通過對項目采購管理中部分環節的控制，來有效地降低采購成本，從而使項目資金達到最優的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源，這是我們在項目采購管理中所能夠實現的成本目標。此處從成本控制的角度來逐一論述在項目采購管理中降低采購成本的一些措施。

　　一、制定采購預算與估計成本

　　制定預算的行為就是對組織內部各種工作進行稀缺資源的配置。預算不僅僅是計劃活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機制，起著一種比較標準的作用。

　　制定采購預算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預測，是對整個項目資金的一種理性的規劃。它不單對項目采購資金進行了合理的配置和分發，還同時建立了一個資金的使用標準，以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保項目資金的使用在一定的合理范圍內浮動。

　　項目采購管理預算一般有采購計劃制定、詢價計劃制定、詢價、渠道的選擇以及合同管理和合同收尾等內容。項目采購計劃決定采購什么、何時采購。詢價計劃是以文件記錄所需要的產品以及確認潛在的渠道。詢價是取得報價單、標書、要約或訂約提議的過程。渠道的選擇是從潛在的供應商(或賣主)中做出選擇的過程合同管理是管理與協調利益相關者契約關系的過程。合同收尾是合同的完成和解決。

　　制定項目采購預算成本的方法有三種：(1)自制/外購分析法，即是利用針對成本的選擇決策分析或平衡點分析，來確定某種項目所需的資源是依靠自己生產還是依靠外購獲得的一種具體管理技術方法。自制/外購分析法要充分考慮組織未來發展和目前需要之間的利益關系。(2)短期租賃或長期租賃分析法，即是根據租金的大小決定項目對外部資源進行租賃的時限選擇。(3)專家意見法，即是項目組織可以向具有專門知識經驗或資格的單位個人進行專業采購咨詢。

　　有了采購預算的約束，能提高項目資金的使用效率，優化項目采購管理中資源的調配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項目資金的流向和流量，從而達到控制項目采購成本的目的。

　　二、供應商的選擇

　　供應商是項目采購管理中的一個重要組成部分，項目采購時應該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機會，一方面體現市場經濟運行的規則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高項目實施的質量。因此，在供應商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關注。

　　1.選擇供應商的數量

　　供應商數量的選擇問題，實際上也就是供應商份額的分擔問題。從采購方來說，單一貨源增加了項目資源供應的風險，也不利于對供應商進行壓價，缺乏采購成本控制的力度。而從供應商來說，批量供貨由于數量上的優勢，可以給采購方以商業折扣，減少貨款的支付和采購附加費用，有利于減少現金流出，降低采購成本。因而，在進行供應商數量的選擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應，同時又要保證所選供應商承擔的供應份額充足，以獲取供應商的優惠政策，降低物資的價格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應的質量，又能有力的控制采購支出。一般來說，供應商的數量以不超過 3-4 家為宜。

　　2.選擇供應商的方式

　　選擇供應商的方式主要包括公開競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢價采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點來說分為招標采購和非招標采購。我們認為，在項目采購中采取公開招標的方式可以利用供應商之間的競爭來壓低物資價格，幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物;并且多種招標方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質量，從而有利于控制采購成本。