項(xiàng)目經(jīng)理在管理過(guò)程中，與不同層面人士進(jìn)行交流，將信息進(jìn)行不同”包裝“處理向不同人傳遞是項(xiàng)目經(jīng)理的基本工作。
簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是”見(jiàn)人說(shuō)人話，見(jiàn)鬼說(shuō)鬼話“，項(xiàng)目的內(nèi)容或事情，但是我們面對(duì)不同人群就需要進(jìn)行不同的信息刪減處理，運(yùn)用不同的語(yǔ)言風(fēng)格分享給對(duì)方。如此才能保障信息被大家正確并樂(lè)意的接受，并讓自己傳達(dá)信息的目的能被更好的達(dá)成。下面就談?wù)劊c不同人員溝通時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理具體是如何做的。
一、運(yùn)用里程碑向領(lǐng)導(dǎo)層傳遞關(guān)鍵信息
企業(yè)的管理人員，需要關(guān)注的事項(xiàng)的是很多的，可能需要其做決策項(xiàng)目就有不少，因此讓管理層了解每個(gè)項(xiàng)目的所有細(xì)節(jié)安排與進(jìn)展是不現(xiàn)實(shí)的。
所以項(xiàng)目經(jīng)理向高層領(lǐng)導(dǎo)傳遞信息時(shí)，要注意信息的概括精煉，并抓住關(guān)鍵。不能過(guò)于繁瑣或碎片化，一來(lái)這樣無(wú)法讓領(lǐng)導(dǎo)真正了解項(xiàng)目本質(zhì)，二來(lái)也會(huì)讓其覺(jué)得項(xiàng)目經(jīng)理能力不足。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法獲得自己想要的信息，也不能領(lǐng)悟你傳達(dá)的意圖，那么項(xiàng)目經(jīng)理將很難為自己的項(xiàng)目爭(zhēng)取資源與支持。
所以，項(xiàng)目經(jīng)理可以運(yùn)用項(xiàng)目管理知識(shí)，即在項(xiàng)目流程中設(shè)立里程碑的方式來(lái)向領(lǐng)導(dǎo)展示項(xiàng)目的重要進(jìn)展。里程碑所在的節(jié)點(diǎn)就是項(xiàng)目的關(guān)鍵階段或是某些重要任務(wù)的驗(yàn)收時(shí)刻，如此高層領(lǐng)導(dǎo)只要對(duì)里程碑進(jìn)行關(guān)注，就不會(huì)錯(cuò)過(guò)項(xiàng)目的關(guān)鍵階段信息，也可以通過(guò)此了解到項(xiàng)目的實(shí)時(shí)進(jìn)度。
二、通過(guò)信息傳遞機(jī)制讓成員及時(shí)溝通
執(zhí)行項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)不同于傳統(tǒng)的部門(mén)團(tuán)隊(duì)，是由各個(gè)部門(mén)的人臨時(shí)組建的，因此信息的傳遞和管理就有一定的難度。項(xiàng)目經(jīng)理需要建立完善的“制定計(jì)劃—通知計(jì)劃—進(jìn)度反饋”體系，打通各個(gè)環(huán)節(jié)，讓信息更加透明和及時(shí)。
首先，項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目的具體要求建立詳細(xì)的分解計(jì)劃，每個(gè)任務(wù)都要指定責(zé)任人，并給出工期、開(kāi)始時(shí)間、完成時(shí)間。發(fā)布公開(kāi)透明的項(xiàng)目分解計(jì)劃，是提高項(xiàng)目科學(xué)性的重要環(huán)節(jié)。
接著，計(jì)劃制定好后，項(xiàng)目經(jīng)理需要及時(shí)將相應(yīng)的任務(wù)情況通知給相關(guān)人員，通過(guò)信息化系統(tǒng)制定計(jì)劃。在計(jì)劃發(fā)布的同時(shí)，相關(guān)人員就會(huì)立即收到信息，方式是系統(tǒng)消息或郵件消息等。
最后是任務(wù)安排下去之后，就需要項(xiàng)目經(jīng)理去進(jìn)行即時(shí)的溝通，監(jiān)督和管理執(zhí)行層的工作進(jìn)度，并最終反饋?lái)?xiàng)目成果。而進(jìn)度的反饋可以通過(guò)匯報(bào)項(xiàng)目工時(shí)來(lái)完成，將工作任務(wù)按項(xiàng)目進(jìn)行量化匯報(bào)，項(xiàng)目經(jīng)理后續(xù)的進(jìn)度跟蹤工作就會(huì)更加集中和系統(tǒng)化。
三、全面掌握項(xiàng)目狀態(tài)，加強(qiáng)與客戶的有效溝通
項(xiàng)目經(jīng)理在與客戶這個(gè)”外人“溝通時(shí)，需要關(guān)注的問(wèn)題重點(diǎn)與和自己企業(yè)內(nèi)的人員交流是不同的。
客戶作為我們項(xiàng)目的需求方，從項(xiàng)目開(kāi)始我們就需要與他交流了解其要什么。這時(shí)，我們要做好心理準(zhǔn)備，就是客戶他的專(zhuān)業(yè)知識(shí)是有限的，他可能會(huì)提出一些不那么現(xiàn)實(shí)的要求。因此，項(xiàng)目經(jīng)理要清楚客戶經(jīng)?？赡苁清e(cuò)的，對(duì)于一些他們自己利益的事宜，不影響大局，隨客戶意就好;但是對(duì)于一些需要項(xiàng)目組去實(shí)現(xiàn)的需求，項(xiàng)目經(jīng)理一定要正確判斷，并與客戶據(jù)理力爭(zhēng)，闡述清楚，不能什么都答應(yīng)。
同時(shí)，在于客戶溝通時(shí)，涉及一些決策性的事宜，我們都應(yīng)該形成確認(rèn)文檔，避免后期不必要的麻煩。
人與人的溝通，本就是一件比較微妙的事情，尤其是較為復(fù)雜的項(xiàng)目管理中的交流。所以項(xiàng)目經(jīng)理最主要是要盡可能的了解自己的交流對(duì)象，針對(duì)性的進(jìn)行溝通，如此也會(huì)讓交流的效率更高。