在我們項目執行過程中,當出現了一個項目狀態和我們的計劃或者預想的不一樣時,而且這個偏差還非常大,影響到了項目的推進,就會出現影響項目成敗的難題。下面,就將說說應如何通過三個維度的分析項目管理過程中碰到的問題。
客觀描述問題
比如最常見的項目的時間落后于計劃,項目中間產品質量沒有達到要求,某一個關鍵性的員工辭職后影響到了項目的整體的推進等等。
此時我們要客觀的描述我們的項目面臨著一個什么樣的問題,我們原來的計劃在此時應該呈現一個什么樣的狀態?這中間的差距有多少?很多時候我們容易用我們的觀點或者情緒來描述問題,比如:最近公司的業務量下降很快,我們哪里出了問題?感覺我們項目團隊不太和諧怎么辦等等,這些都不是在客觀描述問題。那么怎么樣才能客觀的描述問題呢?
1.明確我們原來的目標和現實差距,這個差距才是問題。
比如我們可以這么說:按照計劃,公司10月份的銷售量應該達到100萬,但是我們目前只有60萬,大家說問題出在什么地方?
2.不要用感受代替事實。
比如上面的案例,我們也可以這樣來說:我們項目團隊里的小王和小張最近在工作交接環節,連續出現了三次失誤,也影響到了他們倆的關系。目前現在團隊里的其他成員為了顧及他們雙方的面子,導致工作效率大大降低,我們目前的項目進度落后與計劃一周。就這個問題大家說說怎么辦?我們如果能把問題客觀描述清楚,就猶如在黑夜的大海上給出了一個明亮的燈塔,這樣我們項目團隊才有了一個正確的方向去努力,這一步非常重要。
分析問題的權重
在實際工作中,我們往往會在同一時間面臨一系列的問題,我們可以用下面的方法來分析:哪些問題是需要盡快解決,而哪些問題是我們可以暫緩放一放的。
我們一般是從這三個維度來度量問題的重要性:
1.重要性:在一個項目中,哪些問題是重要的問題,什么是重要的問題呢?見下圖,越是與下層的任務相關聯的問題就越是重要的問題,要時刻關注,需要我們重視。
2.緊急程度:這個維度比較容易,就是用時間的額緊迫性來參考。
3.發展趨勢:這個維度是提醒我們某一些問題,在初期的時候看似不大,但是如果我們不去及時處理它,它的發展起來以后會對項目造成極大的危害,那這樣的問題我們要及時的把它解決掉。比如項目團隊中的一個掌握關鍵技術的核心工程師,如果他的離職或生病將會讓項目完全停頓下來,所以當他的狀況出現了相關苗頭的問題時,我們應該去把它當成一個重要的問題去解決。這類問題大多數情況下都出現在關鍵路徑上面的關鍵資源上。