你要做一個(gè)項(xiàng)目，最主要的有兩步：首先計(jì)劃想清楚要做什么;然后去實(shí)施執(zhí)行你的計(jì)劃。若項(xiàng)目人員根據(jù)科學(xué)的方式規(guī)劃了符合市場(chǎng)、滿足客戶，且能實(shí)現(xiàn)的策劃;再運(yùn)用合理的人力資源按時(shí)完成，那么你的項(xiàng)目基本成功了。接下來(lái)，就介紹在項(xiàng)目規(guī)劃和管理時(shí)都需要做些什么來(lái)保證其順利的完成度。
怎么規(guī)劃項(xiàng)目?
1、確定項(xiàng)目范圍
在任何項(xiàng)目中，第一個(gè)也是最重要的步驟是確定項(xiàng)目的范圍。你應(yīng)該實(shí)現(xiàn)什么?項(xiàng)目的目標(biāo)是什么?同樣重要的是確定項(xiàng)目范圍不包含什么。如果你無(wú)法從領(lǐng)導(dǎo)那里獲得充分的定義，你需要自己弄清楚項(xiàng)目范圍，然后跟領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。
舉個(gè)例子，籌備婚宴時(shí)，你可以將其視作你的范圍：在某個(gè)特定日期之前籌備百名賓客參與的婚宴，包括晚餐、開(kāi)放式酒宴、結(jié)婚蛋糕、為了方便跳舞的現(xiàn)場(chǎng)樂(lè)隊(duì)、費(fèi)用不超過(guò)多少等等。
2、協(xié)調(diào)可用資源
你有哪些人員、設(shè)備和資金可以幫助實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)?作為項(xiàng)目經(jīng)理，你一般不會(huì)直接控制這些資源，
但必須通過(guò)矩陣管理來(lái)管理資源。
矩陣管理是指在公司內(nèi)部利用已確定的層次結(jié)構(gòu)來(lái)完成你需要完成的工作。假設(shè)一名員工既為你的項(xiàng)目工作，也有其他部門日常運(yùn)營(yíng)，他就得聽(tīng)兩個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的。作為項(xiàng)目經(jīng)理，試著與項(xiàng)目參與人的上司以及你所借設(shè)備的所有者保持聯(lián)系，這樣你就可以解決沖突。
3、保障完成時(shí)間
項(xiàng)目什么時(shí)候必須完成?當(dāng)你制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，在如何利用項(xiàng)目過(guò)程的時(shí)間方面，你或許會(huì)有一些靈活性，但項(xiàng)目最后期限通常是固定的。如果你決定利用加班時(shí)間來(lái)完成計(jì)劃，那么你必須將其與預(yù)算的限制進(jìn)行權(quán)衡。
4、細(xì)化工作步驟
完成項(xiàng)目必須創(chuàng)建的主要部分或組件是什么?例如，一個(gè)婚宴需要高水平的接待廳、食物、飲料、蛋、客人和娛樂(lè)。當(dāng)然，每一個(gè)較大的項(xiàng)目都能分解成許多附加項(xiàng)目。
在上面的婚宴例子中，你可能有一個(gè)團(tuán)隊(duì)或個(gè)人負(fù)責(zé)不同的部分，與你的團(tuán)隊(duì)成員合作，詳細(xì)說(shuō)明完成每個(gè)主要項(xiàng)目的必要細(xì)節(jié)。例如：負(fù)責(zé)食品的人必須了解選項(xiàng)和成本限制，必須做出有利于實(shí)現(xiàn)范圍的選擇。
因此列出每個(gè)較大步驟中較小的步驟，詳細(xì)描述步驟時(shí)，你需要深入多少層將取決于項(xiàng)目的大小及復(fù)雜性。
5、制定初步計(jì)劃
把所有步驟組合成一個(gè)計(jì)劃。完成此步一個(gè)比較好的方法是，利用優(yōu)先表來(lái)標(biāo)識(shí)哪些事項(xiàng)必須優(yōu)先于其他事項(xiàng)。需要問(wèn)的問(wèn)題有：先做什么?下一步做什么?哪些使用不同資源的步驟可以同時(shí)進(jìn)行?每一步的執(zhí)行者是誰(shuí)?需要多長(zhǎng)時(shí)間?有許多極好的軟件可以自動(dòng)為你處理這些細(xì)節(jié)，還可問(wèn)問(wèn)相關(guān)崗位的人，是否認(rèn)可你的安排。
雖然這可能超出了你的需求或知識(shí)水平，但核心內(nèi)容是按照正確的順序安排活動(dòng)，然后為活動(dòng)分配資源。
如何管理項(xiàng)目?
