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流程管理實施的目標,流程管理項目實施方法

  隨著流程管理理念的深入,企業對流程管理項目能為企業帶來的效益寄予了越來越高的期望,對于流程管理項目到底通過什么樣的方法得以實施,無論是IT業界還是企業客戶都表現出濃厚的興趣。筆者有幸從業于全球領先的業務流程管理供應商IDS Scheer公司,并長期運用其ARIS軟件平臺幫助過不少的組織實施過流程管理項目,常常也被問到,是否真的有一套可以照搬的實施套路或方法。對于這個問題,筆者試圖總結自己的實施經驗,結合ARIS價值工程實施方法論(AVE)給出一些具有普遍意義的方法供大家參考。

  一、流程管理實施的目標

  企業建立流程管理體系的根本目標是:建立本企業的流程治理體系。

  企業進行流程管理實現對企業業務流程的梳理,可視化的表述或模型的表述并不是企業流程管理終極目標,企業業務流程管理的閉環體系建設才是企業最終訴求。一個閉環體系,它必須具有PDCA的迭代能力;它必須能把企業從管理的低水平,管理的粗獷,管理效率的低下,通過有效治理體系不斷提升。有些企業在進行流程管理的初期階段,往往引進外腦幫助自己建立、梳理和所謂優化自己的流程,期盼通過外部咨詢服務得到自己的最佳流程。但我們認為這是對咨詢公司和咨詢顧問的過高奢求,嚴格上講最了解企業自身業務實際情況的只有企業自己,外部咨詢公司和咨詢顧問所提供的最多只能算是企業業務流程的最佳實踐。這些最佳實踐能否在本企業中具體應用還取決于本企業具體的實際情況,如果簡單照搬往往會造成“橘生淮南為橘,橘種淮北為枳”的效果。

  如果我們在建立流程管理建立的初期,將對流程管理的形式化建設的目標,轉變為建立流程治理體系上來;從只關心業務的流程,轉變為既關注業務流程,更關注業務流程的管理流程,會使流程管理的企業應用效果更好。從極端情況上說,在業務流程管理初期應用的流程都是不準確的、沒有優化過的流程,但是由于我們有一個強壯的管理流程的流程,我們就可以在業務實踐過程中不斷發現問題,不斷整改逐漸優化。每一次的改進都使我們的業務流程管理得到一點提高,通過持續不斷的改進使企業管理達到從量變到質變的提升。

  因此,在流程管理客戶項目實踐中,除了為客戶傳遞有關流程梳理工具和方法論以外,更關心如何幫助客戶建立一套運行有效的流程治理體系,通過體系的運行實現提升企業管理的目的。

  二、流程管理實施方法

  建立一個以業務流程治理為目標的管理體系,對任何一個企業來說都是一個大型管理的系統工程。這個體系的運行是不可能一蹴而就的,它需要有一個行之有效的方法論和項目實施策略來支撐。而筆者從業的IDS Scheer公司擁有基于ARIS軟件的AVE方法論,可結合企業的具體情況,總結出一套項目實施組合方案。此方案由四個可迭代子項目構成,即:縱向擴展的業務迭代項目,橫向擴展的組織迭代項目,系統擴展的IT建設項目和流程治理體系建設項目。通過四個項目不同組合,來實現客戶的流程管理終極目標。

  在這個體系中,流程治理體系是主體,是企業未來運行的根本,是項目實施的目標。但在企業引進流程管理理念初期建立這樣的體系是十分困難的,無論從治理的內容上,還是在治理應有的管理范圍內都很難在瞬間實現企業管控的需求,所以我們采用多維度的應用子項目做以助推強化流程治理體系的運行。縱向擴展的迭代,使企業業務管理的標準化水平從一個管理體系擴展到多個管理體系,在擴展過程中不斷強化業務的規范性及管理體系的有效性。橫向的擴展迭代,可以根據具體企業組織模式的實際情況進行,根據企業的管理模式采用多種拓展迭代方案,從企業的一個組織管理單元,迭代推廣到另一個組織管理單元,同時強化業務流程治理的規范性和有效性,推動流程治理體系運行。系統擴展是對流程治理體系的信息化支撐,通過信息化的手段將業務流程固化在計算機系統中,從而提高業務執行的有效性和合規性以此來提升企業管理水平。

  1.業務擴展-縱向迭代方法

  縱向實施推廣迭代方法采用IDS Scheer的AVE 流程驅動的管理體系標準化實施方案。

  這種方法基于業務流程管理的思想,提出了ARIS價值工程(AVE)方法論,來從根本上解決業務流程管理的需求。AVE方法論是對流程進行全面生命周期管理。AVE方法論強調業務流程管理以企業戰略為基礎,從梳理流程開始,實現流程的分析與優化,并將流程實施到信息系統與組織結構中,再使流程績效管理與合規管理對流程進行監控,考核關鍵業績指標,并結合市場和公司的需求不斷調整,從而形成了業務流程管理的完整閉環。對業務流程進行有效的管理、維護和優化,可顯著提高企業的競爭力和市場生存能力,從而幫助企業在競爭中更快速地為客戶提供產品和服務,靈活地應對市場變化。

  業務流程管理是企業提高競爭力和創新能力的必要條件,因為業務流程管理可對產品生產流程(關注點:快速投放市場、產品創新)、產品和服務提供流程(關注點:以客戶為導向、利潤分配、質量)、支持流程(關注點:減少開支、提高員工滿意度)、管理控制流程(關注點:變革管理、戰略管理)產生直接的效果。因此,業務流程管理有助于企業快速靈活地應對不斷變化的客戶需求和市場發展趨勢。

  AVE方法論的價值主要體現在:

  業務流程建模工具、流程管理和優化工具、業務與信息化集成的工具、企業流程管理的、流程管理統一平臺。

  通過ARIS的工程化應用,為企業管理變革、管理優化和管理信息化帶來實際價值(提升核心競爭力、提升管理效能)。

  流程驅動的企業管理標準化解決方案基于AVE方法論,針對企業為了實施流程為核心的標準化管理體系的需要,而快速切入流程管理的設計和實施過程。該解決方案包含兩部分內容:

  實施方法:流程驅動的企業管理標準化解決方案首先有一套實施路線,通過實施路線,企業可以從現有流程不清晰不完整的階段,快速地搭建起有效的流程管理平臺。本解決方案共24個工作步驟。

  工作包:流程驅動的企業管理標準化解決方案中包含了系列工作包,這些工作包是在實施解決方案過程中形成的一系列有價值有意義的制品或成果。通過實施和管理這些成果,就能實現本解決方案所要達到的目的。本解決方案共32個工作包。

  2.組織擴展-橫向迭代方法

  橫向實施推廣迭代方法是我們根據企業組織架構的形態,根據企業的具體應用實例而開發的實施方案。此方案由9個工作步驟組成,其主要特點是:多方向、多次迭代。在項目實施過程中可以根據業務組織模式或業務管理模式迭代,也可以在一個項目中多次迭代。每次迭代解決一個具體的管理目標,當然每個項目步驟也可以多次迭代。每次迭代除了有明確的工作目標和工作內容外,標準的項目實施工具是每個迭代項目工作的基礎。使用工具進行項目實施工作,可以提高項目實施的標準化,保證項目實施迭代質量和項目實施控制的有效性。這樣循環往復不僅可以提高體系管理能力,而且強化了企業流程治理體系的運行,使之向持續運行遞進。

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