大家做項(xiàng)目時都在摩拳擦掌，希望自己企業(yè)可以提供充足的后備資源，讓自己可以成功實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目愿景。但是，多數(shù)人都沒有如此“背靠大樹好乘涼”的優(yōu)待，即使是比較有實(shí)力的企業(yè)，若是開啟的項(xiàng)目業(yè)務(wù)較多、項(xiàng)目周期偏長，大家要做的事情偏多，也會出現(xiàn)人手不足的情況。
如此若企業(yè)不能夠擴(kuò)漲人力資源，要么項(xiàng)目成員陷入“不合理”加班，而可能引起人才流失，人手更緊張;要么企業(yè)手上的項(xiàng)目或任務(wù)出現(xiàn)延誤或失敗。
因此，在項(xiàng)目任務(wù)多。人手不足時，管理者想辦法及時打破僵局才能保障項(xiàng)目的成功率。
一、匯總展示所有項(xiàng)目、人員工作內(nèi)容
當(dāng)發(fā)現(xiàn)手上事情過多，但是卻無人可用時，與其不顧成員感受給大家硬塞工作，不如花時間重新好好整理手頭上事宜，進(jìn)行重新規(guī)劃。
1、羅列所有任務(wù)線
這個做法有點(diǎn)類似庫存盤點(diǎn)，即：我們需要將所有項(xiàng)目的工作任務(wù)內(nèi)容等信息都羅列出來。如此就可以清清楚楚的看到每個項(xiàng)目的進(jìn)度、所用的人力情況，以及項(xiàng)目時間上的任務(wù)安排、所需周期等;同時，也可清晰的將所有項(xiàng)目參與人員所負(fù)責(zé)的任務(wù)等都一一展現(xiàn)。
2、向領(lǐng)導(dǎo)直觀展現(xiàn)
當(dāng)做了一個大的歸納總結(jié)后，管理者可以從項(xiàng)目角度或人員角度兩個方向去分析項(xiàng)目人力資源的情況。這也是項(xiàng)目經(jīng)理的目的所在，畢竟高層領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常分派任務(wù)時，都是強(qiáng)調(diào)自己想要的結(jié)果，沒有直觀將問題擺在對方眼前，領(lǐng)導(dǎo)根本意識不到或難以認(rèn)同項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)因人力不足完成不了的事實(shí)。
二、擺事實(shí)讓管理者分清任務(wù)輕重緩急
走完“擺事實(shí)”的流程后，項(xiàng)目經(jīng)理就需要進(jìn)入與領(lǐng)導(dǎo)“講道理”的階段了。
項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目執(zhí)行負(fù)責(zé)人，對項(xiàng)目的情況最清楚，也需對項(xiàng)目結(jié)果負(fù)責(zé);同時，作為項(xiàng)目成員的直接管理者，項(xiàng)目經(jīng)理不能合理的安排他們的任務(wù)，就會容易失去信服力。
因此，當(dāng)項(xiàng)目出現(xiàn)人力不足的情況，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)主動與企業(yè)管理者溝通關(guān)于各個項(xiàng)目以及任務(wù)的輕重緩急，確立優(yōu)先級排序，如此才能盡可能的保障項(xiàng)目的成功。另外，當(dāng)不斷有新任務(wù)或新項(xiàng)目提出時，項(xiàng)目經(jīng)理更要及時管理者進(jìn)行現(xiàn)狀分析，讓其充分了解企業(yè)資源情況，明明不足以支撐，卻都想要抓，那么就難免出現(xiàn)“芝麻、西瓜”都丟的可能。只有清晰認(rèn)知，并進(jìn)行合理任務(wù)安排，將資源最大化調(diào)度，甚至有時需要有所舍棄，才能讓企業(yè)真正獲益。
三、充分了解項(xiàng)目成員職能便于分配
在理清項(xiàng)目任務(wù)的同時，我們最主要還需要了解清所有項(xiàng)目成員手上的項(xiàng)目、工作任務(wù)，以及其工作時間、強(qiáng)度與難度等，如此才是對自己團(tuán)隊(duì)人力情況的最深層認(rèn)知。
我們知道，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中大家分工合作、各司其職，涉及的崗位各種各樣，管理人員的知識儲備再強(qiáng)，有時也不能完全實(shí)際理解所有崗位技能。所以就需要項(xiàng)目經(jīng)理主動充分的了解團(tuán)隊(duì)中每個人的技能與優(yōu)缺點(diǎn)，以及其職能相關(guān)的評估標(biāo)準(zhǔn)等。如此，管理者才能將所有成員的工作安排的游刃有余，在人力不足時讓大家既不會出現(xiàn)有的人被強(qiáng)力加班，有的人卻還有空閑的不合理情況。同時當(dāng)有新的需求或項(xiàng)目時，項(xiàng)目經(jīng)理也能很清楚知道自己手上有無可做事之人，不會盲目接手安排。
另外，每個團(tuán)隊(duì)都會出現(xiàn)新人進(jìn)組的情況，管理人員在進(jìn)行安排時一定要考慮到新成員的磨合期。這時新人的任務(wù)完成能力會有所欠缺，項(xiàng)目經(jīng)理在進(jìn)行任務(wù)分配時要將這個因素考慮其中，給與更長的時間周期，避免影響項(xiàng)目推進(jìn)。
四、運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制分析評估危害度
所有項(xiàng)目工作中都少不了風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)測，而人力資源不足就是風(fēng)險(xiǎn)之一。因此當(dāng)大家進(jìn)行項(xiàng)目管理時，通過以往數(shù)據(jù)的分析，現(xiàn)實(shí)項(xiàng)目數(shù)據(jù)的實(shí)時監(jiān)控，就可以進(jìn)行評估對比，在出現(xiàn)人力緊缺之前采取相應(yīng)措施。
即使不能在事情發(fā)生前阻止，那么在出現(xiàn)人力問題后，組織也應(yīng)該運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制應(yīng)對，謹(jǐn)慎評估這種問題可能對項(xiàng)目帶來的危害影響力。如此才能根據(jù)實(shí)際情形，制定出降風(fēng)險(xiǎn)降至最低的人力資源方案，通過調(diào)整盡量讓關(guān)鍵性任務(wù)得到完成。
當(dāng)然，所有將領(lǐng)都希望自己的手上的兵多，而如何讓少量的兵變得優(yōu)質(zhì)并發(fā)揮出最佳實(shí)力，才是最能體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)力的。項(xiàng)目工作的資源管理是不少中小型企業(yè)的難題，其中人力問題更是重要環(huán)節(jié)，因此，任何時候都需要有條有理的處理問題，時刻謹(jǐn)記最主要的目標(biāo)，以企業(yè)利益為中心原則，才能讓大家不會顧此失彼，從而保障主要項(xiàng)目的成功。