項目組合管理在企業項目管理中起到承上啟下的關鍵作用,它是企業戰略的有力支撐,也是對項目具體執行理論探索的監管和指導。在進行項目組合管理時,首先要明確總承包企業的戰略,并根據一定的決策準則(如市場區域、專業領域、同屬一個業主,資源狀況等),評估其是否有必要組合在一起。在明確項目組合包含的項目之后,根據項目的周期、規模、成本費用、技術復雜性等,對項目組合中的項目進行統籌安排,進行具體的項目實施工作。項目組合管理效果直接關系企業戰略的實現和收益的回報『6]。具體地說,項目組合管理對國際工程總承包企業項目管理中的作用體現在以下幾個方面:
(1)項目組合管理架起了公司戰略與工程項目之間的橋梁,項目組合管理過程從企業戰略輸入信息,協調統一多項目的綜合效益,從而體現企業的整體戰略利益。
(2)項目組合管理是企業中多個項目的資源優化、共享和配置的中心,對項目組合下的項目提供各種技術、人力和資源支持,在企業范圍內對項目資源合理分配,平衡資源負載,進度安排上進行合理優化,保證關鍵項目優先實施。
(3)促進多項目執行過程中的交流。項目組合管理給總承包企業的決策層和執行層(縱向)、以及不同部門之間(橫向)項目參與者提供了一個交流的平臺,使項目的參與者能夠互相交流項目管理過程中的經驗和意見,了解項目的進展狀況,以及自己在項目實施中的位置和作用,這些對于項目取得成功都是非常重要的。
項目組合管理在國際工程總承包企業中的應用探索
構建國際工程總承包企業項目組合管理生命周期目前,參照單項目管理生命周期過程,借鑒Mark Lycett的觀點認為項目群管理生命周期劃分為四個階段:項目群辨識階段、項目群計劃階段 項目群執行階段和項目群終止階段,從而提出了國際工程總承包企業項目組合管理生命周期,如圖2所示。
將國際工程總承包企業項目組合管理生命周期分為4個階段:項目組合啟動階段、計劃階段、執行階段和結束階段。啟動階段主要是根據公司戰略、對現有企業中的正在開發或執行的項目進行關聯分析,分析項目之間存在著何種關聯性,存在何種沖突與約束性或利益的相關性,并對某一區域的存在一定相關聯的多項目,或者對某一專業領域的多項目進行組合性分析、機會識別以及初步項目組合可行性研究,這樣既有利于管理,有利于項目之間的協調與信息的溝通,有利于資源的共享與事先協調與平衡,完成《項目組合建議書》。
計劃階段主要成立項目組合辦公室,確定項目組合辦公室主任(項目組合經理)、辦公室崗位職責及人員配備,建立項目評估與選擇機制以及編制項目組合計劃。執行階段主要是根據各項目當前狀態,及時了解項目組合的信息和變化情況,及時對項目環境、戰略目標、影響因素等的變化情況進行審查,動態地跟蹤項目的執行情況,進行資源優化組合和變更控制。結束階段主要是完成各項目,并按照單項目的要求對項目進行移交與驗收
項目組合管理在項目管理信息系統中的使用狀況中的最后一個項目也關閉或轉移到其他多項目管理方式或另一項目組合中時,由工程管理部牽頭代表公司對這項目組合的總體性工作進行檢查與驗收;當項目組合工作結束后,項目組合管理辦公室人員配合工程管理部負責對項目組合的審計工作,和對項目組合進行總結與項目組合后評價工作,并將項目組合的相關文件、資料移交工程管理部進行存檔,最后解散項目組合團隊。