公司里面“混”的最好的未必是技術(shù)最厲害的,但是情商高、善于與領(lǐng)導溝通打交道的管理者往往卻很容易受到高層重視,可見工作中向上管理的重要性。
對于需要與各方人士溝通協(xié)調(diào)的項目經(jīng)理來說,做好向上管理既是自己分類的工作,又是讓自己負責項目受重視、爭取資源的可用手段。因此,如何“管理”自己的領(lǐng)導,是項目經(jīng)理的必修課。
一、項目經(jīng)理向上管理易犯錯誤
對于不少項目經(jīng)理來說,想要做好向上管理很難。很多項目經(jīng)理經(jīng)常在沒搞清楚狀況的時候,站在自己的角度,認為自己正確,于是堅持自己的想法;同時又不能準確理解上級的意圖,迅速將其轉(zhuǎn)化為行動。如此,雙方都不會互相滿意,還容易產(chǎn)生誤解,可見向上管理有它的難點所在。
1、關(guān)注點不同。在組織中,領(lǐng)導層關(guān)注的是部門績效和組織戰(zhàn)略達成;而項目經(jīng)理關(guān)注的是單個項目的成功。如此,項目經(jīng)理自然管中窺豹,只見一斑,與領(lǐng)導在思想戰(zhàn)略上就有所差異。
2、信息同步不及時。項目經(jīng)理害怕與高層對接,甚至項目日常信息都未及時同步至領(lǐng)導層,沒有將風險扼殺在萌芽狀態(tài),小風險拖成大問題,導致項目不可控。
3、想要什么不明確。項目經(jīng)理不能準確表述所需支持,沒有做好充分調(diào)研和根因分析之后就去尋求領(lǐng)導幫助,結(jié)果碰了一鼻子灰,還抱怨領(lǐng)導不理解自己工作。
二、項目經(jīng)理如何“管好”你的領(lǐng)導
項目經(jīng)理需要在更高層面思考問題,如果能想領(lǐng)導之所想,急領(lǐng)導之所急,那么自然得到領(lǐng)導全力支持。總的來說可以按照下面四步去做。
1、多方面了解領(lǐng)導
工作中,每個人都有自己的行事風格和性格,領(lǐng)導也不例外。“知己知彼,百戰(zhàn)不殆”,向上管理的首要工作是認識上級,學會站在領(lǐng)導的角度思考問題。
首先,識別領(lǐng)導管理類型和風格,矩陣型項目團隊中,項目經(jīng)理需要了解各職能團隊組織結(jié)構(gòu)和核心領(lǐng)導,主動了解各位領(lǐng)導的類型和風格。
然后,對齊領(lǐng)導目標和意圖,做好調(diào)研和信息收集,搞清相關(guān)領(lǐng)導對項目的基本態(tài)度和期望,理解相關(guān)領(lǐng)導真實目標和意圖。
其次,思考領(lǐng)導痛點,痛點是領(lǐng)導最關(guān)心的方面,也是領(lǐng)導希望能夠盡快解決的問題,站在領(lǐng)導角度思考問題,找到并嘗試解決領(lǐng)導的痛點,為領(lǐng)導排憂解難,能夠幫助項目經(jīng)理在領(lǐng)導處建立信任。
2、有理有據(jù)提想法
項目經(jīng)理在證明自己的價值,獲得領(lǐng)導支持的時候,要學會管理領(lǐng)導期望,在理解領(lǐng)導意圖的情況下,充分表達自己的意見。
首先,你需要認同領(lǐng)導觀點,在獲知領(lǐng)導期望值時不應直接地否定領(lǐng)導的期望和觀點,而應該認同領(lǐng)導觀點,然后提出自己的擔憂和風險。
然后,你要引用合理的管理理論和科學依據(jù)來支持自己觀點,項目經(jīng)理通過日常積累項目經(jīng)驗教訓和理論,提升自身的認知水平和實操能力,通過自己專業(yè)的知識和在專業(yè)領(lǐng)域的經(jīng)驗,來影響領(lǐng)導接受自己對項目風險的判斷或?qū)ξ磥淼念A測。
3、合理主動溝通
主動溝通作為向上管理的重要組成部分,決定了項目經(jīng)理是否可以獲得資源支持。能向發(fā)起人、決策者清晰傳達自己觀點和想法的項目經(jīng)理,具有一定的競爭優(yōu)勢。
首先,項目經(jīng)理在溝通或者匯報前想清楚溝通、匯報的目標。如果是想跟領(lǐng)導匯報項目進展,項目經(jīng)理要想好溝通的方式和頻次;如果是想讓領(lǐng)導決策實際問題,要熟悉問題背景,經(jīng)得住領(lǐng)導“拷問”,并且要帶著解決方案,請領(lǐng)導做選擇題。
然后,項目經(jīng)理要先理清思路,有的放矢,千萬不能眉毛胡子一把抓,應該結(jié)構(gòu)化的匯報方法,簡單說就是“論、證、類、比”,即:結(jié)論先行,以上統(tǒng)下,歸類分組,邏輯遞進。
其次,項目經(jīng)理嘗試掌握領(lǐng)導工作和作息的規(guī)律,關(guān)注領(lǐng)導容易疏忽的細節(jié),做好事前提醒;定期向領(lǐng)導匯報工作進展,溝通后續(xù)工作計劃和項目風險,讓領(lǐng)導清晰地知道項目狀況。
4、部門間相輔相成
項目經(jīng)理的績效和發(fā)起人、職能部門領(lǐng)導的績效是相輔相成的。項目成功是團隊工作績效重要的組成部分,在項目實施的過程中,通過以下兩個方法實現(xiàn)項目經(jīng)理和領(lǐng)導合作共贏。
首先,項目經(jīng)理可以協(xié)助提升職能部門績效。項目初期,團隊成員參與度低,所需技術(shù)能力也可能沒有達到要求,項目經(jīng)理通過組織團建活動、培訓等方式來提升團隊績效。
其次,項目經(jīng)理和發(fā)起人、職能部門領(lǐng)導可以做到優(yōu)勢互補。項目經(jīng)理不能解決所有問題,需要向上“借力”,借助發(fā)起人等領(lǐng)導推進問題解決;職能部門領(lǐng)導也需要通過項目來鍛煉成員能力,通過項目經(jīng)理來了解團隊成員績效,工作所需要的幫助等等。
項目經(jīng)理一直是一個需要與各方打交道的角色,別人的交流還可能只是閑聊,而項目經(jīng)理的“閑聊”卻可能解決工作中的問題。工作中,是逃不開與上司領(lǐng)導打交道的,要在保持尊重的同時認清,你們只是所負責任與職能的不同,他與你一樣是希望工作能夠向好的方向走的。因此,項目經(jīng)理應盡量放平心態(tài)與領(lǐng)導溝通,反而會讓項目工作進展順利。