工具是為方便人們的生活而出現(xiàn)，市場上很多服務軟件也是為了減輕大家工作量、放松腦容量而逐步被創(chuàng)造出來，現(xiàn)在運用廣泛的項目管理系統(tǒng)也是如此。

　　隨著項目工作的增加，人力也會出現(xiàn)些許不足之處，例如：更容易在數(shù)據(jù)報表上出現(xiàn)誤差。因此，項目管理系統(tǒng)不但可以將項目監(jiān)管工作全權線上處理，還更為嚴謹、方便?，F(xiàn)在就談談關于項目管理系統(tǒng)各方面的知識，便于大家做出選擇。

　　一、定義：是什么

　　總的來說，項目管理系統(tǒng)是在一定資源范圍內，根據(jù)需求，利用科學的方法對整體工作流程進行把控、調整，用以實現(xiàn)最終目標的工具。

　　各行各業(yè)涉及的項目大小不一，具體執(zhí)行過程也是根據(jù)具體工作具體調整。不過萬變不離其中，都有啟動-確定需求-資源調配-監(jiān)控管理-風險監(jiān)測-結果驗收這些過程。而項目系統(tǒng)不論其分類、側重點如何，都是為了輔助項目的完成變得更為容易。

　　二、作用：干什么

　　如上所說，項目管理系統(tǒng)就是為了讓項目團隊的辦公效率更高，以此讓項目完成度更高、更快。

　　首先，項目管理軟件加強了信息數(shù)據(jù)的管理。系統(tǒng)可將上傳的信息同步共享給所有項目相關成員，并實時可形成統(tǒng)計數(shù)據(jù)。同時，項目工作中涉及的各類文檔資料也被自動歸檔整理，如：合同、規(guī)章等，方便了成員隨時取用參考，避免丟失、節(jié)省工作時間。

　　其次，項目管理系統(tǒng)讓大家對于整個項目流程的把控度更高。系統(tǒng)里項目周期進程，各個任務里程碑，子任務的完成情況等都是快速可覽。這樣管理者對項目大局就可完全掌控，任何情況都了然于心，出現(xiàn)風險問題可以提前發(fā)現(xiàn)，利于做出正確決策。

　　三、使用：誰操作

　　雖然有專門項目經(jīng)理職位的存在，但因項目管理并不算是一個技能性的職能，所以許多人都可以向這個方向發(fā)展。

　　項目團隊中，不僅是管理者，其它成員對系統(tǒng)的熟練使用度越高也同樣能幫助推進項目進度。而隨著項目系統(tǒng)在工作中使用的越來越頻繁，對它相關知識的掌握也成為了員工的職場競爭力。

　　大家都知道項目是團隊協(xié)作完成的工作，其中很重要的一點就是大家關于項目工作信息要實時共享，因此，系統(tǒng)本身就是為了讓所有相關參與者都可以了解項目、完成任務、解決疑難等而存在的。所以總的來說，項目管理系統(tǒng)應該是所有項目相關方都可使用的工具。

　　四、功能：如何用

　　不同的項目管理系統(tǒng)功能不盡相同，不少還可以給用戶定制功能。

　　項目與需求管理、采購與支出管理、任務、審批、報告、風險、文檔......都屬于項目系統(tǒng)可以擁有的功能需求，幫助項目團隊一站式解決所有項目問題。

　　項目系統(tǒng)功能的存在是為了幫助簡便完成項目流程，因此隨著項目難度更加復雜化，市場上的項目管理系統(tǒng)自然也會隨之研發(fā)出更多對應功能，所謂有需求就會有服務。

　　五、選擇：怎么選

　　對于企業(yè)來講，好的項目管理系統(tǒng)基本所需功能是最初步要求：數(shù)據(jù)、文檔、財務等純線上統(tǒng)計處理，信息、任務實時告知提醒，讓企業(yè)實現(xiàn)數(shù)字化辦公。

　　當然，并不是功能越多越好，任何東西用著趁手就是最合適的。企業(yè)選擇項目管理系統(tǒng)也是如此，滿足自己企業(yè)的功能需求、員工使用簡單易上手、管理者了解分析方便，企業(yè)就可以試著使用了。

　　游戲中常說裝備的重要性，工作中亦然。計算機辦公后，各種線上軟件工具如雨后春筍冒出方便大家的線上辦公模式。項目管理系統(tǒng)的出現(xiàn)也是情理之中，不論是為了讓自己工作效率更好還是為了保障項目本身，管理者在項目管理工作選擇合適的輔助工具都是一個明智之舉。