現在企業工作中,項目進度管理幾乎貫穿整個項目的全過程,因此合理的進度調整是保障整個項目正常運轉的主要操作。那么為了時間一直在正常在正常軌道上,大家在執行中可以做些什么呢?
信息及時分享,注意溝通效果
也許消息過多會讓人有點煩,但是在項目團隊中,溝通不足產生的后果影響卻遠大于大一點“煩”,這是基本認知。關于項目的所有信息不論好的壞的,成員之間都應該及時與其他人分享,特別是關于客戶的第三方的,方便項目組根據最新消息判斷項目是否需要調控。
首先,項目成員都要有及時上傳客戶信息等更新信息的習慣,關于項目需求有變動跡象更是應實時告知大家,不然客戶想要的都可能超出項目范圍了,項目團隊還沒有發現給與反饋。
其次,當有較大變更信息時,大家可以即時開會溝通;而即使只是在按部就班的完成項目工作,也有必要讓項目組成員們每周開次例會,互相了解彼此進度、想法,是否有任務上的困難等等。
另外,溝通的目的是為了交流最新信息與想法,至于對內的溝通形式在格式規則上,反而沒有過于刻板的講究,讓大家浪費不必要的時間。
執行項目計劃,協調當前任務
按計劃執行是項目進度順利進展的初步保障,了解項目計劃規劃的時間節點范圍內的當前任務,協調項目資源,保障當前工作的按時完成。同時,對于項目中涉及的資料、物資采購等認真審批、留存,把關每個環節,規避項目風險出現。
追蹤項目進度,解決項目問題
項目執行中,實時了解項目進度是保障每個任務順利完成的關鍵。進行項目活動,會遇到各種問題及糾紛與矛盾,管理者根據問題所出環節找到相關負責人,商討問題解決方案,根據項目整體情況,協調任務解決時間。項目管理者在項目活動很多時候為了保證項目的進度,更像一個協調溝通者的存在,化解大家可能遇到的合作矛盾、糾紛,讓其不影響項目的正常運作。
積極借助工具,避免人工誤差
有需求就會有產出,從現在項目管理系統/軟件在企業廣泛運用的現狀可以看出,公司越來越明白了輔助工具在項目管理過程中的重要性。
項目工具其實最明顯的一點的就是讓項目的所有流程、數據呈現可視化展示,讓項目成員隨時隨地可以直觀看到項目相關信息。同時,工具的加入,既減輕了人工的工作量,也避免了一些人工的不必要誤差,加強項目的嚴謹性,降低風險,讓項目更易成功完成。