隨著項(xiàng)目管理技能的發(fā)展，如何有效地項(xiàng)目進(jìn)度已經(jīng)成為了項(xiàng)目管理重點(diǎn)問(wèn)題和工作職責(zé)。很多企業(yè)采用傳統(tǒng)的手工管理，既復(fù)雜、數(shù)據(jù)也不準(zhǔn)確，反而影響企業(yè)發(fā)展。隨著新的項(xiàng)目管理方法不斷涌現(xiàn)，越來(lái)越多項(xiàng)目人員也意識(shí)到手工管理項(xiàng)目的弊端，開始采用項(xiàng)目管理軟件來(lái)輔助項(xiàng)目開展。下面就向大家簡(jiǎn)要羅列了傳統(tǒng)項(xiàng)目管理方法的弊端與使用軟件的好處。
一、信息記錄太復(fù)雜
如果是小型項(xiàng)目，參與人員少、項(xiàng)目時(shí)間短，采用手工管理或者Excel是可行的，只需要可以簡(jiǎn)單的記錄工作安排，并且追蹤項(xiàng)目結(jié)果。但是如果是大中型項(xiàng)目，項(xiàng)目參與人數(shù)多、工期長(zhǎng)，牽扯的問(wèn)題也就比較多，并且可能有著上百項(xiàng)活動(dòng)內(nèi)容與任務(wù)分配、資源分配等問(wèn)題，這時(shí)候如果安排人工管理的話，不但難度很大，也不容易及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)度，還容易出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致項(xiàng)目延期等。
因此應(yīng)對(duì)大型項(xiàng)目，采用項(xiàng)目管理軟件必不可少。軟件能實(shí)時(shí)記錄更新項(xiàng)目信息，增強(qiáng)了信息的可靠度與透明度，同時(shí)也大大提升了業(yè)務(wù)及項(xiàng)目的執(zhí)行效率。并且，軟件的錯(cuò)誤率也小很多，減少許多不必要工作量，節(jié)省人力。
二、不利于實(shí)時(shí)跟蹤
人工手動(dòng)管理項(xiàng)目，如果項(xiàng)目的某個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生變更，那么管理人員就需要重新設(shè)計(jì)表格，繪制新的甘特圖，Excel也需要添加新的任務(wù)。此外，變更項(xiàng)目信息后，后續(xù)哪些工作會(huì)受到影響，又會(huì)產(chǎn)生什么樣的結(jié)果，這些都需要項(xiàng)目人員重新評(píng)估?？梢哉f(shuō)，人工對(duì)項(xiàng)目信息進(jìn)行維護(hù)和修改都挺麻煩，更不要說(shuō)項(xiàng)目進(jìn)度追蹤。
而采用項(xiàng)目管理軟件，這些問(wèn)題都會(huì)迎刃而解。項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)都可以實(shí)時(shí)上傳信息，隨時(shí)看到大家的工作進(jìn)展，動(dòng)態(tài)追蹤項(xiàng)目結(jié)果，可以讓項(xiàng)目人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，做出解決問(wèn)題的行動(dòng)。
三、責(zé)任方不清楚
這時(shí)一個(gè)很重要的方面，關(guān)系對(duì)于項(xiàng)目各個(gè)參與方的一個(gè)公平公正性。
一個(gè)項(xiàng)目牽扯到很多不同部門，靠人工手動(dòng)管理時(shí)常是很難做到信息公開實(shí)時(shí)透明的。很明顯，這其中必定可能會(huì)存在項(xiàng)目信息欺瞞隱患。員工為了不讓上司知其不力或知其犯錯(cuò)而去”欺騙”，承包人為了自身利益而去”欺騙”，項(xiàng)目經(jīng)理為了自保而利用它去”欺騙”成本付出者等等。項(xiàng)目各方無(wú)法得知其他人的情況，進(jìn)而渾水摸魚，責(zé)任難劃分，出現(xiàn)問(wèn)題也難追責(zé)。
使用項(xiàng)目管理軟件，我們便能很快得知項(xiàng)目各方的情況，任務(wù)可以分配到個(gè)人，實(shí)時(shí)和透明的信息使人們更容易發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，找到問(wèn)題的原因及確定問(wèn)題的責(zé)任人。
四、資料真實(shí)性不明
手工管理項(xiàng)目進(jìn)度可以幫助管理人員記錄項(xiàng)目的詳細(xì)工作安排，但在項(xiàng)目執(zhí)行期間，工作安排是會(huì)有變動(dòng)的，填表式的項(xiàng)目數(shù)據(jù)也必須立刻人手更新， 當(dāng)變更頻密的時(shí)候，人手的更新不一定能追得上項(xiàng)目實(shí)際的變更，即使追得上，填表式的項(xiàng)目管理也不能動(dòng)態(tài)地追蹤到每一個(gè)活動(dòng)的進(jìn)度，資源變化及交付成果。此外，填表式項(xiàng)目管理是完全人說(shuō)了算，信息在輸入過(guò)程中和輸入后都可被人為操縱，而其他人無(wú)法得知。
合適的項(xiàng)目管理軟件能夠全面監(jiān)控和管理項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程，出現(xiàn)變更或與計(jì)劃相左之處會(huì)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)提醒，因此不會(huì)輕易出現(xiàn)信息錯(cuò)誤情況。還能大大節(jié)省人力成本，提升實(shí)際效益。