1、組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)
讓團(tuán)隊(duì)成員聚在一起，并開(kāi)始交談。他們都是技術(shù)專家，這就是他們的部門主管將他們分配到這個(gè)項(xiàng)目的原因。你的工作是管理整個(gè)團(tuán)隊(duì)。
2、按需改變計(jì)劃
制定計(jì)劃很重要，但計(jì)劃是可以變更的。你計(jì)劃每天早上開(kāi)車上班，如果一個(gè)十字路口因?yàn)榻煌ㄊ鹿嗜嚵耍敲茨愀淖冇?jì)劃，換另一種方式上班。對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃而言是同樣的道理，根據(jù)需要改變計(jì)劃，但始終記住范圍和資源。
3、及時(shí)變更調(diào)整
隨著計(jì)劃的開(kāi)展和工作的完成，你將進(jìn)入監(jiān)控階段。在這個(gè)階段，你要努力控制成本、資源和質(zhì)量以及申請(qǐng)項(xiàng)目調(diào)整。
項(xiàng)目分配的時(shí)間、金錢和人才幾乎從來(lái)不夠，你的工作是設(shè)法利用你所擁有的有限資源。不過(guò)，項(xiàng)目常常會(huì)受到一些不切實(shí)際的限制。你需要向你的領(lǐng)導(dǎo)提出你的意見(jiàn)和理由，同時(shí)要求改變這些不切實(shí)際的限制。在項(xiàng)目初期要求變更，不要等到遇到麻煩時(shí)才提你要變更。
4、記錄所有操作
每次更改計(jì)劃時(shí)，你都要記下變動(dòng)的地方以及必須變動(dòng)的原因。每次給項(xiàng)目添加新需求時(shí)，你也要記下需求來(lái)自何處以及時(shí)間軸或預(yù)算是如何就需求做出調(diào)整的。你不可能記住所有事，所以把它們記下下來(lái)，這樣你就可以在項(xiàng)目審查結(jié)束時(shí)查看它們并從中學(xué)習(xí)。
5、告知所有干系人
始終讓項(xiàng)目利害關(guān)系人了解項(xiàng)目進(jìn)展，每完成一個(gè)里程碑，就讓他們知道你取得的成功。當(dāng)問(wèn)題出現(xiàn)
時(shí)，你也要及時(shí)告知他們。同時(shí)，讓你的團(tuán)隊(duì)了解情況。如果正在考慮變更，請(qǐng)盡可能提前告知團(tuán)隊(duì)成員，確保團(tuán)隊(duì)中每個(gè)人都知道其他人正在做什么。
6、輔助工具
在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，單純的信息記錄工具并沒(méi)有檢測(cè)謊言的邏輯能力，只能信任用戶輸入的內(nèi)容。因此，為了項(xiàng)目順利如期落地，實(shí)時(shí)和隨時(shí)掌握項(xiàng)目真實(shí)情況并及時(shí)知道偏差的項(xiàng)目管理工具能夠給出更可靠的解決方案。
軟件工具的工作分解結(jié)構(gòu)可實(shí)時(shí)審計(jì)追蹤每個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)或可交付成果，還能向每個(gè)項(xiàng)目成員顯示一致的、實(shí)時(shí)精準(zhǔn)的項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行合二為一的信息視圖，實(shí)時(shí)和透明的信息使人們更容易發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，找到問(wèn)題的原因及相關(guān)責(zé)任人。
信息實(shí)時(shí)準(zhǔn)確地呈現(xiàn)給企業(yè)所有利益相關(guān)者，項(xiàng)目成員將會(huì)更加認(rèn)真負(fù)責(zé)，提高項(xiàng)目成功率。