計(jì)劃是做許多事情的開始，特別是大家在做流程時(shí)間線較為復(fù)雜的項(xiàng)目工作時(shí)，提前制定完善的計(jì)劃更是后期執(zhí)行工作的依仗。
但是好的計(jì)劃并不只是列出在什么時(shí)間做什么事這么簡(jiǎn)單，如何判斷事情應(yīng)處于何種位置，任務(wù)間的時(shí)間交互，對(duì)應(yīng)的配套人力物力資源，應(yīng)如何安排等等，這些才是項(xiàng)目計(jì)劃制定時(shí)大家需要考量的重點(diǎn)。
要做好上面的所說的決策，那么項(xiàng)目組在制定計(jì)劃時(shí)，需要考慮的相關(guān)因素有哪些呢?
一、關(guān)注市場(chǎng)、背景客觀大環(huán)境
從立項(xiàng)開始，企業(yè)就需要進(jìn)行背景、市場(chǎng)調(diào)研，了解所要開展業(yè)務(wù)所處的大環(huán)境，這是較為硬性需遵守的客觀規(guī)則。
其實(shí)這個(gè)規(guī)則是很好理解的，所謂的客觀大環(huán)境，無非是法律法規(guī)、企業(yè)規(guī)定、行業(yè)規(guī)則等制定的約束范圍。違反這些本身就可能會(huì)“心術(shù)不正”而導(dǎo)致嚴(yán)重后果，還不如直接不與規(guī)則“打擦邊球”，規(guī)規(guī)矩矩在規(guī)則下執(zhí)行項(xiàng)目。
當(dāng)然，有些行業(yè)或市場(chǎng)甚至企業(yè)規(guī)定不一定是完全正確的。但是當(dāng)它已經(jīng)被確認(rèn)頒布，那么項(xiàng)目人員即使要“反抗”也不能完全對(duì)著干，而是應(yīng)在制定計(jì)劃時(shí)讓其跟隨規(guī)定而調(diào)整;同時(shí)在有能力表達(dá)自己想法時(shí)提出異議與建議。
二、確立執(zhí)行的方向、目標(biāo)走向
我們知道做事都得有其目的，同樣項(xiàng)目組在實(shí)施項(xiàng)目工作時(shí)需要具體的目標(biāo)方向。其實(shí)就是需要大家在制定計(jì)劃時(shí)就有清晰的“目的地”，這是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)工作的大方向。
所謂大方向就像是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的“指南針”，這是與企業(yè)的總體發(fā)展一致的。如果項(xiàng)目總方針不明確，那么大家在遇到問題時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)跑偏的情況，若是完成的任務(wù)目標(biāo)與企業(yè)利益相悖，那么其也就沒有意義。
這也就是說，在制定計(jì)劃時(shí)，項(xiàng)目管理者需要謹(jǐn)記遵循所有任務(wù)的目的都是為了向大方向前進(jìn)的原則。一定不能出現(xiàn)這種源頭錯(cuò)誤，避免所做成無用功。
三、搜集、分析組織過程資產(chǎn)
在項(xiàng)目管理專業(yè)有一項(xiàng)組織過程資產(chǎn)，指的是所有可能影響項(xiàng)目成功的資產(chǎn)，包括：所有項(xiàng)目參與方涉及的可能影響項(xiàng)目的因素，以及企業(yè)以往項(xiàng)目中的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)和各類資料數(shù)據(jù)等。這些既有約束，也有可利用的資源，以及可學(xué)習(xí)的財(cái)富。
因此，在項(xiàng)目制定計(jì)劃時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要整理項(xiàng)目相關(guān)的所喲組織過程資產(chǎn)。依據(jù)自己項(xiàng)目的類型，查找過往項(xiàng)目中的相似項(xiàng)，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，“取其精華、去其糟粕”，利用這些讓項(xiàng)目計(jì)劃的內(nèi)容更具有科學(xué)性，實(shí)施起來的成功率更高。
四、被認(rèn)可的計(jì)劃才有可行性
大家都明白一個(gè)道理，可實(shí)行性的計(jì)劃肯定不是那個(gè)人拍板決定，而是經(jīng)過所有參與者認(rèn)同的。而且這一點(diǎn)不只是一開始制定計(jì)劃時(shí)需要遵循，在之后的執(zhí)行過程中，出現(xiàn)需要修改或變更的情況也是如此。
這是很明朗的一件事情，當(dāng)項(xiàng)目的目標(biāo)、需求、范圍等不是項(xiàng)目相關(guān)方都認(rèn)可并有書面為證時(shí)，那么說明項(xiàng)目組在制定這些時(shí)與相關(guān)方的溝通不夠充分。
在項(xiàng)目參與人員中，若執(zhí)行成員對(duì)于計(jì)劃中確立的任務(wù)目標(biāo)是不認(rèn)同，那么大家在工作中就會(huì)出現(xiàn)信心缺失，完成不了自己任務(wù)的情況;客戶或協(xié)作公司的參與度若不高，那么就沒有自己也是項(xiàng)目一份子的心態(tài)，對(duì)于需要它們協(xié)助或理解的地方，自然他們的配合度也沒那么高。
五、如何應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)
變化是計(jì)劃中最常見的現(xiàn)象，而其最容易帶來的影響就是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。所以在制定計(jì)劃的同時(shí)也需要為自己未來可能對(duì)計(jì)劃進(jìn)行更改而提前制定應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的計(jì)劃方案。
我們之所以希望按照計(jì)劃執(zhí)行就是希望不要出現(xiàn)意外風(fēng)險(xiǎn)，但是為了保障項(xiàng)目的成功必須改變計(jì)劃時(shí)，若沒有應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的能力而只是項(xiàng)目出問題，那么做的改變就是徒勞了。
所以，我們需要在前期制定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警流程，明確的為風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)預(yù)留一定的時(shí)間與資源，讓其順利解決，不影響項(xiàng)目的實(shí)質(zhì)發(fā)展。
基本上，大家的計(jì)劃越充分，后期的執(zhí)行就會(huì)越順利。準(zhǔn)備工作什么時(shí)候都是有用的，因此，項(xiàng)目工作中，舍得運(yùn)用項(xiàng)目時(shí)間來制定嚴(yán)謹(jǐn)完善的計(jì)劃，其回報(bào)的也將會(huì)是高質(zhì)量項(xiàng)目的成功。