作為項目管理中決策和項目預評估時的基礎,不管從過程還是產品的角度來看,項目成功的度量都應該在項目的開始就已經定義好。
1.成功原則
項目成功是一個多維的概念,這就不可避免的意味著不同的人有不同的看法。最好在項目的開始時對項目成功或是失敗相關的關鍵的和可測量的標準進行判定。比如:
滿足項目的關鍵目標,比如客戶組織,所有者或是用戶的業務目標。
項目管理過程的滿意度――比如:完成了交付,從標準的角度上看,是按時并在預算之內。
從項目的客戶以及絕大多數的項目團隊的角度來看,項目的交付反映了在不久的將來也具有普通意義上的可接受性和滿意度。
項目的成功與機遇和風險緊密的聯系在一起。項目實質上是對風險的處理,并且有些項目的風險既便被發現了也是完全不可避免的或者說是不能減輕的。由于項目的成功受風險的影響,涉眾就要同時承擔機遇與風險。你可能同時也會注意到成功的標準隨時間而改變,并且僅僅是因為某些目標沒有實現,但是這并不意味著項目的失敗。
在項目開始時設置的項目成功的標準看起來可能是很明顯并且很容易覺察到,然而遺憾的是,通常情況下它并不是通用的準則。如果沒有定義成功的標準,那么我們如何在某一特定的項目的優先級,協定和重大的變化以及整個項目管理預期達到的效力和效率上達成一致?基于上述原因,我認為很多項目成功的調查是不可信的。我堅信項目的成功不只是完成了你預先準備去做的事。它同時在于你所做的是不是正確的。
在很多項目中生命力的真實體現在于每一個參與的或這與之關聯的人并沒有相同的熱情和目標。結果,“項目被推向了許多不同的方向…身份,自尊心,權利,欲望”,很多情況下,這似乎有些夸張,但是在最基本的層次上,項目所有者關注的是項目所帶來的效益,而工作人員則關心過程所帶來的效率。這樣就使得項目成功的定義顯得更加重要――它為糾正進展中的分歧提供了可參考的基線。
2.承擔義務原則
在可行的項目存在前需要在資源提供者與項目交付方之間有一個公平的約束。
資源的提供者(資金和/或者工具和服務,以及通常的方法說明)經常被項目的所有者或是發起人調用。項目交付方需要承擔起開發適當的策略,計劃和控制的責任,從而應用必要的技巧并努力將這些資源轉化成必需的可交付的產品。一個公平的約束意味著雙方都應該具有足夠的承擔起過程中所包含的以及它們所關聯的風險的能力,并且也很愿意承擔起這種挑戰。
項目的所有者必須了解,即使是適當的使用了合適的管理控制方案,也要承擔起其中的風險。雙方共同的特點是他們都應該利用相關的技巧,以及相關的技術,經驗,貢獻,約束,堅韌和權力來保證項目的成功。
當然,每個項目都會經歷生命周期的不斷發展,并且這種承擔義務和權衡也同樣的在發展。同樣,項目的執行者通常因項目生命周期的變化而變化,這是為了滿足在每個階段中所需要的工作和技能水平的變化。然而,如果項目能夠保持可行,那么項目的每個階段應該存在一個公平的承擔義務。
3.四元交易原則
項目管理過程中核心的可變因素――即產品的范圍,質量等級,交付日期以及4個總的實現費用――必須相互保持一致和明確可用。
這個原則是對承擔義務原則和成功原則的一種擴展。產品范圍,質量等級,交付時間以及整體生產成本這些關鍵的變量――通常簡化地把它們分別說成范圍,質量,時間,成本――它們是項目管理效率內在的度量方法。如果這些變量證明并不是相互一致以及很明顯達不到的話,那么這種承擔義務即不是公平的,也很可能不是滿足項目成功的關鍵標準。這四個分離變量的相互關系有點像帶有柔性接頭的四邊形框架。一邊很安全另一邊可以移動,而這僅僅通過影響其它兩個變量才可以達到。 把這四個變量看成是四元的而不是選出三個組合成三角形,它的優點在于:它給質量上帶來了很多顯著的幫助。這四個變量中,產品的質量是很明顯的,并且事實上也是最持久的。