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信息化時代,企業應該如何加強項目風險管理

  現代社會就是信息化主導的時代,不論是人們日常的吃穿住行,還是工作中運用到的各種技術,所有的一切都離不開信息化服務。

  所謂信息化,就是工作中常提的IT。IT環境是現在辦公中已經離不開的形式,大家不論是線上交流、遠程工作、還是各種科學工具使用等等,都是IT技術的廣泛運用。

  這種IT環境下,給大家工作生活帶來的極大的便利,但同時也蘊含著不小的風險。那么作為與時俱進的現代企業,在這樣先進技術環繞的環境下應該有哪些風險意識,并為此做些什么措施管理呢?

  一、內部管理方式調整

  在信息化環境下,在扁平化組織結構中,信息無處不在,企業內外部人員均能獲得。此時管理層應當轉變觀念,認識到他不再是組織等級的上層,而是活動行為的中心。在這樣動態的環境中,管理層既能夠調動集體智慧,發揮員工的主觀能動性,在創新中求得更大的發展,又能在不斷出現的沖突和磨合中,尋找內部凝聚力和向心力,有效地加強內部控制。

  因此,建議企業首先采用文字的形式將期望的內部環境描述出來,然后利用IT環境營造的氛圍將其貫徹下去。例如在企業的局域網主頁上建立一個關于企業價值觀聲明和行為規范的鏈接,以便及時貫徹企業文化,方便員工在完成工作的過程中自覺參考規范和指南。還可以以電子文本的方式進行傳遞,但要確認全體員工收到了信息。

  二、優化信息干預手段

  隨著企業的不斷發展和壯大,企業對IT的依賴程度越來越高,對IT環境的要求也越來越高。如對網絡的要求,希望它更快速、更準確;對數據庫的要求,希望它存儲量更大,查找數據更方便、快捷;對信息系統的要求,希望它更加集成等等。

  對于信息化企業來說,無法將企業信息系統的建設與企業建設分離,在企業的個性化成為基本生存戰略,需要高度敏捷地作出改變的情形下,無法容忍滿世界去尋找和購買那些套裝。既然企業規劃與企業信息技術系統規劃是不可分割的,惟有讓后者回歸企業,回到企業決策與實施的現場去,按照企業的意愿規劃和構造他們自己的企業信息系統。

  以信息技術手段實施內部控制,減少或消除人為操縱因素,增強控制程度,確保內部控制的有效實施。其宗旨是減少公司經營數據和信息的人工干預,保證公司運營信息的真實、帳務記錄的準確、管理效率的提高。同時在覆蓋公司經營過程的全面管理信息系統的基礎上,建立涵蓋全面風險管理流程的風險預警分析系統。

  三、配置風險監控機制

  企業的風險管理應注意到各個層面權力配置是否合理、責任是否明確、運轉是否協調等關鍵問題,做好關鍵控制點的設立和控制,與整個監控體系相協調一致。內部控制應主要側重于監督、防范、制衡、激勵等措施,一方面關注企業經營管理活動的決策和執行過程,以措施的實施效果為導向和標準對內部控制進行調整、評價和改進;另一方面堅持以人為本,使內部控制與企業人力資源管理充分結合起來,最大限度地避免制度、措施過于僵硬死板,缺乏人性化,以防止產生實施過程中的人為抵制、可操作性差等常見問題。

  完善控制風險機制既是內部控制的重要內容,也是企業持久發展的可靠保證。企業應根據行業趨勢、自身條件、政策法規等,制定相應的風險管理制度,將風險評估系統化,通過風險評估識別內部所有重要業務流程,持續完善重要業務流程風險數據庫,建立起科學的風險評估制度體系。通過利用各種風險分析技術,找出業務風險點,并采取相應方法降低風險。

  四、實施有效溝通渠道

  IT環境提高了信息溝通的效率和效果,但同時存在著挑戰,那就是如何確保正確的信息以正確的方式、按合適的詳細程度、在正確的時候流向正確的人,來避免“信息超載”。許多企業建立了結構化信息管理方法,這種方法使管理人員能夠識別信息的價值并按其重要性排序,開發有效的程序和適當的工具與方法,可靠地收集、存儲和分配數據。

  首先,在決策層與管理層、管理層與一般員工、部門與部門、集團公司與其他利益相關者之間形成的有效信息溝通渠道,使信息能夠全面、準確、即時地被搜集、整理、判斷并作為調整企業決策部署、改進內部控制的依據。

  其次,全面推進企業信息化建設,在建設過程中重視內部控制,為其提供必要的信息采集、編輯、傳輸、分析等應用系統和操作終端,并保證投入,不斷提高內部控制的信息化水平,促進內部控制工作的標準化、規范化、迅捷化,使其既能獨立工作,又能與集團公司其他業務系統配合工作。

  現代社會,大家可以越來越“懶”的生活,吃飯叫外賣,不用走路;文檔復制粘貼、存檔,不用大腦記什么;領導監督大家工作,運用App實時了解,不用自己去看去問......等等這些,算是讓我們時間運用越來越高效,這都是信息技術手段帶給我們的好處。正因為如此,我們更應該讓信息化環境得到保障,避免風險的侵蝕,帶來不可估量損害,往往便利越大的事情反噬可能越嚴重。

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