經驗告訴我們,遇到困難并不是躲避就有用,很多時候只有直面難題,解決它才是真正有效的方式。因此,做項目管理遇到風險時,也并不是避開而已,最好的方法是能通過對風險管理、掌控風險,讓項目者自己能不然風險影響項目利益。本文下面就是介紹管控風險的四個步驟。
一、跨部門協同合作
所有的公司都會要求員工們能好好的協同合作,但是每個部門都有著各自需要達到的業績要求,合作自然不會那么簡單。因此,想要不同部門人能很好的進行合作,主要需從設定共同目標、項目信息共享、分享經驗教育三點來實施。
項目有什么風險、風險可能性有多大、涉及多少成本、有什么化解風險的行動、誰是責任人、解決的狀態信息等,都是需要在團隊內部共享的信息。信息共享充分激勵了團隊成員的責任感,團隊共創,潛力無限。
項目執行踩過的坑,贏過的翻身仗,要分享到前后端整個大團隊,避免他人再重復以前的錯誤,或重新探索造成無謂的成本。同時,項目關鍵節點復盤分享等多種形式,分享能讓成員探索出的優秀實踐,轉化成組織的能力的提升。
二、提前識別解決風險
大家都知道越早識別到風險,越早采取措施,措施越堅決效果越好。
在項目執行的風險識別和糾正的過程中有些坑我們很容易掉進去。一起看看都是什么坑,研究下避坑法則。
1、認知和能力不足,不能在早期識別到風險,錯失最佳解決時機。
2、對風險會造成的負面影響有多大判斷不足,存在僥幸心理,也會錯過控制風險的最佳時機。
3、糾正風險的行動不夠堅決徹底。任何決策都不是完美的,都只是利弊分析中找到當下最平衡的方案。執行時需要勇氣和智慧。
在項目實踐中,早識別早布局早解決的最好時機是在銷售階段。對合同的范圍有清晰的澄清,對風險有清晰的認知和應對方案。這也就是越早解決,糾正風險的成本越低。越晚解決,化解風險的空間越少。
就像蓋一個大樓,在蓋樓之前解決風險是成本最低的,開工之后再解決,已完成的部分是推倒重來,還是在上面修修補補,不管哪種選擇成本都會提高,越接近完工,成本越大。
三、機會與風險的平衡
風險和機會,就好像你面前擺著的一盤棋。每一個落子背后都是長考,都是判斷,取舍和平衡。你經常會面對這個難題:這個風險是承擔下來往前走,還是堅決果斷停止冒險。哪個決定更正確?所以需要的是取舍和平衡。
平衡是基于充分思考的智慧決定,而不是簡單的妥協。能找到平衡點,是因為充分理解利弊、遠近。作為項目管理,常常是在各種要素之間的復雜平衡。項目越大越復雜,要求你的風險管理和藝術水平是層層遞進的,需要統籌,博弈,平衡的能力也越強。
四、客觀選擇風險決策
優秀的管理者不是善于冒險,而是善于控制風險。在面臨重要的不確定時,個人的風險偏好對控制風險的結果關系重大。沒有所謂的“正確“的風險態度,但你要了解自己的風險偏好,同時也要意識到自己的風險態度并不一定總是合適的。
如果你生性謹慎,但領導的項目是屬于高度創新的,你就需要走出舒適區,敢于冒險。如果你天生就愛冒險,但你負責的項目安全性要求很高,你就要抑制冒險的沖動。做到以上這些需要具備一定程度的情商,自知和改變內在環境的能力,還需要有學習的能力,改變的意愿,和走出舒適區的動力。
為避免由于個人風險偏好導致項目決策不正確的風險,項目的重大風險需要團隊的集團決定。讓不同風險偏好的人都參與到風險識別和管理中。你需要通過多個視角看待風險,共同對項目的重大不確定性風險做出相對正確的決定。
風險管理并不意味著一味規避風險,而是要對風險進行合理的控制。優秀的管理者不是善于冒險,而是善于控制風險,善于取舍和平衡。在風平浪靜的海上,掌舵沒什么,只有在大風浪中掌好舵的人,才是真正的能人。同樣,能夠掌控風險和機會的人,也才是能夠把控好項目管理的能人。