當(dāng)我們接手了一個(gè)項(xiàng)目，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在開始工作前，除了項(xiàng)目目標(biāo)等，最需要了解的與自己相關(guān)的就是項(xiàng)目范圍了。項(xiàng)目范圍顧名思義是項(xiàng)目所需完成事宜的界限，也是項(xiàng)目成員工作任務(wù)的范疇，超過(guò)整個(gè)邊界就是超出了項(xiàng)目的范圍，需要進(jìn)行調(diào)整管理。
下面就說(shuō)說(shuō)想要弄清楚一個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目范圍，我們需要了解哪些問(wèn)題呢?
一、和各方討論范圍的確立
項(xiàng)目經(jīng)理需要第一個(gè)溝通的對(duì)象就是項(xiàng)目出資方，盡管他們可能不是定義項(xiàng)目細(xì)節(jié)的正確人選，但從他們口中可以得知到能夠定義項(xiàng)目正確需求的人。
也可能是一些人，只要知道了這些人員名單，項(xiàng)目經(jīng)理就能按圖索驥，將這些人列為第二輪溝通的對(duì)象。
第二輪的溝通可以面對(duì)面單獨(dú)溝通，也可以組織一個(gè)項(xiàng)目研討會(huì)。將自己理解的要求和對(duì)方進(jìn)行討論，看雙方是不是在范圍的定義上保持一致;或者采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)描述和名稱便于后續(xù)的審核和驗(yàn)收;又或者如果項(xiàng)目范圍過(guò)于擴(kuò)大化，可以建議形成另一個(gè)或若干個(gè)項(xiàng)目來(lái)進(jìn)行。
二、誰(shuí)批準(zhǔn)范圍
不要寄托希望于通過(guò)一次或幾次集體討論就能確定下來(lái)項(xiàng)目的范圍，在此期間總是會(huì)不斷地出現(xiàn)沖突，這種沖突維持的時(shí)間越長(zhǎng)，對(duì)于項(xiàng)目的啟動(dòng)就會(huì)有所延誤。
這個(gè)時(shí)候需要有人能夠在沖突發(fā)生的時(shí)候進(jìn)行仲裁，或者當(dāng)同時(shí)存在幾個(gè)選項(xiàng)的時(shí)候進(jìn)行選擇。
這個(gè)批準(zhǔn)的權(quán)力可以是項(xiàng)目合作方，如果項(xiàng)目合作方無(wú)法判斷，那么可以建立一個(gè)審核小組來(lái)進(jìn)行審核并批準(zhǔn)，這種批準(zhǔn)一方面需要預(yù)留出一定的時(shí)間。
另外，等到項(xiàng)目正式實(shí)施交付的時(shí)候，項(xiàng)目范圍往往也可能會(huì)出現(xiàn)變更，這時(shí)，委員會(huì)也需要進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。
三、你的目標(biāo)是什么
如果說(shuō)項(xiàng)目范圍是幫助項(xiàng)目經(jīng)理劃了一個(gè)圈來(lái)避免超出范圍之外的額外交付，那么了解項(xiàng)目贊助商或者主要客戶需要通過(guò)項(xiàng)目來(lái)實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)則更加重要。
這樣會(huì)更容易幫助對(duì)方通過(guò)項(xiàng)目來(lái)實(shí)現(xiàn)，目標(biāo)和范圍是不一樣的，目標(biāo)往往是通過(guò)項(xiàng)目最終實(shí)現(xiàn)的成果來(lái)體現(xiàn)。
如果目標(biāo)較大，則需要和對(duì)方溝通來(lái)分解確定形成若干個(gè)小目標(biāo)或若干個(gè)階段性目標(biāo)，這些小目標(biāo)可以是小的成果，成果可能是有形實(shí)體產(chǎn)品也可能是無(wú)形的服務(wù)產(chǎn)品。
