項目管理體系是一種基于PDCA過程管理的先進思維模式和管理模式,同時也是一門綜合的學科體系。通過對其九大知識領域的應用,達成和實現(xiàn)人們的需求和期望。項目管理應用非常廣泛,從科學研究、國防工程、航天工程、建筑工程、新技術研發(fā)、產(chǎn)品研發(fā)、軟件開發(fā)到?jīng)Q策活動、融資活動、營銷活動、內(nèi)部改善活動等,甚至是個人的學習、生活等,幾乎無所不能。
項目管理體系為我們提供了范圍、時間、質(zhì)量、成本、人力資源、合同采購、溝通、綜合、風險等九大知識領域,同時也提供了豐富的管理工具和技術,無疑,它凝聚和閃耀著人類智慧的光芒。
下面,我們就對其中一些既膾制人口,又惠及所有人的思想精髓,進行分享和探討。
項目——即是對人們正在做和將來要做事的統(tǒng)稱。
可以說,這一定義具有劃時代的意義。意即我們可以把任何事,任何問題,都可以看作是一個項目,并可利用項目管理所提供的知識體系、工具和技術方法對其進行管理和解決,以能正確地處理相關事物,和解決存在的問題,達到我們所期望的預期目的。這一點,我們也能看出,項目管理實際上一個通用的管理模型,不僅對國家、企業(yè)、部門、團隊,而且對于個人本身都是非常有現(xiàn)實意義,用以遵循的一整套管理思維。
項目成功的標志——“五個指頭一個巴掌”。
在項目管理中,項目成功標志為,滿足項目要求的范圍、對項目完成的時間要求、完成項目質(zhì)量的要求,以及成本的要求,在以上基礎上獲得好的客戶滿意度的項目,該項目就是成功的,我們將其俗稱為“五個指頭一個巴掌”。而這一成功標志,為我們建立了一個——人們處理一切事物和解決任何問題的結果如何的——通用的評定和衡量的標準模型及依據(jù)。
通常人們對于被處理的事情結果如何,只能通過感受來感知,沒有確切可以依賴的科學方法去進行評估,所以會出現(xiàn)類似于“我覺得我把事情做得很好,而你說我做得不好,你的理由是什么,你的判定依據(jù)是什么了?你的依據(jù)很難讓我信服,因為我根本不認同”的爭議,而項目成功標志,解決了人們在此方面的困擾。
以上讓我們獲得了什么了,我想那就是讓我們明白了:事(問題)要去處理和做,及(結果)做得(解決成)怎樣才叫好(成功)。
明白了這些,我們才好繼續(xù)后面的討論。
當我們知道了,有事(有問題)必須要去做(要去解決),且知道了把事做成怎樣(問題解決成怎樣),才是把事做好(問題得到了好的解決)的評判標準時,接下來就是要知道如何去做事(如何去解決問題)。
項目管理體系同樣也給出了如何去做事,如何去解決問題的思維方法。
PDCA環(huán)——計劃(P)、執(zhí)行(D)、檢查控制(C)、總結采取糾正行動(A)。
P即是計劃,其意義是將做事(解決問題)成功的標志和判定依據(jù)(五個指頭一個巴掌),根據(jù)事情(問題)的特點,進行針對性進一步細化,從而制定具體的定性和量化相結合的指標,如范圍有哪些?時間是多少?成本是多少?質(zhì)量指標是怎樣等?而這些指標,將是對后續(xù)整個事情結果的控制基準。
D即是按照計劃進行執(zhí)行。
C即是按照合適的頻率周期及該事(該問題)特定的關鍵時間點(在計劃中往往被框定)對計劃執(zhí)行的結果進行檢查,看是否滿足計劃中擬定的控制基準(成功的標準)的要求。在形式上表現(xiàn)為實際結果與計劃標準要求的比較,看是否存在偏差。
A即是總結采取糾正行動。其目的分析實際與計劃產(chǎn)生偏差的原因,應該采取如何補救的措施,才能糾正偏差。
我們可以看出,計劃過程是所有過程的方向性的過程,同時也是最關鍵的過程,計劃做得如何,合不合理,正不正確,將影響整個事情(解決問題)最終處理的結果如何。
哪如何(根據(jù)事情和問題的特性)而制定出一個合理恰當?shù)挠媱澚?項目管理體系也給出了答案。
WBS——讓計劃的制定變得更容易。
WBS即Work Brokendown Struct(工作分配結構)。這個結構的根,就是該事情(該問題)的名稱。
第一層為做(處理)該事情(問題)直至做(處理)完,全過程中所提交的產(chǎn)物。通過第一層,我們看出該事(問題)的整體輪廓,這個事(問題)是怎樣的,處理(解決)它會產(chǎn)生哪些產(chǎn)物。
從第二層開始是完成上層的提交的產(chǎn)物所需要的活動。
第三層又可將該活動分解到需要更細小活動。
從最底層往上,可以認為上一層總是下一層的提交物。
一般情況下,我們把從第二層開始到結構最底層都總稱為活動的分解。
范圍:即是第一層提交物和從第二層開始往下直到最底層的活動分解,統(tǒng)稱為該事(問題)的工作范圍。第一層有利于我們防止在處理(解決)事(問題)時存在遺漏其重要的組成部份(提交物)。
時間:我們可以將WBS結構中所有活動集中起來,形成活動清單,并按照活動特性及活動與活動之間的邏輯關系順序進行先后排序,并根據(jù)活動的物性及手頭上的資源(決定哪些活動是否可以并行),繪制出網(wǎng)絡圖(從開始到結束存在多個路徑)。在網(wǎng)絡圖上,節(jié)點(表示活動),箭頭表示方向,即活動間先后順序,根據(jù)活動特性和我們的經(jīng)驗,在每個節(jié)點上估計和標注出每個活動所需歷史的時間,在箭頭上估算和標注出兩活動間的(本活動結束,到后一個活動啟動前所需)等待時間,然后計算出每條路徑的所用時間,其中時間花費最長的那條路徑,即為做(處理)該事情(問題)的關鍵路徑,而在此上花費的時間,也需是完成(處理完)該事情(問題)的所需花費整個時間。