項目管理發展到今天這樣被廣泛運用的階段,是經歷了被認可、被推廣的過渡歷程的。
早期時候,項目管理主要被企業運用于一些活動、業務、訂單等。漸漸大家對項目業務愈加熟練,對于其內在的理念、運維邏輯,以及任務管理方式也愈加熟悉,于是發現很多項目管理的管理方式、思維方法等都可以直接運用到企業的管理上。
人們開始時都習慣選擇用順手的東西,新方法的推廣必然會遇到一定的阻礙。想要項目管理在企業能夠被自愿的被普遍使用,就需要企業從高到低進行深入淺出的推廣了。
一、中、高層管理者的深度認可
一種管理體系的推廣,首先得讓大家認同它,尤其是運用其最直接的中、高層領導。
在職場上工作的人們都知道當企業進行了管理方式的改變,那么對應的整個企業運營中,組織的管理形式以及員工們的工作方式或習慣等,都可能面臨調整或改變。
對于執行層面的被管理的大家來說,“突然”的改變多半是令人“不適”的。這時就需要中高管理層人員給與大家“安撫”及信心。
高層領導從深層次了解了項目管理可以為企業、組織帶來的影響,同時經過個人的思考,發現了可以將項目管理如何運用并挖掘更大價值,其對項目管理就有了明朗的期望、目標和要求。
同時,高層領導有了大局觀與方向,就可以與中層領導做好溝通,達成一致的推廣執行意見。而中層管理者作為企業的中堅力量,一旦其真正理解了項目管理的價值,就將是最深度的使用者,及最有利的推廣者。
二、從業務實踐向其它部門拓展
無疑項目部門是原先使用項目管理的主體,也是其他人能直觀看到項目管理效果的最佳例子。
大家知道一個項目的完成其實是需要企業中很多部門的共同協助的,所以項目部門必須要深入各部門、各項目組調查項目管理現狀,找到關鍵業務環節存在的問題,放棄一些純理論的表面化東西,追求實用性,才能有針對性的從專業角度解決各階段環節的實際問題,將項目管理更優化,也讓大家更能看到其使用價值。
打個比方,在銷售型項目企業中,項目訂單是由市場部門傳遞給項目部的,這時的訂單合同時常因為對接客戶的原因存在很多業務上的不確定性,若就此下去就會讓后續的項目實施工作出現很多衍生問題,甚至矛盾化。這時如何借助項目管理改善狀況呢?在項目管理流程中,項目執行部門不會被動等待市場信息,而是從開始就積極與市場溝通,參與其中,從項目的專業角度提出哪些問題需要銷售與客戶確認清楚,盡可能規范項目前期的立項流程與文本資料等,這樣既利于項目工作開展有避免后續于客戶出現糾紛。
三、“軟硬兼施”讓員工認可接受
管理方法的具體落實實踐是需要員工們的全力配合的,畢竟各種規范列出,作為直接執行者的員工自然會多出一些需要上報的工作,即使只是一些簡單的流程、表單文件的填寫,但當大家沒有認可其意義時,就會覺得這也是一種浪費時間的表面功夫,進而產生逆反心理。
針對這種情況,企業首先需要表明強硬的立場與態度,加強約束性,“強制性”讓大家必須按照公司的規定走,讓員工不論是被動或自愿都必須進行嘗試執行。
其次,我們需要輔以“懷柔”策略,在給大家講清楚操作表單文件具體如何填寫的同時,還需要向大家傳遞清楚:填寫的目的是什么、沒有這些文件可能會導致什么后果;并說明針對不同復雜程度項目,表單填寫到何種程度就可以起到管控和指導作用,實現差異化管控。
如此在潛移默化的“洗腦”加實際操作的感受雙重體驗下,員工就會因實踐中項目管理的真實用處而主動利用其提高自己的工作效率。
四、培訓與效果總結營造氛圍
任何事務的推廣都離不開宣傳,所以企業可以通過各種培訓以及周、月、總結等會議,對項目管理工具、流程方法進行宣講,對項目管理成效進行數據化總結。
項目管理本身一直是處于進步發展狀態的,因此不斷為大家補充新知識、理解原知識,能讓大家更加學會將項目管理舉一反三,運用到更多地方。
同樣,不論是日常的周例會總結還是定期評估驗收等,項目組都可以定期發布項目管理工作的運作數據,特別要彰顯出通過項目管理實現的項目進度、質量、成本改善數據,讓員工和領導感知到價值,最直接的通過自身成就感感受到項目管理對自己工作上的益處。
當然新事物從接觸到接受本就是一個“溫水煮青蛙”的過程,所以企業既需要采取各種“手段”讓大家接受項目管理強硬的闖入工作生活,又要以理服人讓大家真正認可其價值,才能讓項目管理本質上得到確實的推廣。