項目風險管理是一個復雜的過程，因此不少人運用項目風險管理系統介入整個管理流程。風險的突發等特性，讓大家除了準備應對風險的方案外，最主要在危險發生前做好預防。

　　想要做好風險的提前防御，就要做好前期的識別準備工作，另外還需要分析所有可能產生風險的因素，這樣就可以羅列詳細的文檔資料，用以對后面對整個風險過程進行監控。下面就將討論下，項目風險管理系統到底是如何進行風險管控的。

　　風險的定義與識別

　　想要正確進行風險管理，必須先明確風險管理的相關定義。從項目管理協會的觀點看項目風險定義是，位于核心的，未知的事件。這些事件可以是積極的或消極的，所以“風險”一詞本身就是中性的。這就是說，大部分的時間和花費的重點是處理不良項目的風險或“威脅” ，而不是積極的項目風險或“機會”。

　　通常，風險管理人員通過項目風險管理系統將確定和管理五到十個容易識別的項目風險(數字實際上應該更高)。隨著大量的項目風險在早期被發現，尋找項目風險的意識也會加強，所以潛在的問題更早被發現，機會也更容易被接受。

　　創建項目風險簿

　　完成風險管理過程后，主文件，即風險簿或風險矩陣，就創建了。該文件最有效的格式是一個表格，因為它可以方便多達數頁的資料的查閱。如果信息用普通段落顯示，就不方便人們讀取，從而失去效力。項目風險管理系統中該表的欄目中可以包括風險的描述、概率、影響、探測度、觸發器、預防性行動，以及應急計劃。也可以適當添加其他欄目，如定量的價值。

　　一旦完成風險登記，就便于維護。人們可以在定期審查的會議中對其進行檢查，只要花少量時間確定清單仍然是現行的。如果有任何風險的增加或價值減少，有任何新的項目風險增加，可決定是否關閉項目風險(但不完全刪除)，這將確保清單會被長期視為與整個的項目的生命周期相關和有用。

　　風險管理關鍵性問題

　　通常情況下，這些步驟中，觸發器和預防性行動易被忽視。然而，它們是整個風險管理過程至關重要的部分。項目小組完成這項工作后，組員們會更好地明白在操作項目的過程中，哪些是需要注意的，所以他們更積極主動地捕捉變化或問題。

　　如果項目風險管理系統上風險管理過程中跳過這些步驟，組員們只能發現自己處于在不斷的反應模式中，僅僅簡單地執行應急計劃，不斷為層出不窮的風險感到吃驚。他們也可能忽略一個看似嚴重的項目風險清單，這就是為什么把清單壓縮到只剩最重要的風險，對于確保清單已被使用過是至關重要的。

　　風險的管控一直是項目管理中的難點環節，因為其即使按照規劃的流程步驟走了，也可能會遇到突發狀況，所以風險除了基本的準備工作外，還需要建立應對突發情況的管理機制，如此才能良好的面對一切情境。