在復(fù)雜的項(xiàng)目工作中，對外采購產(chǎn)品、服務(wù)變得越來越普遍。這種基于合同的跨組織合作方式，確實(shí)給項(xiàng)目的管理工作帶來了更大的挑戰(zhàn)。項(xiàng)目經(jīng)理在管理好自己團(tuán)隊(duì)的同時(shí)，應(yīng)該怎樣做好針對外包團(tuán)隊(duì)的監(jiān)督與控制工作呢?

　　首先需要明確的一點(diǎn)，工作外包了不等于甩包袱。從管理風(fēng)險(xiǎn)的角度看，將包含風(fēng)險(xiǎn)的工作活動交由第三方執(zhí)行，屬于“轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)”的策略：將風(fēng)險(xiǎn)本身，連帶風(fēng)險(xiǎn)的后果、影響都轉(zhuǎn)移出去了，自己無須再面對那些潛在的風(fēng)險(xiǎn)。

　　但是“轉(zhuǎn)移”出去，不等于對這部分工作就可以不聞不問了。雖然技術(shù)層面的活動確實(shí)是由外包團(tuán)隊(duì)完成，但如果項(xiàng)目經(jīng)理連管理層面的責(zé)任也放棄了，那么未來風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性依然不會改變。

　　也許有人會說，既然外包了，那就肯定是有合同的。可以用合同里的處罰條款來約束外包團(tuán)隊(duì)啊。的確，任何規(guī)范的合同文本中都少不了針對違反合同約定的行為、后果給予處罰的規(guī)定。

　　但是，如果真的到了要動用罰則的時(shí)候，危害往往已經(jīng)發(fā)生!這種事后彌補(bǔ)性的處罰，對項(xiàng)目工作本身，甚至項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成通常都會造成不良影響。因此，對由外包團(tuán)隊(duì)承擔(dān)的那部分工作的管理，同樣不能忽略，甚至放棄。

　　對于外包團(tuán)隊(duì)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該如何開展必要的管理工作呢?

　　確保工作要求、規(guī)范及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞

　　通常情況下，外包工作的范圍是明確的。哪些是外包團(tuán)隊(duì)該做的，哪些是不該做的，理論上都應(yīng)該以合同條款的形式被嚴(yán)格記錄，涇渭分明。

　　對于那種需求明確的外包項(xiàng)目，可以簽成固定總價(jià)合同;如果是那種范圍難以事先嚴(yán)格界定的工作，比如軟件外包項(xiàng)目，也可以采用成本補(bǔ)償類合同，即先有一個框架合同，最后按具體發(fā)生的工作量作為最終結(jié)算依據(jù)。

　　但是，不論哪種形式的合同，工作完成的標(biāo)準(zhǔn)，也就是衡量外包團(tuán)隊(duì)工作完成情況的客觀依據(jù)，必須要充分、明確。站在相關(guān)方分析的角度看，外包團(tuán)隊(duì)的特點(diǎn)是權(quán)力偏小，但是利益影響偏大。

　　換句話說，作為權(quán)力有限的乙方，外包團(tuán)隊(duì)承擔(dān)外包工作的目的是為了獲得必要的收益。因此，他們主觀上有積極主動完成工作的意愿，以便及時(shí)得到相應(yīng)的利益。

　　項(xiàng)目經(jīng)理要確保與外包團(tuán)隊(duì)之間相關(guān)信息傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該安排確定的團(tuán)隊(duì)成員作為與外包團(tuán)隊(duì)的接口人，負(fù)責(zé)第一時(shí)間了解外包工作狀態(tài)、傳達(dá)工作要求、回復(fù)外包團(tuán)隊(duì)的問題。特別是有了新的要求、出現(xiàn)了新的工作標(biāo)準(zhǔn)，尤其是發(fā)生了與合同條款不一致的變更的時(shí)候。

　　只有確保工作要求、規(guī)范及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞，才能讓外包團(tuán)隊(duì)清楚地知道應(yīng)該如何開展工作，以滿足需要。否則，標(biāo)準(zhǔn)不明、需求不定，已經(jīng)完成的工作還需要返工，不但會阻礙項(xiàng)目工作的正常推進(jìn)，更將嚴(yán)重影響外包團(tuán)隊(duì)的士氣，破壞雙方的合作關(guān)系。