在傳統(tǒng)管理學(xué)理論中，計劃、組織、控制、協(xié)調(diào)是管理的四個最基本職能，很多時候容易被人簡單地認為項目管理軟件系統(tǒng)就是把該做的計劃做好，組織好相關(guān)人員，在過程中加以控制和協(xié)調(diào)就能達到管理的目標了。其實結(jié)果往往沒有按照我們想象的發(fā)展，變得出乎我們的預(yù)期。我們原以為的輸入沒有帶來相應(yīng)的輸出，因為我們忽視了管理中的一種更加重要的管理工具需要貫穿其中，這就是溝通。
對于計劃而言，沒有有效的溝通就會使計劃失去其應(yīng)有的價值，計劃制定得是否合理，計劃的執(zhí)行人對計劃的理解和認可程度等均決定著計劃能夠完成的程度。僅有計劃是不行的，更重要的是計劃應(yīng)該是項目管理軟件制定者和計劃執(zhí)行者的共識。在現(xiàn)實工作過程中，我們可以看到很多企業(yè)、部門在制定計劃的時候很少進行溝通，基本是下面報什么就是什么或者直接由有關(guān)人員或者部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖確定，這樣計劃實施的最終結(jié)果是完成率很低。同時在管理激勵理論中的不對等關(guān)系就存在，那種追求高、大、快的思路，就會將目標定得高高的，使計劃的執(zhí)行者無法達到，從而大大挫傷了執(zhí)行者的積極性，失去完成計劃的動力。而如果思想保守，則計劃就會制定得很低缺少挑戰(zhàn)性，這種計劃雖然很容易完成，但是對于計劃的執(zhí)行人來說同樣也沒有激勵作用，最終的結(jié)果是讓這些人失去斗志，就像人工飼養(yǎng)的野生動物一樣，慢慢馴化得無法承擔更多的壓力。合理而具有挑戰(zhàn)性的目標的制定是基于良好的溝通的基礎(chǔ)上的，沒有良好的項目管理軟件溝通不會讓計劃更加貼近實際和具有挑戰(zhàn)性。
組織過程實際上是如何使用資源的問題，包括人力、物力和社會資源等等，即如何讓合適的人做合適的事情，我們國家一貫的做法就是安排你做什么你就作什么而不考慮這個工作是不是適合你，是不是有更佳的人選來完成這項工作，往往缺乏人性化，缺乏組織過程中的溝通。在任何時候資源都是有限的，溝通可以確保資源的有效利用，通過溝通我們了解到每個員工的意愿和他的實際工作能力，價值取向以及個人的愛好、興趣，知道他更適合做什么樣的工作，而對于資金，物力、信息等資源的合理分配也決定完成目標的可能性和速度，大家都是認為會哭的孩子有奶吃，都在為爭取有限的資源而努力，這都應(yīng)該通過溝通加以解決。
是不是控制就不需要溝通了?不是，而恰恰相反，這時候的溝通工作愈加顯得尤其重要，很多人認為工作既然已經(jīng)事先安排好了，下級或者負責的部門你按照計劃或者要求做就是，但是計劃或者事先的安排是不是真正的符合實際?執(zhí)行部門有沒有完成的困難?他們能不能真正按照你的意圖去實施?他們在實施過程中有沒有熱情?這里有很多的問號等著溝通去解決。在自動控制中有閉環(huán)控制這個控制理論，同時在管理理論中也講究閉環(huán)控制，講究調(diào)節(jié)，通過調(diào)節(jié)而不斷使結(jié)果接近計劃的設(shè)定而最終達到目標。在管理中的大閉環(huán)貫穿了管理的四個基本職能，就是一個計劃-組織-協(xié)調(diào)-控制-計劃……螺旋上升的循環(huán)過程，在大閉環(huán)系統(tǒng)的每個環(huán)節(jié)中也都同樣包含了這些相同的小的閉環(huán)確保大閉環(huán)的有效實施。
溝通可以避免盲目指揮和無序競爭。在目前提倡打造企業(yè)執(zhí)行力的企業(yè)文化下，執(zhí)行在一個企業(yè)很重要，但有效的執(zhí)行更是重要，怎樣才能有效執(zhí)行?是不是叫做什么就做什么就是執(zhí)行?不是，那是應(yīng)付!是不是能做什么就做什么?不是，那是無序!
溝通在控制過程中也是一種激勵，一句口頭的贊許其實要勝過多給員工幾個工資，一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)很少愿意使用這種激勵手段，其實這是一種投入最少回報最高的投資活動。據(jù)心理學(xué)家研究，員工的滿足主要有：①成就感;②被賞識嘉許;③工作本身;④有一定的責任;⑤有晉升的機會;⑥工資。無論是成就感和被賞識嘉許以及工作本身的激勵這幾項都與溝通有關(guān)。
協(xié)調(diào)實際上也就是溝通在協(xié)調(diào)過程中時時刻刻伴隨了溝通，沒有溝通的協(xié)調(diào)就是瞎指揮，它將會帶來不可預(yù)想的嚴重后果。
怎么樣才能做好溝通?怎么樣才能采集到準確可靠的反饋信息?沒有科學(xué)的溝通手段和工具是不可能的。怎么樣才能把意圖和計劃準確無誤的傳達到各個目標分解的組織?有效的溝通也是必不可少的，不是下幾個文件，下面就懂得怎樣去做，懂得怎樣有效的去做。在管理中，其實管理者扮演的角色很多，是一個領(lǐng)導(dǎo)者更是一個教練，甚至是一個傳道者。