項(xiàng)目之所以難管理主要就是因?yàn)槠渲杏胁簧僮兞恳蛩氐拇嬖凇Ｋ^變量就是指其在項(xiàng)目管理過程中會根據(jù)實(shí)際情況發(fā)生改變，亦或時其本身就是不定性的，例如：預(yù)估。
當(dāng)然變量因素的其實(shí)是有不少，相對于其它而言，“變量”的不可控特性致使其即使被管理了，也存在不少意外發(fā)生，所以其實(shí)如何學(xué)會應(yīng)對其變動才是關(guān)鍵。
下面主要就三項(xiàng)本身就是不定性存在的因素來討論下如何在系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理平臺中做好變量因素的管控。
預(yù)估
1、記錄估算便于改善
當(dāng)你準(zhǔn)備估算你的工作時，通過系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理平臺把它們記錄下來，并且記錄你是如何完成每個任務(wù)的。理解創(chuàng)建估算所用的假設(shè)和方法，能夠使它們在必要的時候更容易防護(hù)和調(diào)整，而且它將幫助你改善你的估算過程。
2、善于使用估算工具
有很多商業(yè)工具可以幫助你估算整個項(xiàng)目。根據(jù)它們真實(shí)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的巨大數(shù)據(jù)庫，這些工具可以給你一個可能的進(jìn)度和人員分配安排選擇。它們同樣能夠幫助你避免進(jìn)入“不可能區(qū)域”，即將任務(wù)量、小組勞動力和進(jìn)度安排組合起來一看，根本不可能成功。
計劃
1、關(guān)鍵任務(wù)制定計劃
如果你的組經(jīng)常承擔(dān)某種特定的通用任務(wù)，你需要通過系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理平臺為這些任務(wù)開發(fā)一個活動檢查列表和計劃工作表。每個檢查列表應(yīng)該包括這個大任務(wù)可能需要的所有步驟。這些檢查列表和工作表將幫助小組成員確定和評估與他必須處理的關(guān)鍵任務(wù)相關(guān)的工作量。
2、里程碑分解為小任務(wù)
里程碑是為了驗(yàn)收階段關(guān)鍵大任務(wù)設(shè)立的。把大任務(wù)分解成多個小任務(wù)，幫助你更加精確地估計它們，暴露出在其他情況下你可能沒有想到的工作活動，并且保證更加精確、細(xì)密的狀態(tài)跟蹤。
3、計劃中留有修改余地
幾乎所有的質(zhì)量控制活動，如測試和技術(shù)評審，都會發(fā)現(xiàn)缺陷或其他提高的可能。你的項(xiàng)目進(jìn)度或工作細(xì)分結(jié)構(gòu)，應(yīng)該把每次質(zhì)量控制活動后的修改，作為一個單獨(dú)的任務(wù)包括進(jìn)去。如果你事實(shí)上不用做任何的修改，很好，你已經(jīng)走在了計劃的前面。
時間
1、留出成員提升時間
你的小組成員已經(jīng)淹沒在他們當(dāng)前的項(xiàng)目中，但是如果你想把你的組提升到一個更高的水平，你就必須投一些時間在“過程改進(jìn)”上。
從你的項(xiàng)目進(jìn)度中留出一些時間，因?yàn)轫?xiàng)目活動應(yīng)該包括做能夠幫助你下一個項(xiàng)目更加成功的過程改進(jìn)。不要把你項(xiàng)目成員可以利用的時間100%的投入到項(xiàng)目任務(wù)中，然后驚訝于為什么他們在主動提高方面沒有任何進(jìn)展。
2、工作任務(wù)不能過量
運(yùn)用系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理平臺跟蹤你的組員每周實(shí)際花費(fèi)在項(xiàng)目指定工作上的平均小時數(shù)，實(shí)在會讓人吃驚。與我們被要求做的許多活動相關(guān)的任務(wù)切換的開銷，顯著地降低了我們的工作效率。一個員工一周理論上工作40小時，但不要只是因?yàn)橛腥嗽谝豁?xiàng)特定工作上每周花費(fèi)10小時，就去假設(shè)他可以馬上做4個這種任務(wù)，如果他能夠處理完3個任務(wù)，你就很幸運(yùn)了。
3、依據(jù)項(xiàng)目計劃做預(yù)估
人們通常以日歷時間做估計，但是項(xiàng)目中傾向于估計與任務(wù)相關(guān)聯(lián)的工作計劃的數(shù)量，然后把工作計劃轉(zhuǎn)換為日歷時間的估計。這個轉(zhuǎn)換基于每天我有多少有效的小時花費(fèi)在項(xiàng)目任務(wù)上，我可能碰到的任何打斷或突發(fā)調(diào)整請求、會議，和所有其他會讓耗費(fèi)時間的地方。
一般系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理平臺可解幫助項(xiàng)目組解決基本的邏輯規(guī)劃、數(shù)據(jù)羅列等工作問題，但關(guān)于其中變的部分，我們不能運(yùn)用定式的規(guī)則來進(jìn)行管理，不然變動發(fā)生就是錯誤的產(chǎn)生時機(jī)。
所以在關(guān)于變量因素的管理過程中，需要大家進(jìn)心多情況并行分析，將可變的情境進(jìn)行羅列后在平行規(guī)劃，如此才能盡可能保障變動也在自己的掌控之下。