“項(xiàng)目管理是一門領(lǐng)導(dǎo)人們?cè)诓淮_定的條件下實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的藝術(shù)?！弊⒁?，項(xiàng)目管理是“藝術(shù)”，而不是“科學(xué)”。處理不確定性沒(méi)有教條，也沒(méi)有捷徑。但是，和其他藝術(shù)一樣，你可以運(yùn)用原則于項(xiàng)目管理上，也可以從專家身上學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理。體育教練在每一場(chǎng)比賽中處理不確定性的經(jīng)驗(yàn)，都是項(xiàng)目管理經(jīng)理學(xué)習(xí)有效管理項(xiàng)目的絕佳榜樣。鑒于這一點(diǎn)，作為項(xiàng)目經(jīng)理的你，可以看看體育教練的七個(gè)值得你學(xué)習(xí)的特質(zhì)。
你不能消除不確定性，但如果你在合適的崗位上有合適的人，你就可以降低不確定性所帶來(lái)的影響。這似乎是不言而喻的，但教練們特別重視這一點(diǎn)，將合適的人放在合適的崗位上，而且將他們留在這些崗位上。如果一個(gè)隊(duì)員在一個(gè)位置上非常出色，他們會(huì)留在這個(gè)位置上，隨著不斷進(jìn)步，他們可以享受這個(gè)崗位中更高的薪水和榮譽(yù)。當(dāng)然教練會(huì)嘗試去發(fā)現(xiàn)潛能，但隊(duì)員的潛能不可以發(fā)揮得使他們離開(kāi)這些崗位，比如，他們不可能優(yōu)秀到可以升到教練的水平。
作為一個(gè)項(xiàng)目管理經(jīng)理，你肩負(fù)著項(xiàng)目成敗的責(zé)任，所以你必須保證你能將合適的人放在合適的崗位上，包括負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理的崗位。
隨著項(xiàng)目管理的日益復(fù)雜，越來(lái)越多的組織將項(xiàng)目行政和協(xié)調(diào)人員列作“項(xiàng)目專家”或“項(xiàng)目總指揮”，從而使項(xiàng)目經(jīng)理可以有更寬裕的時(shí)間管理和領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目，專心從事溝通這項(xiàng)極為重要的工作。這種將項(xiàng)目管理經(jīng)理轉(zhuǎn)為項(xiàng)目管理組織者的做法迅速得到廣泛的效仿。教練們現(xiàn)在也擁有很多支持人員，包括助理教練、訓(xùn)練師、專項(xiàng)教練等等。
特質(zhì)二、充分研究
雖然不確定性是無(wú)法選擇的，但這并不意味著教練們?cè)诒荣悂?lái)臨時(shí)不加準(zhǔn)備。相反，他們?cè)诒荣惽白龃罅康难芯抗ぜc他們的隊(duì)員看比賽錄像—自己的隊(duì)伍和對(duì)手以前的比賽。他們研究哪里打得好，哪里打得不好，并且需要改進(jìn)。他們分析其他隊(duì)伍在不同比賽中如何應(yīng)對(duì)，自己的隊(duì)員又是如何做的，利用這些信息決定應(yīng)該練習(xí)什么，哪些方面需要整理、提高，應(yīng)該如何迎戰(zhàn)對(duì)手等等。
你也應(yīng)該從以往項(xiàng)目管理的教訓(xùn)中，分析哪些做法是有效的，哪些是無(wú)效的。同樣，雖然你的對(duì)手可能不存在(盡管從組織政治的角度看你是存在對(duì)手的)，你還是需要清楚了解你的利益相關(guān)者。這包括你要清楚哪些人會(huì)受到最大的沖擊，什么人的影響力最大，如何和每個(gè)利益相關(guān)群體溝通。
特質(zhì)三、制定計(jì)劃
做了充分的研究之后，教練可以整合利用信息形成比賽的戰(zhàn)略方針，設(shè)計(jì)打法，為隊(duì)員設(shè)定具體的目標(biāo)。如果目標(biāo)沒(méi)有達(dá)到，或者隊(duì)伍沒(méi)有有效地執(zhí)行—不管過(guò)程中有沒(méi)有調(diào)整計(jì)劃—他們會(huì)在下一場(chǎng)比賽之前分析原因。
確定目標(biāo)和戰(zhàn)略對(duì)于你的項(xiàng)目同樣重要。你不僅要考慮功能性目標(biāo)，還要考慮表現(xiàn)目標(biāo)，(用測(cè)試的術(shù)語(yǔ)來(lái)說(shuō)，比如產(chǎn)品表現(xiàn)，團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)等等)。你應(yīng)該從功能水平的角度、進(jìn)度安排方法、團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)及其他角度，制定如何開(kāi)展項(xiàng)目的戰(zhàn)略。每個(gè)項(xiàng)目都不盡相同，“通用”的方法是不可取的。
特質(zhì)四、逐步實(shí)施
雖然體育教練制定戰(zhàn)略和目標(biāo)，甚至為具體的某場(chǎng)比賽做了準(zhǔn)備，他們并不把整個(gè)比賽計(jì)劃一一列出。這樣做會(huì)顯得很可笑，因?yàn)槊繄?chǎng)比賽都取決于賽場(chǎng)里的發(fā)展勢(shì)態(tài)以及比賽中發(fā)生的具體情況。種種打法變成了提供多種選擇的工具箱。即使計(jì)劃水平非常高的教練也會(huì)根據(jù)需要調(diào)整戰(zhàn)略和目標(biāo)，保證比賽的勝利。他們會(huì)分階段計(jì)劃比賽，往往采取定時(shí)設(shè)計(jì)的方式。
你的項(xiàng)目管理也必須逐步實(shí)施，并不斷地修正，利用滾動(dòng)計(jì)劃或者重復(fù)進(jìn)程的方法處理無(wú)法事先準(zhǔn)確預(yù)測(cè)的問(wèn)題。通過(guò)定時(shí)回顧問(wèn)題出現(xiàn)在哪里，你可以牢牢控制問(wèn)題發(fā)生的范圍(前提條件是重復(fù)的次數(shù)事先已設(shè)定，或者你有辦法知道什么時(shí)候“游戲結(jié)束”)。
你也可以使用“劇本”預(yù)演的方法。正如教練準(zhǔn)備各種打法以備不時(shí)之需一樣，你可以將能夠形成備選方案的事情列成一個(gè)清單，放到你的工具箱里備用。這個(gè)清單一般情況下不是項(xiàng)目計(jì)劃的一部分，但可以作為工作內(nèi)容的一部分(比如，工作分解結(jié)構(gòu)圖中不能再分解的最低層次或最低可交付層次的工作)，與這些工作相關(guān)的人員可以在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候使用這張清單，做好每個(gè)細(xì)節(jié)。