項目團隊承擔了交付項目最終成品的任務。這份通過團隊努力制定出來的工期將列出他們作為一個團隊將如何開展行動,還要反映項目的優先事項、最佳順序和所有個人貢獻者工作的整合。
一個好的工期要時刻圍繞“出品”日期,而不僅是預測出來即可。這也會影響到最終產品的質量。另外,直到顧客對產品質量感到滿意,一個項目才能算真正的圓滿。
造成工期脫離的原因
當一個企業有多個并行的項目,在為各種各樣的顧客提供服務時,各工期都得保持其獨立性,這點很重要。當多個工期分崩離析的時候,很可能會造成大混亂。項目經理為什么會制定出脫離實際的工期呢?這有很多原因,其中常見的一些有:
壓在項目經理身上的重要期限;
催促項目經理快速做出工期規劃的無休無止的壓力;
對項目范圍的錯誤估計、所需技能的缺乏或是其他妨礙項目進行的困難;
不合理的規劃。
制定具體工期的原因
大多數項目經理最常聽到的讓他們聞風喪膽的一句話就是“我們要你在……之前完成。”通常,在弄清項目范圍和挑選好團隊成員之前,就已經有一個布置下來的工期了。有時給出的期限很具體,如果是這樣,組織通常會給出一個很好的解釋為什么要選這個日期。
有時盡管沒有具體規定某個日期,但是有些利益相關者會給項目經理施加壓力,讓他提供一個完成日期,而在這個時候通常他還沒有足夠的時間來合理地規劃項目。于是,你有可能被迫在你能全面理解項目范圍和知道你都有哪些團隊人員之前,就要制定出一個工期。更糟糕的是,如果利益相關者們對這個日期不滿意,你可能還會被迫要提前。
項目計劃不僅僅只有工期這一部分,但是工期也許就是項目計劃里最核心的部分。對于項目團隊來說,工期規定了他們該做些什么和該在什么時候做。
許多企業都會創建一個未來項目的總藍圖,并以此來設立長期的目標,這個圖也會與顧客共享,這樣他們也可以做長期的規劃。它實際上也反映了關鍵顧客的需求,在一個競爭激烈的環境里,滿足這些顧客的需求是非常重要的。