社會(huì)不論怎樣發(fā)展，即使我們的辦公形式、交流方式等都已經(jīng)轉(zhuǎn)換了一茬又一茬，但是“開會(huì)”這個(gè)“古老”的交流形式確是從古至今都被使用。一直是管理者最好的管理成員們的最好方式之一。
當(dāng)然并不是說我們開了會(huì)就會(huì)有結(jié)果或是能解決問題，如果會(huì)議不成功，那么就可能只是浪費(fèi)時(shí)間做了無用功而已。今天就將仔細(xì)講講有哪些因素會(huì)導(dǎo)致我們的項(xiàng)目管理會(huì)議不成功。
一、沒有做好提前準(zhǔn)備
一場有效的項(xiàng)目會(huì)議，參與者是較多的，其干系人涉及項(xiàng)目成員、其他部門配合者、高層領(lǐng)導(dǎo)及客戶或外包等。大家并不是時(shí)刻參與或盯著項(xiàng)目的實(shí)際執(zhí)行工作，因此在開會(huì)前若沒有進(jìn)行良好的會(huì)前溝通等，很多人可能不會(huì)太清楚會(huì)議上討論的重點(diǎn)。
很多時(shí)候，關(guān)聯(lián)具體問題時(shí)，肯能會(huì)出現(xiàn)一些專業(yè)的術(shù)語或概念，沒有提前進(jìn)行說明，在會(huì)議上其它項(xiàng)目干系人可能未必能較快理解真正意思，于是一些問題討論時(shí)，大家反而不好隨意發(fā)表想法。同時(shí)，沒有提前說明會(huì)議的目的等，一些參與者可能會(huì)云里霧里，容易跑偏，大家還可能為了討論而討論，卻得不到結(jié)果，浪費(fèi)了會(huì)議時(shí)間。
二、決策領(lǐng)導(dǎo)選擇錯(cuò)誤
工作中大家知道，雖然有些決策需要高層領(lǐng)導(dǎo)做選擇，但項(xiàng)目管理過程實(shí)際的把控和了解者都是項(xiàng)目經(jīng)理。因此當(dāng)召開項(xiàng)目管理相關(guān)會(huì)議時(shí)最適合主導(dǎo)會(huì)議內(nèi)容的人不是最高領(lǐng)導(dǎo)而是項(xiàng)目經(jīng)理。
高層領(lǐng)導(dǎo)為了展現(xiàn)權(quán)力而主導(dǎo)項(xiàng)目管理會(huì)議時(shí)，可能由于個(gè)人知識(shí)背景的不同、項(xiàng)目管理知識(shí)缺乏，卻又喜歡以個(gè)人經(jīng)驗(yàn)對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行過程進(jìn)行干涉，而導(dǎo)致項(xiàng)目會(huì)議內(nèi)容走偏，直接使得項(xiàng)目會(huì)議沒有實(shí)現(xiàn)預(yù)期的會(huì)議目標(biāo)。
而一直跟著項(xiàng)目走的項(xiàng)目經(jīng)理就沒有這個(gè)困擾，他會(huì)很清楚項(xiàng)目處于何種階段、遇到什么問題、需要什么支持......因此也會(huì)格外清晰會(huì)議的目的和重點(diǎn)，會(huì)帶著大家圍繞項(xiàng)目真正需要解決的問題走流程，讓一場會(huì)議更高效。
三、成員不能暢所欲言
現(xiàn)在職場很流行扁平化管理，即以職能劃分大家工作，不設(shè)置過多崗位等級(jí)，讓大家輕松相處。但很多公司依舊是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員組成多樣，有不同職級(jí)背景。
如此環(huán)境下，當(dāng)會(huì)議上遇到問題被拋出來進(jìn)行分析處理時(shí)，成員們往往未必能無所顧忌暢所欲言，有人不敢隨意表達(dá)想法、有人不敢反駁自己上級(jí)，因此反而導(dǎo)致會(huì)議無疾而終，團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造力尚未發(fā)揮作用，便夭折在沉默中。這也是分了等級(jí)難以避免的情況。
四、過于著重打擊批評(píng)
雖然鼓勵(lì)大家自省，但是沒有人喜歡被嘲諷打擊。開會(huì)的時(shí)間若主要用來追究責(zé)任，直接評(píng)判大家工作哪做的不好，甚至領(lǐng)導(dǎo)層通過指名道姓的批評(píng)與嘲諷來加強(qiáng)自身地位的權(quán)威性，這種方式是很愚蠢的。大家會(huì)變得害怕?lián)?dāng)事情，形成推卸責(zé)任的氛圍，反而降低好好工作的心態(tài)。
因此項(xiàng)目經(jīng)理可以有效引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成員就問題的發(fā)生進(jìn)行自查、自檢、自省，避免在后續(xù)工作中再次出現(xiàn)類似的問題，吸取教訓(xùn)，并自發(fā)性的提高自身能力，為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)做貢獻(xiàn)，就事論事點(diǎn)到即可。同時(shí)，還需賞罰分明，對(duì)于做得好也在會(huì)議上給與肯定。如此大家才能將焦點(diǎn)放在問題本身，讓會(huì)議大會(huì)最大作用。
現(xiàn)在的會(huì)議形式雖然隨著時(shí)代有了各種風(fēng)格，但是本質(zhì)依然未變。一個(gè)形式可以一直存在為我們服務(wù)，可見其起的作用的重要性。對(duì)于項(xiàng)目這種主張信息盡量分享透明化的活動(dòng)，會(huì)議這種人員齊全的公共溝通交流方式，無疑是非常合適的渠道。