企業在項目執行過程中,由于前期的計劃會有很多不確定因素,執行過程中又面臨多種因素的干擾,導致項目的進展經常會偏離預期,這就是項目管理者常說的“項目偏差”。要想及時的發現項目偏差,就要做好項目監控。所謂項目監控,是指根據項目進展的情況,對比原來的計劃,找出偏差、分析原因、制定糾偏措施、并及時進行糾偏的過程。
監控項目需要定期或不定期的發布項目狀態報告,將項目核心管控點的現狀通過數字或可視化圖標展現出來,讓管理者可以清楚的知道目前項目處于什么狀態。下面我們來列舉一些常見的項目監控點:
一、 項目范圍監控
項目范圍是指為交付具有規范特性與功能的產品、服務或成果而必須完成的工作。經過批準的項目范圍說明書、WBS和WBS詞典通常被稱為項目的范圍基準,范圍基準是項目范圍監控的重點。對項目范圍進行監控,就必須確保請求的變更、推薦的糾正措施或預防措施都經過一定的處理和記錄,確保當前的項目范圍是經過批準的新的基準。
二、 項目進度監控
監控項目進度是監督項目狀態,更新項目進展,管理進度基準變更,以實現項目進度計劃的過程。其主要作用是提供發現計劃偏離的方法,從而可以及時采取糾正措施,以降低項目風險,常用的進度監控工具有甘特圖、里程碑圖、項目進度網絡圖等。監控項目進度的主要方法是規劃、控制和協調;其目標是確保項目按既定工期實現,或是在保證項目質量并不因此而增加項目實際成本的條件下,適當縮短項目工期。
三、 項目成本監控
監控項目成本是指監督項目狀態,以更新項目預算、管理成本基準變更的過程。其主要作用是發現實際與計劃的偏差,以便采取糾正措施,降低風險。要執行項目預算,就需要記錄項目的實際成本,監督項目資金的支出,并且考慮這些支出應該完成的工作價值(掙值),經過控制和批準后,才可以變更項目預算。
以上就是項目管理需重點監控的核心管控點,監控好這些管控點并實施必要的糾偏措施,就能最大限度的讓項目始終可控。當然,如果采用項目管理軟件系統來進行項目管理,可以更好的達成“讓項目始終可控”的目的。