作為項(xiàng)目經(jīng)理，你的主要工作是領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，以生產(chǎn)客戶期望的成品。在許多項(xiàng)目中，尤其是大型或復(fù)雜項(xiàng)目，有許多人致力于實(shí)現(xiàn)這一共同目標(biāo)。他們具有不同技能、不同個(gè)性、不同地理位置和不同動(dòng)機(jī)。在任何給定時(shí)間也可能要完成幾項(xiàng)活動(dòng)，團(tuán)隊(duì)遇到的幾個(gè)問(wèn)題，以及客戶需要做出的幾項(xiàng)決策才能繼續(xù)推進(jìn)該項(xiàng)目。本文將分享項(xiàng)目管理過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該跟蹤的五大重點(diǎn)事項(xiàng)，以提供最佳結(jié)果。

　　1、范圍、章程或工作說(shuō)明

　　對(duì)于你運(yùn)行的每個(gè)項(xiàng)目，第一件需要跟蹤的事是范圍、章程或工作說(shuō)明。該文檔是項(xiàng)目經(jīng)理和要求你生產(chǎn)成品的人(也稱為請(qǐng)求者或客戶)之間的書(shū)面協(xié)議或合同。

　　它描述了你將為他們制造或生產(chǎn)的產(chǎn)品，一些常規(guī)參數(shù)(例如尺寸和形狀)，以及通常如何進(jìn)行操作，包括通常負(fù)責(zé)做某事的人員。例如你的團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)構(gòu)建事物，而你的客戶負(fù)責(zé)在整個(gè)項(xiàng)目中提供需求和各種批準(zhǔn)。它不應(yīng)該像項(xiàng)目進(jìn)度表那樣詳細(xì)，但應(yīng)包括高級(jí)信息，例如總體工時(shí)表、所涉及的每個(gè)人的總體職責(zé)以及總體成本。

　　不過(guò)，請(qǐng)不要陷入設(shè)計(jì)解決方案的陷阱，只捕獲客戶的需求。在項(xiàng)目的稍后部分，你應(yīng)該有機(jī)會(huì)創(chuàng)建更詳細(xì)的設(shè)計(jì)。

　　2、WBS、工作分解結(jié)構(gòu)和項(xiàng)目進(jìn)度表

　　WBS、工作分解結(jié)構(gòu)和項(xiàng)目進(jìn)度表是你同意為客戶生產(chǎn)的商定項(xiàng)目可交付成果以及所需的活動(dòng)和資源的層次分解。這兩件事通常是相伴而生的。

　　實(shí)際上，許多人將WBS和項(xiàng)目進(jìn)度表看作是同一件事，但從技術(shù)上講，它們并不相同。

　　WBS和項(xiàng)目進(jìn)度表應(yīng)該具有相同的總體結(jié)構(gòu)，但是項(xiàng)目進(jìn)度表比WBS詳細(xì)得多。WBS是范圍文檔中描述的可交付成果的分層細(xì)分。

　　如果范圍文檔創(chuàng)建正確，那么你應(yīng)該能夠?qū)⒃撐臋n中的高級(jí)可交付結(jié)果作為WBS的起點(diǎn)，從而進(jìn)一步細(xì)分它們。項(xiàng)目進(jìn)度表應(yīng)包括來(lái)自WBS的可交付成果明細(xì)，以及計(jì)劃的活動(dòng)和生產(chǎn)它們所需的資源。你可以在電子表格中創(chuàng)建WBS和項(xiàng)目進(jìn)度表，但建議你使用項(xiàng)目進(jìn)度表軟件來(lái)創(chuàng)建和管理這些內(nèi)容。

　　3、設(shè)計(jì)文檔

　　設(shè)計(jì)文檔是一份詳細(xì)的文檔或一組文檔，描述了你將如何為客戶構(gòu)建或創(chuàng)建成品。現(xiàn)在，設(shè)計(jì)的大小、細(xì)節(jié)和格式各不相同，具體取決于你制作的項(xiàng)目類型。

　　它們可以是概念草圖、電氣原理圖，可以是計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或CAD圖，也可以是過(guò)程流程圖，書(shū)面文檔等。在構(gòu)建任何東西之前，請(qǐng)記住要讓你的設(shè)計(jì)獲得客戶的認(rèn)可，否則你可能會(huì)冒著客戶改變?cè)O(shè)計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)，并迫使你在以后花費(fèi)時(shí)間和金錢進(jìn)行重新構(gòu)造。

　　如果你的客戶確實(shí)希望在獲得批準(zhǔn)后更改設(shè)計(jì)的某些方面，請(qǐng)要求他們重新批準(zhǔn)更新的設(shè)計(jì)，以及從時(shí)間或成本的角度考慮更改對(duì)項(xiàng)目造成的任何影響。

　　4、問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)

　　問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)是可能使你的項(xiàng)目脫軌的任何實(shí)際或潛在問(wèn)題。它們可能會(huì)令你的團(tuán)隊(duì)在達(dá)成協(xié)議范圍時(shí)遇到問(wèn)題，可能導(dǎo)致難以按協(xié)議時(shí)間范圍交付成果，或者可能難以在協(xié)議預(yù)算范圍內(nèi)交付。

　　風(fēng)險(xiǎn)僅僅是可能發(fā)生的問(wèn)題。在問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)日志中捕獲并跟蹤這些項(xiàng)目，并在團(tuán)隊(duì)中的人員識(shí)別出它們后立即執(zhí)行。快速處理并解決問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)非常重要，尤其是在高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目中。在日志中捕獲問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，請(qǐng)將每個(gè)項(xiàng)目分配給所有者，由其負(fù)責(zé)跟蹤和結(jié)束。

　　5、簽字確認(rèn)

　　簽字是客戶對(duì)你的項(xiàng)目義務(wù)已經(jīng)履行的正式確認(rèn)，包括你捕獲并獲得批準(zhǔn)的所有請(qǐng)求。你需要確定你的項(xiàng)目需要多少正式簽字，讓你的客戶為你在整個(gè)項(xiàng)目中產(chǎn)生的每個(gè)主要可交付物進(jìn)行正式簽字可能是個(gè)好主意。對(duì)于具有單個(gè)可交付成果的小型項(xiàng)目，你可能需要一次簽字，或者對(duì)于較大的項(xiàng)目，你可能會(huì)有多個(gè)簽字。

　　簽字很重要，因?yàn)槟銘?yīng)該與你的客戶了解，簽字后他們想要的其他任何東西都超出你與團(tuán)隊(duì)最初達(dá)成的協(xié)議，并且可能會(huì)花費(fèi)更多的時(shí)間和更多的資金。簽字可以采用正式簽名文檔的形式，也可以采用非正式的“謝謝，看起來(lái)不錯(cuò)”的電子郵件形式。