項目管理軟件在項目管理學領域還是一個嶄新的課題。筆者認為,一個“單件小批量”生產型企業的訂單項目管理是一種多項目的管理。企業承接每一份訂單就是一個項目,一定數量的訂單項目在不同的時段按不同的要求都在有計劃的執行,這就構成了多項目管理。而且,項目有大有小,開始結束的時間有先有后,項目的難易程度也不一樣,項目之間有類似的地方,又有各自的個性化。通過科學的計劃,通過多項目的管理,使所有項目的過程都按照既定的計劃執行。
這種項目管理軟件不同于一些工程類的“多項目”管理。比如說:三峽工程可以分成:大江截流工程、大壩工程、發電站工程等等一系列的項目,雖然看似一個多項目的管理,但所有的子項目都有一個最終目標:三峽工程順利完工,所有的項目都是為最大的項目(三峽工程)服務的,所有這些就該歸結為一個大項目,即三峽工程項目,其中的小項目不過是這個大項目的一個WBS罷了,這種項目的管理和STC的訂單的多項目管理是不一樣的。再比如:波音公司對民用客機來講,它生產波音737、747、757、767、777等多種型號的商用客機,這些商用客機又被不同的航空公司訂購,美國航空公司要幾架,中國要幾架…這些不同的客戶對商用客機又有不同的個性化要求,有著不同的交付時間。波音公司同樣也是將每一份訂單作為一個項目來組織生產,滿足不同的客戶需求。STC的項目管理就類似于這種管理方式,是一種多項目管理。
項目管理軟件的終極目標是項目群(訂單)中所有項目的全部過程都受到控制,并且希望使每一項目都獲得成功。
STC多項目管理的當前狀況
STC的項目管理從1998年開始,并成立計劃項目部,由總裁任命項目經理。STC這幾年來實行多項目管理的原則由兩條:一條是:“項目經理是總裁職能的延伸”,另一條是:“計劃項目部對所有的訂單負責”。在對外宣傳上強調“項目經理是總裁職能的延伸”,同時創造條件使各項目經理可以順利的開展工作。在企業內部,計劃項目部建設性地開展工作。首先安排好計劃,管理好項目,力圖使每個訂單項目都能成功實現。這樣,全方位地提高客戶的滿意度,為企業獲得了良好的聲譽,進而帶動銷售業績的提升;其次逐步理順公司采購和供應管理,一改過去由“人管”的局面,實現由組織按規則去管理,各項采購分包工作管理得有條不紊;同時也為公司內部生產制造帶來了新的理念,制造部門在訂單的組織生產上有了用戶意識,有了項目服務的概念。
具體的做法是:所有的項目都有一位項目經理全過程進行協調管理,為公司內部的生產制造和公司外部的客戶和供應商做好服務,這就使所有參與項目實施的成員的價值都能得到充分實現。
1、STC多項目管理的思想和構架
STC成立計劃項目部旨在使所有的訂單都能得到管理。最主要的思想為:充分利用STC現有的資源,讓客戶交給STC的訂單都處于受控狀態,最大限度地滿足客戶的要求,使客戶和STC都通過訂單項目提升各自的價值。STC原來組織結構基本是一種直線職能制,在進行項目管理后,增加了項目經理對各職能部門的協調。這使公司的每一組織元素都處于雙重的管理之下。計劃項目部是公司最重要的運營部門,對所有的訂單負責。計劃項目部下設計劃處、供應處、產品包裝處。其中計劃處是全公司的生產運營的組織部門,負責經濟運行,為公司制訂生產經營計劃,同時管理著所有訂單項目的執行。項目經理雖然由總裁任命,但項目經理由計劃項目部的計劃處管理,以實現多項目的平衡。
2、STC多項目管理的平衡運轉和有效溝通
STC的多項目管理由于其獨特的項目構架的存在,各職能部門通過計劃處下達的項目計劃執行項目,并由項目經理全過程地參與協調,使多項目的管理能夠快節奏高效率。這些項目計劃是按照以下形式來進行平衡和有效運轉的。
計劃項目部是公司的訂單管理部門,訂單項目系統的計劃和修正都由計劃項目部完成,公司的八部聯席會議是公司的最高計劃決策機構。首先計劃項目部根據經營部所承接的所有訂單的要求,在分析所掌握的資源情況(包括內部的生產制造能力富余,和外部的采購和分包資源)后,制訂出接下來的四季度的滾動生產計劃。然后將此計劃初稿交由八部聯席會議討論,形成正式計劃,再由總裁簽發,全公司遵照執行。例如有時在公司的八部聯席會議上,經營部會提出某一項目甲由于市場需要,在訂單計劃的安排上要適當提前,或者另一項目乙由于投資方變化等原因,項目可能拖延,可以稍后安排生產。然后,項目部、制造部、技術部等部門提出各自手中關于該兩個項目的信息的情況,并充分討論。
項目部可能提出:甲項目的毛坯是按原計劃交付的,如果提前,需要增加額外的費用(或者干脆可以提前、或者沒有可能提前);而乙項目的項目準備情況非常好,而且乙項目工程現場的進度沒有受投資方變動的影響,乙項目工程還是急需汽輪機設備的。
制造部可能提出:如果在甲項目前的某一項目丙可以放一放,而且項目部采購的毛坯能提前來,那么甲項目是可以提前的;乙項目則不同意在稍后生產,因為大部分的部套均已經制造完成,如果現在停止,會給生產將帶來較大的困難。
如此等等經過一系列的討論,可能的結果是:關于甲項目,項目部責成供應處想法使毛坯提前半月到公司,甲項目提前一個月完成,其余的時間進度由制造部去消化爭取;乙項目還是按原計劃執行,項目部的項目經理必須高度關注乙方工程的進展,落實好用戶的付款,不要使公司蒙受損失。