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信息化項(xiàng)目時(shí)間控制的影響因素及措施

  對(duì)于信息化項(xiàng)目來說,項(xiàng)目成員的信心尤其重要。如在企業(yè)要上ERP項(xiàng)目,組大部分項(xiàng)目成員卻對(duì)ERP很陌生,甚至是個(gè)從未接觸的領(lǐng)域,那么全要靠CIO的帶領(lǐng)。若他們對(duì)項(xiàng)目失去了信心,就是對(duì)CIO失去了基本的信賴。在項(xiàng)目管理過程中,最忌諱的是項(xiàng)目無限止的延期下去。一鼓作氣,再而衰,三而竭,最后導(dǎo)致項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目喪失信心,使得項(xiàng)目失敗。

  在一個(gè)信息化項(xiàng)目中,影響CIO對(duì)時(shí)間控制的因素有很多,概括起來,有以下幾個(gè)方面。

  第一,前期需求調(diào)研不夠充分,導(dǎo)致在后期項(xiàng)目實(shí)施的過程中,冒出大量的新需求,影響項(xiàng)目的進(jìn)度。

  在項(xiàng)目的初始階段,項(xiàng)目調(diào)研非常重要。項(xiàng)目調(diào)研一要抓住企業(yè)的核心流程,切忌面面俱到,防止項(xiàng)目調(diào)研占用過多的項(xiàng)目時(shí)間;二是對(duì)于重點(diǎn)、難點(diǎn)流程不能漏過一個(gè),因?yàn)槠涮幚硪幢容^復(fù)雜,要么關(guān)系到其他多個(gè)業(yè)務(wù),若在后期實(shí)施階段,再去考慮的話,則很可能前期的工作都要白費(fèi)。

  就拿編碼中的供應(yīng)商編碼為例。供應(yīng)商編碼無論是進(jìn)銷存項(xiàng)目,還是ERP項(xiàng)目,都要用到這類編碼。若在項(xiàng)目調(diào)研階段,對(duì)這編碼不予考慮,只是按手工操作年代的按供應(yīng)商名字來進(jìn)行查詢,則在系統(tǒng)實(shí)施后,無論是查詢業(yè)務(wù)伙伴信息,還是單據(jù)操作上選擇業(yè)務(wù)伙伴,都要輸入中文供應(yīng)商名字來進(jìn)行查詢或者選擇,效率非常慢,特別是遇到冷僻字的時(shí)候,更是讓人頭疼。怎么辦?只好返工。

  所以,在項(xiàng)目需求調(diào)研時(shí),對(duì)關(guān)鍵項(xiàng)目要抓住不放,要全面徹底,對(duì)于非關(guān)鍵項(xiàng)目,則可以置于一旁。

  第二, 信息化項(xiàng)目涉及范圍大,往往涉及多個(gè)部門。

  現(xiàn)在企業(yè)推行的信息化項(xiàng)目,已經(jīng)不是以前小打小鬧的階段,如上個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng),只涉及財(cái)務(wù)單個(gè)部門,現(xiàn)在都是大規(guī)模作戰(zhàn),ERP、OA等等信息化項(xiàng)目,都是公司整個(gè)集團(tuán)作戰(zhàn)。若哪個(gè)部門配合不好,就會(huì)影響到整個(gè)作戰(zhàn)計(jì)劃。

  CIO,作為這個(gè)戰(zhàn)役的指揮員,該如何統(tǒng)領(lǐng)這支部隊(duì)走向成功的彼岸呢?一是要選準(zhǔn)時(shí)機(jī),大型的信息化項(xiàng)目要等到企業(yè)淡季再去實(shí)施,因?yàn)樾畔⒒?xiàng)目的推行,往往會(huì)增加員工很多額外的工作,若在旺季推行的話,員工的精力有限,可能會(huì)無法適應(yīng),從而增加不必要的矛盾;二是要強(qiáng)調(diào)任務(wù)的分配與追蹤。CIO要根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)度,及時(shí)把任務(wù)分配下去,并進(jìn)行定時(shí)的追蹤。

  第三,信息化項(xiàng)目周期比較長(zhǎng),不確定因素比較多。

  因?yàn)樾畔⒒?xiàng)目涉及范圍比較廣,所以,一些項(xiàng)目的周期往往比較長(zhǎng)。在這中間,可能會(huì)出現(xiàn)一些人為控制因素。如項(xiàng)目組成員的流失、一把手的變動(dòng),甚至公司遷址、自然災(zāi)害等。這些因素都會(huì)影響項(xiàng)目的進(jìn)度。對(duì)于這些因素,CIO只能盡量的防范,作一些后備。如在條件允許的情況下,擴(kuò)大項(xiàng)目組的成員,或者采取一些激勵(lì)措施,以保證實(shí)施團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定,等等。

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