項目中不可避免的會發生范圍的變更,不論是在項目的開始階段或是項目的將要結束階段,都有可能會發生項目范圍的變更,而項目范圍的變更會自然而然地對項目有影響,所以,怎么樣控制項目的范圍變更是項目管理所需要做的一個重要內容。
項目所處的階段越早,項目不確定性就越大,項目調整或變更的可能性就越大,同時帶來的代價比較低。但隨著項目的進行,不確定性逐漸減小,而變更的代價、付出的人力、資源逐漸增加,就會增加決策的困難度。
一旦項目變更發生了,項目管理該怎么處理呢?
1)記錄變更請求(CR): 任何變更,不論以后是否會被接受,都應該首先記錄下來,有些變更請求也許在本階段不被接受,也許可以成為以后參考的功能或范圍。所以對于任何變更請求,首先要做的是記錄下來是一個什么樣的變更請求,是由哪一類項目干系人提出來的,以及相應的聯系方式。
2)澄清變更細節,分析相應變更請求的必要性。
3)對變更請求產生的原因進行分析,象是由于在項目初期對需求沒有明確產品范圍產生的項目變更,或是沒有明確項目范圍產生的變更,還是由于外部事件產生的原因。
4)根據變更請求,由相應的人員分析相應變更請求對現有項目進度的影響程度,并分析相關的變更請求之間的影響關系,添加相應記錄在相應的變更請求中。
5)根據變更請求對現有項目進度影響程度,確認相應的成本估計。
6)對項目變更排列優先級。針對項目現有進度,進行項目變更的項目進度影響、費用及項目可接受影響程度,建議對變更請求采取的應對措施,記錄風險和相應的風險應對計劃。
7)同項目贊助人協商項目變更影響,解決變更請求需要符合的條件,以及相應的費用的變化,及項目贊助人的可接受程度確定是否實施變更。
8)項目配置控制委員會批準相應的項目范圍變更,進度計劃,人員和費用計劃。