管理之所以格外有難度,是因為管理的本質就是對人的“管理”而人本身是一個最主觀的不可控因素。因此在項目團隊管理中,盡可能保障人員的“穩定性”,提升大家的執行力,也是對項目整體實力的提升。
而在項目中人的管理不只是局限在項目成員本身,所有與項目活動相關的人員都屬于項目人力的管理范疇。那么具體項目組應如何加強對“人”的管理呢?
一、運用獎懲激發團隊,促進協同合作
項目是一個合作性活動,每個項目經理都希望自己組建的是一個整體實力強大的團隊。一個優秀的團隊應具備合適的性格組合,能協同把工作做好;還應具備足夠的多樣性,相互挑戰、互相推動,實現最佳效果。
項目經理可以利用評估或獎懲來提高團隊的協同作用、創造力和敏捷性;利用公司資源等提升成員們的專業能力。當團隊每個人都開始進步,又能凝聚在一起時努力時,項目團隊的整體實力自然會提高,團隊的工作效率也會提升。
二、與關系人保持溝通,預防突發干預
沒有直接參與執行項目的利害關系人有客戶、高位領導或供應商等。他們對項目的成功也許沒有直接貢獻,但一旦他們在項目過程中表達一定改動想法,卻可能會在任何階段“破壞”項目的原本走向。
作為項目經理,你有責任持續向所有利害關系人傳達愿景,并讓他們參與到項目中來,讓這些項目相關人也時刻了解項目的進度,以及項目為何如此操作的原因,甚至可以主動提前引導似的詢問關系人對自己關于項目決策的看法,爭取認同,讓項目關系人感覺自己也全程參與其中,重大決定有自己的同意。
如此,相關關系人就不會運用自己“特殊的權力”突然對項目發表不成熟的意見,也不會隨意影響項目進度。
三、預防項目沖突摩擦,避免工作停滯
有人就會有摩擦沖突,沖突可能會使能力強的團隊陷入停滯,還可能讓工作地變成職場人煎熬的場所;矛盾沖突會消耗太多員工的精力,團隊也會失去工作活力,無法良好協作。
降低沖突的一個好方法是,從一開始就設定明確的期望并建立愿景,即“防患于未然”。在沖突發生以前,識別團隊成員間潛在沖突的根源,這非常重要。一旦能預測潛在問題,就能在潛在問題導致團隊停滯之前加以預防或及早解決。
四、正確傳達有效信息,防止無效溝通
在失敗項目中,缺乏有效溝通是最常見的問題之一。例如:無效會議占用太多寶貴時間;很少開會,獲取必要回應不太可能;重要電子郵件被掩埋和被遺忘;流程效率低下導致工作量重復;由部門戰爭引起的實施問題讓項目產生風險等等。
有效溝通可能棘手,但必不可少。解決溝通問題的關鍵是在正確的時間以正確的方式將正確的信息傳達給正確的人。從本質上講,不要害怕想法表達過度,反而應避免缺乏溝通造成理解失誤。
五、建立規范問責程序,防止責任逃避
眾所周知,如果每個團隊成員都做了自己應該做的事,那么項目運行自然更加順利。另一方面,如果任務出現遺漏或未完成,那么項目可能就會受到影響,進度會延誤。
當問題出現時,相互指責和逃避責任徒勞無益,應盡量避免這些明顯會影響項目正常運行的問題。因此,要確保項目從一開始就建立適當的問責程序,使項目朝著想要的方向發展,不論是任何環節出現問題都能直接找到負責人或原因。明確責任后找到癥結,并解決問題或影響講到最低才是應該做的事情。
大家知道一個企業最寶貴的財富之一就是人才,只要有合適的人,那么企業才能成功運維,才能想象自己想要的,并有人去將之實現。因此可見只有管理好了人,一切不可能才能變成可能,企業才有好的未來。