fēng)險甚至讓其轉(zhuǎn)為積極影響，才是控制項(xiàng)目進(jìn)度、保障項(xiàng)目順利的最終目的。