現在的企業基本都是現代化線上辦公，各種辦公管理工具層出不窮，協助人么讓不少工作變得簡單和可實現。

　　在這當中，項目管理系統算是一項較為突出的輔助工具。不少企業因為項目管理理念的發展，將自己的各類業務采用項目的形式開展，例如：新產品的研發、市場活動的策劃、工程項目的建設等等。即使行業差異較大，但都可運用項目思維將其作為任務去執行。

　　因此，對于企業來說，為自己的項目業務找到合適的輔助系統就成為了重中之重的事情。

　　一、簡單易上手不浪費項目工時

　　項目管理系統作為現代化的辦公軟件，自然是操作步驟越簡單，功能自身智能性越強越好。

　　這就是說，系統應讓外行人員也能較快的學會操作，不耗費工作人員過多時間。項目屬于團隊協作活動，參與執行的人對于軟件操作的能力參差不齊，若是一個輔助工具還需要不少人提前花費過多精力去研究學習，延長項目工時，那就有些得不償失了。

　　二、實時了解項目信息警醒自己

　　項目的全流程管理是一個繁雜的過程，因此，項目參與者實時了解項目的最新進展、最新資料，是項目順利進行的重要條件。

　　同時，整個項目過程從開始到結束，中間會涉及多個環節、任務節點與時間段。這些關鍵點也是項目容易出現分風險問題的地方，項目管理人員要對這些關鍵處進行監控管理，隨時知曉其相關的進展、變動，這也是上述實時了解項目信息的重要性之一。

　　這時，一個合格的項目系統就能在關鍵性的具體時間節點提醒相關負責人實時交付自己任務，并提示項目管理者查驗大家任務的完成情況，以此管控好整個項目進度。

　　三、信息可視化展現與文檔存儲

　　上面提到實時了解項目動態就涉及到了管理系統必備的一個重要功能，就是——信息的可視化展現以及資料的存儲。

　　我們知道人工進行數據的匯總即使計算可以運用工具較為簡單完成，但是在展現結果時，若是要做成各種簡單好看又一目了然的圖標等，就需要有一定的功底了。但是，項目管理系統基本都可以自動將各類數據按操作者的篩選進行匯總;同時，若你想要何種展現形式，如：甘特圖、表格、柱形圖、餅形圖等進行展示，讓大家直觀的查看自己想要的信息。

　　同時，不論是上面的數據信息，還是項目中涉及其它計劃書、合同等資料都可以自動存檔，便于相關人員隨時查詢，不會輕易丟失。

　　四、任務分解劃分理清流程時間線

　　項目之所以要進行科學的管理就因為其關于任務的規劃是一個難點問題，不只是要理順任務時間順序，還要能將任務進行輕重緩急劃分，在此基礎上在進行重要任務的二次或三次劃分。因此，項目管理實際上是運用一定的邏輯思維，將要完成的事項進行分化管理。

　　所以，作為輔助的項目系統，還需要帶有流程分解、劃分時間線、下劃層級等工具或功能。能夠很清晰的讓管理者做好總規劃方案，同時能清晰的展現不同職能人員應負責的任務范圍、時間周期等。這些功能的做得好壞，也是項目系統競爭力的體現。

　　當然隨著科技的進步，大家可使用的項目管理系統也會進行迭代更新，根據大家實時的需求進行功能的“進化”，這是所有產品不想被淘汰的必然選擇。因此，作為需要系統輔助的企業來說，選擇是非常廣泛的，只要認真分析自己所需，定能找到合適的工具讓自己項目管理過程更簡便。