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如何提升項目的綜合管理能力

  在項目實施時,由于項目各方對于項目的期望值不同,因此要達到滿足各方的要求和期望并不是一件很容易的事。項目經理需要在不同的目標之間進行協調,尋求一種平衡。項目整合管理就是為滿足各方需求而進行協調以達到預期目的的過程。

  這些過程彼此相互影響,同時與其他領域中的過程也互相影響。

  一、項目計劃開發

  在整合管理中,項目計劃開發就是利用其他各領域的項目規劃過程的輸出,創建一個內容充實、結構緊湊的文件來指導項目的實施和控制。因此,項目計劃開發過程所需要的主要的依據是其他項目規劃過程的成果。

  在項目計劃開發中還需要考慮組織的管理政策。這些政策是項目實施的規范和標準,必須被項目團隊進行遵守和執行,因此在計劃時必須考慮到它們的影響。

  同時,項目計劃開發也需要參考項目的歷史資料。項目的歷史資料是進行項目規劃的基礎,它為項目規劃提供了參考依據。

  最后,在項目計劃開發中還需要考慮項目的制約因素和假定條件。制約因素是限制項目管理團隊運行的因素。在項目計劃開發時,通常會采用程序化的計劃方法來引導項目團隊的工作。在項目計劃開發過程中,需要從事大量的信息收集、整理和加工處理工作,為了方便工作的進展,常常采用項目管理信息系統。

  二、項目計劃實施

  項目計劃實施過程是完成整個項目計劃任務的過程。在這一過程中項目的各種目標需要被實現,各項專項計劃需要被落實。

  項目計劃實施的主要依據是項目計劃開發階段的成果——項目計劃、輔助說明,同時組織管理政策也將作為輔助文件來指導項目實施工作。

  在項目計劃實施過程中,勢必會有各種風險事件的發生,為了降低項目風險事件對項目實施的影響,通常會設計一些預防措施來減少項目風險事件發生概率。這些措施也將作為輸入信息應用于項目計劃實施過程中。

  另外,在項目計劃實施中,通常很難保障項目完全按照計劃進行,當項目有了偏差時,就需要采取一定措施來降低偏差對于項目的影響,這些措施被稱為糾偏措施,它也將作為輸入信息應用于項目計劃實施過程中。

  三、綜合變更控制

  對于項目而言,變更是必然的。為了將項目變更的影響降低到最小,就需要采用變更控制的方法。綜合變更控制主要包含以下內容:找出影響項目變更的因素、判斷項目變更范圍是否已經發生等。進行綜合變更控制的主要依據有:項目計劃、變更請求和提供了項目執行狀況信息的績效報告。

  為保證項目變更的規范和有效實施,通常項目實施組織會有一個變更控制系統。變更控制系統是一個正式和文檔化的程序,它定義了項目績效如何被監控和評估,并且包含了哪種級別的項目文件可以被變更。它包括文書處理、系統跟蹤、過程程序、變更審批權限控制等。

  要想使項目獲得成功,必須從整合的角度,以全局的觀點開展整合管理,不能只強調各項具體的專項管理工作。以上概括性地分析了項目整合管理的主要過程和工作以及過程中采用的方法和技術。值得往意的是,在項目的不同階段,項目整合管理工作的內容會側重不同,工作量也會不同。

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