現在市場上的辦公管理軟件不可謂不琳瑯滿目、五花八門，對大家的工作效率提高有著巨大幫助，因此越來越多的企業開始進行軟件化辦公的嘗試，項目管理類更是使用軟件較早的代表。

　　那么對于選擇越來越多的市場，我們不可能一股腦地都進行實驗，為避免沒有簡便還浪費時間的情況，大家最適合的就是在進行軟件選擇前，先進行一定的自我了解，即：自己能付出的成本、想要的功能等等。如此有備無患帶有目的的去尋找，才能選出最合適的工具。

　　一、了解項目性質，作為選型依據

　　不同行業、公司開展的項目都是有本質的差異的。如，互聯網研發項目與生產制造業項目在管理上就有很大不同，因為他們在整合管理的資源、團隊性質以及具體實施過程都不相同，那么在后期需要的軟件功能上自然也會不同。

　　所以，我們首先要分析自己的項目屬于哪一類，才能在之后的軟件選型上找到側重點。

　　二、了解使用人員，提前規劃權限

　　軟件是自己個人使用?還是一部分人需要使用?又或者是所有團隊成員都需要使用?你是希望每個人都具有相同級別的訪問權限，還是希望根據不同的角色來限制相應的權限?

　　當你在選擇項目管理軟件時，數據權限的控制以及使用的難易程度都相當重要，因此需要提前進行規劃。

　　使用者一旦過多，那么就需要考慮工具的操作難以了。太簡單的工具可能不符合你的需求，而高度復雜的工具可能對有些人來說太難上手。為了找到最適中的，就必須清楚使用人員自身的情況，畢竟難以也是因人而異。

　　三、依據項目預算，分析選擇最佳

　　大家都想找到劃算的工具，如果是免費的那當然更好。但是便宜甚至免費的工具，數據安全性是否有保障?能不能解決你目前的問題?有沒有后續的跟蹤服務?可能答案都是沒有。因此，必然要考慮：如果一定要花錢購買，那么你的預算是多少?

　　我們一定要明白一個道理：軟件工具幫助帶來的利益是遠遠大于其成本。但是每個企業自身資金能力不定，因此在預算內挑到最優秀的軟件是一個厲害的能力，也是其前準備時需要做的工作之一。

　　四、必備功能特性，簡化項目管理

　　項目管理是有其專業性存在的，因此項目管理軟件也有著一些必備的功能特性。

　　1、數據圖標統計展現

　　數據報表是掌握業務全局的最佳展現方式，項目管理也不例外。無論是成本管理、質量管理，還是項目完成情況，都可以通過報表等來掌握全貌。項目軟件在數據統計展現上，不論是時間線、甘特圖或是圖表都能讓我們將整體信息清晰掌控。

　　2、簡化進度管理監控

　　一個正常的項目流程包括啟動、策劃、執行、監測控制、收尾等5個階段，每個階段都有不同的事情要處理。尤其是在執行和監測階段，管理更為復雜，因此項目進度的把控是比較難做處理的。一個好的項目管理軟件，可以讓你對項目進度一目了然，幫你在管理各項事務方面做到游刃有余。

　　3、順暢的溝通流程機制

　　前面已經說到項目管理其實是十分復雜的過程，項目管理中我們需要不斷與團隊其他團隊成員進行溝通來確定項目的進展。因此，軟件中良好溝通協作功能是必須的，它將有助于保證整個團隊的信息暢通。所有使用者都可以通過軟件上的溝通渠道、流程機制等進行信息的實時分享與反饋。

　　綜上所述可知，其實就是讓我們在選擇項目管理軟件前知道自己能夠花的錢、需要的人、不可少的功能等等。這也算是知己知彼的一種，吃透自己，完全了解自己的需要，當面對各型各色的軟件選擇時，大家才能準確排除不合適的，找到最適合自己企業項目的輔助工具。