要論工作生活中，軟件工具等所做的事情一定能夠強(qiáng)于人工的，那么對于文檔的存儲、數(shù)據(jù)的運(yùn)算等絕對是其一。

　　這時(shí)機(jī)器與人最大的不同所在，它用不會(huì)累，不會(huì)出現(xiàn)人工打盹或失誤的錯(cuò)誤，除了極少幾率的概率，基本軟件工具在數(shù)據(jù)事實(shí)上基本是完全可信的。

　　這也是項(xiàng)目信息管理平臺最基本的功能之一。項(xiàng)目管理過程中，有了系統(tǒng)平臺后，項(xiàng)目組的前期信息收集、整理、備案等基本都可以依靠其解決，既可以省人工也節(jié)約了時(shí)間。接下來，就簡單從兩個(gè)方面說下項(xiàng)目信息管理平臺可以做好的數(shù)據(jù)文檔工作有哪些?

　　編制詳實(shí)文件資料

　　想要規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，首先得了解項(xiàng)目的具體情況，不論是做計(jì)劃，還是之后分析準(zhǔn)備理論材料，事實(shí)的文件資料都是對項(xiàng)目了解最佳途徑。當(dāng)然做這一步主要是為了制定并記錄項(xiàng)目計(jì)劃使之符合項(xiàng)目目標(biāo)并切實(shí)可行。

　　項(xiàng)目文件分為三類：定義文件、規(guī)劃文件和階段性項(xiàng)目溝通文件。定義文件通常是最早編制的，它們包括高層項(xiàng)目評審、范圍陳述、項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目資助、人員配備和組織信息以及項(xiàng)目方法。規(guī)劃文件，比如項(xiàng)目工作細(xì)分結(jié)構(gòu)和項(xiàng)目資源計(jì)劃，也在項(xiàng)目的最早階段編制，并在整個(gè)項(xiàng)目過程中，隨著變動(dòng)的批準(zhǔn)和新信息的出現(xiàn)而不斷得到補(bǔ)充。階段性項(xiàng)目溝通文件是在整個(gè)項(xiàng)目過程中積累起來的，它們包括狀態(tài)報(bào)告、會(huì)議記錄以及項(xiàng)目回顧。

　　項(xiàng)目文件具備統(tǒng)一、易讀的格式才最有用，因此，你應(yīng)該采取適當(dāng)?shù)母袷讲⒊种院恪Ｒ业綄Ｈ素?fù)責(zé)文件的創(chuàng)建、保存和分發(fā)，確定如何及何時(shí)可以并應(yīng)該改動(dòng)文件。

　　用事實(shí)依據(jù)爭取支持

　　高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目需要得到能夠調(diào)動(dòng)的一切幫助，因此，要努力為自己的項(xiàng)目爭取并保持高優(yōu)先度和看得見的支持。

　　爭取支持的最初討論專注于概要，因此編寫清楚、信息豐富的概要至關(guān)重要。在準(zhǔn)備用于討論的項(xiàng)目信息時(shí)，要包含高層目標(biāo)、里程碑項(xiàng)目日程表、項(xiàng)目評估，以及主要任務(wù)與風(fēng)險(xiǎn)概要。如果你的計(jì)劃顯示當(dāng)前項(xiàng)目規(guī)劃跟所要求的項(xiàng)目目標(biāo)不匹配，你還應(yīng)該有若干高層建議，描述可行替代方案。

　　擁有數(shù)據(jù)是成功的關(guān)鍵，因?yàn)樵诖祟愓勁兄校α繉Ρ炔焕谀恪ｋm然相關(guān)方和高層領(lǐng)導(dǎo)容易對擔(dān)憂和意見置之不理，要他們忽視硬性事實(shí)就難多了。有證明文件的歷史數(shù)據(jù)支持的任何項(xiàng)目信息都可以成為以事實(shí)為基礎(chǔ)的目標(biāo)談判的起點(diǎn)。

　　在項(xiàng)目工作中，不論是做計(jì)劃、評估，還是復(fù)原學(xué)習(xí)等，都少不了需要參照事實(shí)數(shù)據(jù)依據(jù)，因此任何時(shí)候有用的文檔資料都是我們做決策的支撐，也是項(xiàng)目管理中很多行動(dòng)思考來源。