不論人們多么努力地想要別人理解自己的意思，溝通終究是很難的一件事情。這個過程 中有那么多困難，以至于很難做到有效的溝通。詞語會有不同的含義，并且人們往往有不同的理解力或傾向性。項目經理的聲譽(不管他是一個愛開玩笑的人還是一個嚴肅的人)會影響信息的接收。與項目經理所交流的每個人都傾向于聽他們愿意或希望聽到的信息，但這并不一定是項目經理試圖傳達的信息。有時候，人們沒有注意傾聽，注意力被分散了，或者是思想封閉。

　　溝通過程包含信息發出者、信息、媒介、信息接收者、對信息的理解和發出者的反饋。

　　有一個關于溝通的格言：“首先您告訴 人們您所打算告訴他們的事情，然后告訴他 們，再告訴他們您曾經告訴了他們什么。”這種多重信息傳遞的使用中蘊涵著許多真理。

　　這里有一些常規的步驟可以推動您和他人的溝通。

　　.就像您在開會前需要一份議程表一樣，您應事先準備好溝通的內容，而不是在開始溝通的時候再決定。

　　.召開面對面的會議，以便您可以觀察到其他人的肢體語言。在一天中，為會議留出充足的時間。

　　.在電話討論、當面會晤和備忘錄等方式之間，確定使用的先后順序和結合方式，以達到最為有效的效果。

　　.應用電子郵件時要仔細、考慮周全。許多電子郵件寫得太隨便，發得太倉促、草率，沒有引起收件人員足夠的重視，還可能導致不必要的疑惑。如果有網絡互相聯系，電子商務郵件可以快速發送給分散在不同地區的人們，這是電子郵件顯而易見的優點。當然他們必須有時間去閱讀、消化并將洪流般的信息付諸行動。

　　.要做到言行一致。

　　.使用簡單的語言。

　　反饋

　　溝通就像一個侍服系統一樣，離開了反饋是不能有效運行的。通過要求信息奉接收者用自己的語言重述信息，可以使溝通得到進一步加強。這可以有效打開聽者的封閉思想。另一個有效的方法是，對所有的口頭交流進行書面記錄，做好備份，然后就此再開會討論。采用二元性的模式并要求接受者重新敘述其內容，在這里是非常有效的，不要只是簡單地重復。

　　通知

　　在一個大項目中頻繁地會見所有的參與者是不現實的，即使在小一些的項目中，召開成員會議的可能性也不大。因此，在一定階段內，就優先級較高的行動發布項目注意事項和提醒文件是很受歡迎的。當您通過書面方式傳達信息時，要考慮到用顏色鮮明的紙張，并且將項目名稱打印在頂端以便將這一通知與其他郵件區分開來。另外，也可以使用電子郵件和其他形式的現代科技溝通手段。這正是許多項目管理者認為電子郵件是他們使用最廣泛的項目管理工具的原因。

　　鄰近辦公

　　我們曾在關于團隊建設的章節討論過，安排項目上的人員鄰近辦公也可以促進溝通。因為大家都比較近，可以經常碰面，這使交流更加容易和頻繁。如果人們經常相互接觸，他們之間的觀點就更加趨于統一。

　　跟蹤

　　無論是通過電子形式、面對面，還是書面的溝通，都有必要通過某種系統進行跟蹤。許多人僅僅通過一份行動記錄，就可以將與他人達成的需要跟蹤行動的協議按時間順序列下來。更加有效的則是一個跟蹤系統，將主要人員的名字印在頂端，以此記錄該人員要執行的行動。這一方法的另一種變化是為每一個關鍵人物都設了一份檔案，其中儲存了所有希望付諸行動的所有討論和備忘錄。無論哪種情況，都要和每位關鍵人物召開階段性會議，用檔案卡片或文件夾的記錄去計劃要討論的話題。

　　當得知項目管理者或其他相關管理者有一個一致的跟蹤系統，為他工作或者與他一起共事的人會認識到對于他們的任何決定都是經 過仔細斟酌的，因此他們會更加嚴肅地重視委托給他們的工作。