多數項目產品都不是一錘子買賣,即使在項目上線后,項目團隊還需繼續進行項目的售后與后期運維。因此,客戶隨著項目上線后的試用體驗可能冒出許多新的想法,進而提出新的項目需求。這個時候,項目團隊不要慌,我們應合理重新分析,才能采取最佳方案、態度處理客戶需求,保障公司利益并提高客戶滿意度。
首先,需對新需求的范圍與合理性進行分析。
1、回去看看你的項目范圍,如果是合理需求,要給人家實施;如果確定是新需求超出合同范圍,應讓客戶明確認識這點,重新提交需求變更,追加預算;如果對方說他們公司不愿意加錢,那就申請公司高層去互相溝通比較合適了。
2、從新需求合理性和迫切性進行分析。要站在客戶角度,為什么提出這些新需求,是之前有這個業務沒有講,還是業務擴展了,還是提了更好的方案。從而判斷是否合理,合理了是否現在必須的;從而溝通哪些作為驗收依據,哪些不作為驗收依據。
3、若是決定接收客戶新需求,在開始實現需求前,要考慮項目進度和客戶關系,市場影響等方面,可以和客戶做出“等價交換”,比如做了幾個新需求就驗收,對于大的新增需求重新開啟新項目也可以。
其次,讓項目的銷售人員加入其中溝通。
項目上線后,客戶想要增加需求,說明在銷售和客戶簽訂合同之外出現了新的任務,理論上來說,這是客戶對于本項目的范圍蔓延。如果是大需求,難需求,建議和銷售人員一起介入,以合同文本為依據與客戶談判。
1、根據項目管理中數據,評估這些需求引起的工作量變化,便于商務有理有據地去和客戶談。
2、從合同可以推斷此需求應該不做,客戶要求不合理,明確拒絕;若客戶執行要做,就讓商務去重新擬定合約,將新需求也納入到范圍中,同時更改價格。
3、合同文本比較模糊的,與客戶協商,可以做,但是與客戶簽署補充協議,客戶增加投入。
4、若客戶急需此需求,請客戶簽署備忘錄,在完成需求后幾個月內簽署補充協議,客戶另外買單;可以嘗試跟客戶再簽一個合約,專門針對新需求,力爭將一個項目完成,先結一單。
5、如果客戶很重要,征詢領導意見,是否可以免費幫做,但是一定要和客戶說清楚,這次可以免費,下次還是走正規流程。
另外,明確應對新需求的態度與措施
當因為新需求出現項目范圍蔓延的情況時,一定不要直接拒絕客戶,這是態度的問題,首先要和客戶溝通,挖掘客戶變更的真實原因。
1、我們先要評估需求變更的影響和風險,在不影響公司利益的前提下,如果可行,可以直接答應;如果操作比較困難,先和客戶說明情況,然后申請評估后給出回復。
2、組織相關項目團隊人員,討論變更可行性和方案,同時上報領導。領導同意,那組織團隊進行變更;領導不同意,委婉回絕客戶。
3、若客戶堅持要將自己項目再次升級,那么讓領導和客戶之間去達成共識。
所以,新增需求不可怕,作為服務方,不可能強硬拒絕不去響應用戶的需求。將新增需求進行分析,評估工作量、和公司高層進行報告,爭取公司高層的支持、和用戶進行溝通,向用戶進行情況說明,獲得用戶對于新增投入的認可;然后,調整項目計劃,執行需求變更流程。這也是項目管理的一部分,只要按這些步驟執行,企業與客戶關系定能良性循環發展。