項目群管理是基于組織和項目群戰略對一組群體性項目進行的一項綜合集成管理,其主要目標是貫徹組織戰略意圖實現項目群戰略目標。因此,項目群管理基于項目管理,高于項目管理,通過有效的組織和管理,實現各項目均衡協調發展,達到項目之間協調合有機融合、資源有效配置和效益最大化。文章利用系統論的觀點,將項目群以及組成項目群的各個項目理解為一個有機的整體、一個系統,利用綜合集成的方法和思路,提出項目群綜合集成策劃和管理的原理和方法,分析和總結了項目群策劃和管理的基本方法和途徑。
1、項目群的概念
從不同的觀察角度,各界對項目群提出了各種不同的定義。英國關于項目群的詞條(在項目管理領域內)的解釋是“具有共同戰略目標或目的的一批相關的項目”。PMI基于項目的聯系提出項目群是一組相互關聯并需要進行協調管理的項目;Gray則從項目集群的目的出發,認為項目群是僅僅以協調管理或集成戰略層面的報告為目的而進行的項目聚合;Ferns指出項目群是對項目以協調的方式進行管理,通過對相關項目的結構和過程進行組織,以獲得比單個項目管理更大的整體利益;更多的學者基于戰略角度給出定義:項目群是所有變更行動(包括項目和運作活動)有目的的集合,以實現戰略或戰術的利益,如Thiry。Mark-Lycett認為項目群管理是指為了實現一定利益,對一組相關的項目進行集成(Integration)和管理(Management),而當對單個項目采取獨立的項目管理時,這—利益將無法實現,同時這些單個項目是互相聯系的圓。系統性是項目之所以組成項目群的主要特征。項目群所屬的各個項目是該系統的各個子系統,各個子系統之間具有其內在的層次和結構,并且各子系統之間相互關聯,相互影響,共同組成一個有機的整體。各個項目的價值是有聯系的,各個項目的價值匯總起來形成項目群的價值,只有所有的項目均完成項目群的整體目標才能實現;項目群實施完成后的功能不是項目群內部各個項目所形成功能的簡單疊加,而是大于或者超出其所屬項目功能的總和。
2、項目群管理的基本特征
1)項目群體管理,即不只著眼于單個項目實施的得失成敗,而是站在整個組織的角度,著眼于整個項目群的協調發展,理解項目群、項目之間以及各個項目內部的各個管理領域之間的密切關系,協調制定各項目之間集成管理,保證項目群整體形成和發生效益。
2)戰略層次,根據組織的遠景和發展戰略,明確各項目資源的配置方式,使稀缺資源得到集中使用,達到最大的資源投入回報率。
3)綜合性管理的特征,管理工作和實施工作的綜合協 調問題;項目溝通管理活動-設計交底;項目設備采購活動;各管理領域內容的綜合協調問題;時間管理和成本管理之間的綜合協調:隨時間分布的預算;時間管理和采購管理之間的綜合協調。
4)全局性管理的特征,項目生命周期各個階段、各個責任實體、各項目部位等關系都必須納入管理范圍,予以計劃和控制。
5)高層參與,其執行者均為組織高層管理人員,一般稱為項目總監。
3、項目群管理與項目管理的區別與聯系
3.1傳統項目管理的假定環境及條件按照傳統項目管理理論,項目,通常具有以下定義:1)項目是一系列相互聯系的任務;2)項目必須在限定的時間內完成;3)項目必須滿足一系列特定的目標,如生產某種產品、提供某項服務,或者實現項目可交付成果,或者實施一項投資。因此,傳統的項目管理通?;谝韵录俣ǎ?)獨立的工作系統;2)明確的時間及節點目標;3)確定的外部資源條件。這對單一任務的項目管理來說是恰當的,但是,他沒有解決以下問題:1)對組織存在多個項目或者多個項目之間存在相互影響時的制約因素;2)項目目標的確定,項目按照給定目標完成并不能保證組織戰略目標的實現,因此,各項目的時間及節點目標是如何確定和實現在項目管理層次不能解決;3)項目管理的技術和方法主要是一種技術,如關鍵線路法、進度計劃、資源平衡方法,著眼于對項目的管理。但是,對于項目高層管理者而言,他所關注的不是實現項目的具體方法和手段,而是組織的整體戰略目標的實現。
3.2項目群管理與項目管理的層次及關系項目管理與項目群管理是基于兩個不同層次管理系統,項目群管理基于項目管理并高于項目管理,項目群管理和項目管理互相聯系,但又各具特征。項目群管理更側重于組織的戰略,通過對項目的孤立性、模糊性的改善以及對組織發展和最終產品的統籌,獲得更大的利益,而項目管理注重計劃和執行并提交最終產品。在項目群管理中,項目群經理需在對多個具有不同目標的項目進行協調、平衡和管理,而項目經理是在單一功能的項目內進行管理。相比較單個項目管理,項目群管理存在以下優勢:
(1)能夠在各個獨立項目間調節高峰工作量卻不增加管理人員,并且在—系列項目完成后無需面臨裁員問題;
(2)能夠加快多個項目的整體進度;
(3)能夠把專家的技能帶給每個項目;
(4)執行機構管理人員可以形成強大的后援支持;
(5)有助于新技術和新理念的推廣?;诮M織戰略需要而建立的項目群管理,通過對項目以及項目中的活動更好的組織以創造價值,致力于對組織需求的響應,以更廣闊的視野,確保從項目的活動中獲得整體的利益。項目群是對現有的和將要開展的—些項目進行集群的一種組織框架,這些項目基于組織的戰略建立共同的目標體系,以適應組織內、外部環境的方式互相關聯,最終創造出集群個體項目總和的價值。項目群管理就是為了實現組織的戰略和項目群的共同目標,應用知識、技能、技術、方法和工具,對項目群進行協同管理。項目群管理注重組織層次的變化,體現組織的戰略目標。