項目管理是在有限的資源條件下，為實現(xiàn)項目目標所采取的一系列管理活動。現(xiàn)代項目管理軟件的知識體系被劃分為9個知識領域：綜合管理、范圍管理、時間管理、成本管理、質量管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理以及采購管理。下面針對項目采購管理，并從項目資金的合理使用角度出發(fā)，探討在采購管理中降低成本、減少現(xiàn)金流出，并提高項目資金的使用效率的方法。

　　1、制定采購預算與估計成本

　　制定預算的行為就是對組織內部各種工作進行稀缺資源的配置。預算不僅僅是計劃活動的一個方面，也是組織政策的一種延伸，還是一種控制機制，起著一種比較標準的作用。

　　制定采購預算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預測，是對整個項目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項目采購資金進行了合理的配置和分發(fā)，還同時建立了一個資金的使用標準，以便對采購項目管理軟件實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保項目資金的使用在一定的合理范圍內浮動。有了采購預算的約束，能提高項目資金的使用效率，優(yōu)化項目采購管理中資源的調配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效地控制項目資金的流向和流量，從而達到控制項目采購成本的目的。

　　2、供應商的選擇

　　供應商是項目采購項目管理軟件中的一個重要組成部分，項目采購時應該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機會，一方面體現(xiàn)市場經濟運行的規(guī)則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高項目實施的質量。因此，在供應商的選擇方面應注意兩方面問題。

　　2.1 選擇供應商的數(shù)量

　　供應商數(shù)量的選擇問題，實際上也就是供應商份額的分擔問題。從采購方來說，單一貨源增加了項目資源供應的風險，也不利于對供應商進行壓價，缺乏采購成本控制的力度。而從供應商來說，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢，可以給采購方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加費用，有利于減少現(xiàn)金流出，降低采購成本。因而，在進行供應商數(shù)量的選擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應，同時又要保證所選供應商承擔的供應份額充足，以獲取供應商的優(yōu)惠政策，降低物資的價格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應的質量，又能有力的控制采購支出。一般來說，供應商的數(shù)量以3-4家為宜。

　　2.2 選擇供應商的方式

　　選擇供應商的方式主要包括公開競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢價采購和直接簽訂合同采購，4種不同的采購方式按其特點來說分為招標采購和非招標采購。在項目采購中采取公開招標的方式可以利用供應商之間的競爭來壓低物資價格，幫助采購方以最低的價格取得符合要求的工程或貨物;并且多種招標方式的合理組合使用，也有助于提高采購效率和質量，從而有利于控制采購成本。

　　3、采購環(huán)境的利用

　　項目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產生重要的影響，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個好的項目采購策略應當充分利用外部市場環(huán)境為項目整體帶來利益。

　　充分利用采購環(huán)境的一個重要內容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關項目所需要的貨物及服務的多方面市場信息。這就要求項目組織建立有關的市場信息機制，以達到有效利用采購環(huán)境的目的。