不管是哪一種，都需要通過(guò)相關(guān)的文件來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目總的約定，如果沒(méi)有最終的文件來(lái)確認(rèn)，那么項(xiàng)目經(jīng)理需要開始和項(xiàng)目的關(guān)鍵利益相關(guān)者進(jìn)行溝通并確定。
四、你如何知道是否達(dá)成目標(biāo)
這個(gè)問(wèn)題牽涉到如何衡量目標(biāo)的達(dá)成，想要達(dá)成目標(biāo)必須要制定可實(shí)施的計(jì)劃以及詳細(xì)的步驟，這些計(jì)劃要具備可行性，不能脫離實(shí)際來(lái)編制。
建議通過(guò)專家討論或經(jīng)驗(yàn)共享來(lái)制定項(xiàng)目的目標(biāo)達(dá)成計(jì)劃，然后從中找出關(guān)鍵步驟，并理出各個(gè)關(guān)鍵步驟之間的搭接關(guān)系。
有了這些關(guān)鍵步驟，就可以整理出完成這些關(guān)鍵步驟的關(guān)鍵因素，通過(guò)對(duì)關(guān)鍵因素的分析，設(shè)定達(dá)成目標(biāo)的衡量標(biāo)準(zhǔn),通過(guò)衡量標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)關(guān)鍵步驟進(jìn)行監(jiān)控，或者說(shuō)通過(guò)這些標(biāo)準(zhǔn)制定出關(guān)鍵的KPI來(lái)對(duì)項(xiàng)目成員進(jìn)行考核，才能讓所有人明白目標(biāo)是否達(dá)成。
五、你有多大的靈活性
項(xiàng)目經(jīng)理現(xiàn)在基本上都能知道什么是項(xiàng)目管理的鐵三角：時(shí)間、成本和質(zhì)量，當(dāng)前的項(xiàng)目需要依賴哪些資源，是不是有足夠的成本和時(shí)間來(lái)完成這個(gè)項(xiàng)目。
在正式開始項(xiàng)目之前，項(xiàng)目經(jīng)理要確定這三角形限制是否可以靈活的改變，比如說(shuō)在要求加快進(jìn)度的情況可以降低質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，又或者增加資源投入。
對(duì)于靈活性的把握往往會(huì)涉及到范圍的變更以及計(jì)劃的改動(dòng)，項(xiàng)目經(jīng)理必須要確定自己的靈活性大小，如果超出自己的范圍，那么必須要確定一個(gè)更高層的人或委員會(huì)來(lái)支撐自己完成項(xiàng)目中出現(xiàn)的變動(dòng)，相當(dāng)于擴(kuò)展項(xiàng)目經(jīng)理的靈活性范圍。
六、你的關(guān)鍵假設(shè)是什么
在確定項(xiàng)目范圍的時(shí)候，每個(gè)人都會(huì)做出一些關(guān)鍵假設(shè)，項(xiàng)目經(jīng)理這個(gè)時(shí)候的主要工作就是確保已經(jīng)全部了解并記錄下來(lái)，這些關(guān)鍵假設(shè)會(huì)大大的影響到項(xiàng)目。
例如項(xiàng)目贊助商可能會(huì)假設(shè)用戶會(huì)喜歡項(xiàng)目最終產(chǎn)品的創(chuàng)意，盡管這些產(chǎn)品的對(duì)象實(shí)際是未成年人。
項(xiàng)目經(jīng)理需要分析所有的關(guān)鍵假設(shè)，通過(guò)提出正確的問(wèn)題來(lái)找出錯(cuò)誤的關(guān)鍵假設(shè)，善于運(yùn)用好這一點(diǎn)，可以適當(dāng)?shù)墓芾眄?xiàng)目以及客戶的期望。
關(guān)鍵建設(shè)往往和風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)聯(lián)，一旦關(guān)鍵假設(shè)沒(méi)有成立，嚴(yán)重時(shí)會(huì)導(dǎo)致范圍的大范圍變更甚至失敗，項(xiàng)目經(jīng)理一定要謹(jǐn)慎。