項目風險是項目管理過程中不可逃避的問題,各種形形色色的原因的都可能對導致風險危機,而對項目結果產生影響。同時,會因為項目結果而影響自身利益的人就對項目風險格外關注。
在項目開展中,影響其結果或受結果影響的人,都是項目的干系人。例如,客戶、公司高層、項目經理、項目成員等等,都是直接關系項目決策、項目執行,因此而影響項目結果,同時也可因為項目獲得利益。
如此,項目干系人自然也會關注項目的進展情況,也會對風險管理產生影響。這些人因其所處職能不同、權力不同,對于項目決策的影響力也不盡相同。所以,項目管理者可以通過對這些項目干系人的管理來幫助對項目風險的管理,避免項目陷入危機,主要可以從以下五個方面進行管理。
1、找出最重要的干系人
所謂干系人,就是和項目相關的那些人,如果干系人很多的話,那就找出最重要的那一個,并讓最重要的干系人成為其它干系人的代言人。
這樣通過最重要的干系人,你可以平衡其它干系人的挑戰,避免了多線和干系人溝通帶來的低效率。這是第一點也是最重要的一點,找到最重要的那個干系人。
2、獲得老板的支持
記住,項目經理始終不是一個人在戰斗,一般在項目組中,總會有項目管理層或者類似項目管理委員會的存在,你的老板可能是其中的一員。
找個時間,和你的老板出去喝杯茶或咖啡,把項目的情況向他/她反映一下,讓你的老板提供相關的建議。就算是沒有合適的建議,在項目管理層或者委員會進行會議的時候,也會直接或間接地對你有所幫助的。
3、在干系人中找個教練
項目經理要知道,自己并不是最聰明最優能力的那個人,在你的團隊中或者其它的項目干系人中,或者同事中,總會有那些有想法和解決方案的人。
當項目陷入危機的時候,可以邀請他們參與進來,去聽聽他們的看法和思路,千萬不能一個人閉門造車。你也可以創建一個社區或者論壇,把問題放在里面,讓大家去進行討論。
盡管有些干系人可能不愿意直接的參與進來,但是可以通過間接的方式,或者電話咨詢,或者閑談等方式,獲得他們的意見,這樣可以避免踩踏危機中遍布的地雷。
4、提前確定好決策點和時間
當危機到來的時候,每個人都想盡快的擺脫危機,這個時候可能就需要對項目中的某些問題進行變更。那么項目經理就提前做好決策點和最后的截止時間,避免在處理過程中出現反復。
確定決策點,是指需要和重要的干系人達成一致的意見,確定某件事情玩完成或者某個問題解決又或者需要達成某項指標,以此為進行下一步的標志。當然,修訂原來的里程碑,重新確定時間點,這樣才能夠避免在實施的過程中被突然中止,從而徹底的無法解決項目危機。
5、做好溝通管理
項目經理已經在很努力的處理項目危機中的各項問題了,這個時候,也千萬不要忽視溝通管理。因為項目干系人如果不清楚項目的每一步的話,他們是無法保持對解決掉項目危機的自信心的。
項目經理可能需要一對一的和營銷團隊進行溝通,確保項目交付能夠帶來的商業利益,還需要和技術團隊進行溝通,看能否盡快解決項目中的技術問題,需要什么樣的協助,還需要和重要的干系人以及項目管理層進行溝通,避免流言蜚語或一時的誤解對加大項目的壓力。
項目有危機不可怕,一旦解決了那就是項目經理職業生涯的跳板和機遇。