1.使用方便快捷，輕松上手
不同于最初的項目管理軟件，部署復雜，實施困難，近年來市面上流行的項目管理軟件操作使用越來越簡便，經過基礎培訓就可以完全掌握。這一特點使得項目管理軟件的用戶迅速增加，越來越多的企業用戶都愿意采購一款適合的項目管理軟件來對公司項目進行管理和監控;
2.強大的復雜數據處理能力
項目管理軟件管理大型項目的某些能力(特別是數據統計分析能力)確實要比人工更快捷也更準確。對于只有少數任務，工期較短的小型項目，人工處理的方法也許行得通。但如果某些大型項目有數以千計的任務、上百名資源、持續幾年時間，項目管理軟件對如此復雜工作的處理能力顯然是人工無法比擬的;
3.及時響應各種類型的項目變更
人工進行項目信息的維護和修改通常都很麻煩。例如，當某個項目發生任何變更時，項目人員就不得不人工重新設計網絡圖、重新核算成本。如果使用了項目管理軟件，數據資源的任何更改都會自動反應到網絡圖表、成本表以及資源表等這些項目文件中。這個功能會經常用到，因為無論你的計劃做得多么完善，在過程中都必定會發生一些變化;
4.工作留痕，信息共享機制
項目管理軟件的一個主要優點是它能很好地保持記錄。例如，可以保護有關各個團隊成員的進度計劃、各項任務及所用資源的數據資料。在準備優質的報表或將來做計劃時，會用到這些數據資料。但是，用戶必須不斷更新文件，使記錄保持不失去意義;
5.進行趨勢分析，對未來做出預判
進行假設和趨勢分析是項目管理軟件的一個超前進步的功能，也是它的一個顯著優點。正如前面討論的，趨勢分析使用戶可以了解項目中發生的各種情形的效果。用戶在軟件上運行不同的情景，然后做出評估。這樣，項目經理對某些偶發事件就可以做好計劃準備，并估計相應的結果。進行趨勢分析如果不使用軟件是難以想象。