想的再好,不付諸于實際也是白搭;項目計劃制定的再完美,若不能將其按計劃執行出來,項目管理過程也會不盡人意。因此加強團隊的執行力,將大家的工作落到實處,是項目管理的關鍵。那么,要如何讓執行力完全發揮,將項目管理工作落到實處呢?
1、明確任務責任人
不止是明確項目的管理者,還要明確每個量化任務由誰負責。項目經理應該及時把任務分配給每一個人,讓每個人來跟進個人的工作,而不是自己跑來跑去,什么都想管,什么都沒辦法及時管好。例如:一個經銷商會議過兩個小時就要開始了,現場的舞臺燈具和話筒出現問題,這是單個小的道具問題,但卻會對會議造成影響。此時,若項目經理不知道找誰來快速解決這個問題,就會自己臨時沒有頭緒一個人忙來忙去了。
遇到任何項目,或者任何需要幾個人一起共同完成的事情,應提前安排好,責任落實到人,自己主要做好監督和督導工作,做好工作的及時調度。什么事項由誰來負責,要做到何種程度才算符合標準要求,我們都要提前做好安排、說明和達成標準的確認,這樣項目的進展才不會亂。
2、確定時間與要求
項目很明確,那么項目完成的時間要求也要非常明確,具體到多少天,超出一天怎么辦,超出三天又怎么辦,全部落在紙上,這就對時間期限做好了要求。
在一定的期限,不但要完成項目預定任務,而且還要符合項目所要的結果要求。時間要明確,結果的要求標準要清晰,可衡量,最好能數據化。如果結果不能數據化,那也要能夠便于衡量。
比如說,我們去跟進一個大項目,項目工作小組要求是三個月內完成這個項目,這一點是很清晰的;另外還有一個要求,就是拿下項目的標準是什么,成交金額是多少算是優質結果、多少算是可接受結果。優質結果如何兌現獎勵?這些都應該予以明確。
3、確立執行方案
如果我們要參與展會,當然就要在搭建好項目小組之后,設計展會的基本策略和參與目標,然后把責任落實到每個人身上,每個人制定好自己的實施計劃,準備相應的參展物料、做好各種參展準備工作就是了。
對于復雜一些的項目,那種需要小組成員彼此間緊密配合、每個人的工作之間具有相對嚴格的銜接要求的項目,則需要設計準確的流程,設計項目得以完成的指導手冊,并對項目達成的標準做出準確界定。有了具體的工作流程和相互配合方式的說明,有了標準化的動作規定,項目就能夠得到順利推進了。
設計策略、制定措施,就好比是我們在銷售工作中在設定了目標之后,要落實目標而制定出營銷策略和具體的營銷方案一樣。
4、落實檢查與監督
工作不是安排好就行了,也不是每天都有相應的報表就行了。要想使具體的項目開展更順利、結果更保證,就需要做好項目推進過程中的監督和檢查。
通過對每個人所做的每件事,每項事務做出監督和檢查,確保我們每天的工作都能落到實處,都是有效的,都是按照步驟在不斷推進的。當然我們未必要每天去檢查和監督,這只是表明一種原則。檢查和監督的頻率,因項目的不同而不同。
有了監督和檢查,就堵住了個別人工作不到位而影響整個項目推進計劃的漏洞,因此,我們在幾乎所有組織運行中都能看到監督和檢查的影子。
5、加強團隊凝聚力
雖然項目團隊只是一個項目上的臨時組合,但是這也是一個小小的團隊。作為團隊,沒有組織的使命是不行的,使命則來自于大家的共識。每個項目組成員在大家所凝聚起來的共識下,才能接受團隊規則,接受團隊內部的制度和流程,接受團隊成員的身份認同。有了共識,事情便于推動,問題利于解決,矛盾利于消除。
而作為項目組的負責人,就要做好對大家的激勵和肯定,對大家工作的認同和贊賞。有一個正面的、良好的態度,大家在工作的時候就會更加積極。所以我們會看到,那些重要項目的推進過程中,項目管理人請大家吃飯、唱歌等那是很常見的,對表現優秀的項目組人員做出適時的獎勵,也是很正常的。當然,有獎必有罰。工作做得不好,延誤了整體進度,那么這個項目組的某位成員就要接受處罰。
讓項目管理工作落到實處,從來不是項目經理一個人的事,需要每個人在自己的范圍內擔起責任,遵守承諾,完成自己保證的工作,如此,整個項目的進度自會循序漸進,順利完結。