隨著項目管理系統的逐漸成熟，越來越多企業開始利用項目管理系統進行項目管理。借助項目管理系統，項目管理團隊可以與用戶方進行實時溝通，記錄整個項目管理過程。在項目管理中，項目管理系統更具優勢。

　　信息共享不及時，同步性不高

　　在沒有項目管理工具前，大家可能雖然能通過日常的溝通工具進行交流，但是這是不系統、正式的，也不能及時性的向所有相關人員傳達;同時大家也不可能做到那么同步處于聯系狀態。

　　但是有了軟件工具就不同了，項目成員們一直是實時將項目相關信息錄入系統內的，所有登錄系統的人都可以及時看到，也沒有時效限制，對于自己想要的信息，也可以及時找到。

　　相關方信息不一致，出現誤差

　　這一點屬于前兩點的延續，項目信息不能及時共享、任務匯報效率低，那么項目參與者們就不可能及時了解自己想要的信息。

　　項目除了直接的執行團隊，還有不少利益相關方，大家對項目的參與度、關聯性各不相同，那么獲得項目進度的時間、頻率、渠道也不同，因此這些人就可能出現信息誤差，即：信息不對等的情況。而項目相關的目標、范圍、需求等這些卻是需要所以相關方們認可的，信息的不對等就會使確認過程拖長或出現錯誤。

　　這時如果使用了軟件工具的團隊就會方便很多，所有項目參與者都可以實時了解到自己權限內的項目信息，那么大家接受到的項目情況都是一致的，不會出現傳遞誤差等。

　　項目管理系統可做什么

　　項目管理系統能靈活定義需求流程、便捷記錄需求，有效管理需求的評審與驗收來促進需求溝通，適用于各類型項目管理，包括業務型項目，研發/技術型項目，多項目/項目組合等。

　　在項目管理系統中，需求管理作為項目管理過程中的一個環節，它與其他項目管理過程不脫節，所有的需求都會與對應的活動相關聯，各環節的數據互相連通，保證信息流轉準確無障礙。

　　項目管理系統可讓項目成員清晰地看到每個需求變更對哪些項目活動產生影響以及如何產生影響，幫助項目經理作出更明智的決策。所有利益相關者能在系統內查看項目的所有需求，盡早發現差異以采取相應對措施。對于項目進度的高效管理，項目管理系統自動跟蹤每個項目活動與可交付成果的時間與進度。

　　逾期活動自動亮紅燈，并且系統會自動將預警信息發送給所有受影響的相關人員。

　　此外，項目管理系統支持外部用戶(客戶，合作伙伴，供應商)和現場服務人員都作為項目團隊成員參與到項目當中，實現高效的協作與溝通。