當您看到項目錯過最后期限，項目過程崩潰和發生溝通不暢時，這時您再想起使用項目管理工具，可能已經為時已晚。畢竟，項目要是真到達這種程度時，您已經在承受沒有項目管理工具面臨的困難了。

　　1、業務增長

　　需要使用項目管理工具的其中一個信號就是企業的業務開始增長。如果企業的項目規模、項目數量在增長，這時您就應該準備開始使用項目管理工具。同樣的，如果企業的員工數量在增加，或者是企業在不同地域開始設立分公司，由于地理上的分散，溝通可能變得困難，這時就應該使用項目管理工具。

　　隨著企業的發展，項目的流程可能變得更加復雜，參與一個項目的部門可能越來越多，因此擁有項目管理工具來進行管理是非常有必要的，您也不希望錯過項目任務的關鍵點，或者是忽略項目存在的問題，這都有可能影響到項目的成敗。

　　2、需要增強相互協作

　　即使是小公司沒有業務增長，也沒有增加員工，而一些突發的狀況也可能改變目前的工作方式。比如，面對疫情，大家都開始在在家辦公，這就使員工之間的溝通協作更加困難。而這時，項目管理工具的溝通協作功能就能夠即使的派上用場。

　　3、需要提高效率

　　如果沒有項目管理工具，員工要花費更多的時間來記錄項目，例如將數據輸入電子表格，這不僅需要花費更多的時間，而且還可能因為手動輸入的錯誤，或者是數據丟失而增加了返工的可能性。

　　誰需要項目管理工具

　　1、通過項目管理工具一代一代的更迭，現在的項目管理工具已經不再是過去為了項目團隊開發的，協助項目團隊管理項目的軟件。而現在的項目管理工具會從團隊自身出發，打造團隊自己的工作平臺。同時，這些項目管理工具也能兼顧管理需求。這樣就讓項目管理工具真正發揮作用，有效提升組織的協作效能。

　　2、項目管理工具到底是要為誰服務的?為管理者，還是為了團隊，為了管理報表，還是為了協作需求?其實，任何參與項目的人都可以從項目管理工具中獲益。即使這個人不是項目經理，或者公司也沒有所謂的“項目”，項目管理工具仍然可以提供價值。

　　3、實際上，許多沒有運行正式“項目”的公司仍然使用項目管理工具來計劃、組織、跟蹤、監視和執行他們的工作。