對于信息化企業來說,無法將企業信息系統的建設與企業建設分離,在企業的個性化成為基本生存戰略,需要高度敏捷地作出改變的情形下,無法容忍滿世界去尋找和購買那些套裝。既然企業規劃與企業信息技術系統規劃是不可分割的,惟有讓后者回歸企業,回到企業決策與實施的現場去,按照企業的意愿規劃和構造他們自己的企業信息系統。
以信息技術手段實施內部控制,減少或消除人為操縱因素,增強控制程度,確保內部控制的有效實施。其宗旨是減少公司經營數據和信息的人工干預,保證公司運營信息的真實、帳務記錄的準確、管理效率的提高。同時在覆蓋公司經營過程的全面管理信息系統的基礎上,建立涵蓋全面風險管理流程的風險預警分析系統。
改善IT環境
建議企業首先采用文字的形式將期望的內部環境描述出來,然后利用IT環境營造的氛圍將其貫徹下去。例如在企業的局域網(或因特網)主頁上建立一個關于企業價值觀聲明和行為規范的鏈接,以便及時貫徹企業文化,方便員工在完成工作的過程中自覺參考規范和指南。還可以以電子文本的方式進行傳遞,但要確認全體員工收到了信息。
另外,組織管理的實踐證明,建立一個科學的組織結構對提高組織的績效起著重大的作用。在IT環境下,企業的組織結構更應該做出適時、合理地調整。除了在企業內部設置首席信息官(CIO)、首席風險官(CRO)職位外,還應在監事會下設信息管理委員會和風險管理委員會。
建立有效的信息溝通
IT環境提高了信息溝通的效率和效果,但同時存在著挑戰,那就是如何確保正確的信息以正確的方式、按合適的詳細程度、在正確的時候流向正確的人,來避免“信息超載”。
許多企業建立了結構化信息管理方法,這種方法使管理人員能夠識別信息的價值并按其重要性排序,開發有效的程序和適當的工具與方法,可靠地收集、存儲和分配數據。在正確的地方及時擁有正確的信息對于實現企業風險管理至關重要。
一方面是“軟件”建設,即在決策層與管理層、管理層與一般員工、部門與部門、集團公司與其他利益相關者之間形成的有效信息溝通渠道,使信息能夠全面、準確、即時地被搜集、整理、判斷并作為調整企業決策部署、改進內部控制的依據。
另一方面是“硬件”建設,即全面推進企業信息化建設,在建設過程中重視內部控制,為其提供必要的信息采集、編輯、傳輸、分析等應用系統和操作終端,并保證投入,不斷提高內部控制的信息化水平,促進內部控制工作的標準化、規范化、迅捷化,使其既能獨立工作,又能與集團公司其他業務系統配合工作。