1、進行評估

　　與您執行的任何項目一樣，實施新的PM系統的第一步是對公司的需求進行適當的評估。為什么要首先升級項目管理平臺?為什么現在?回答這些重要問題也將幫助您預測項目的投資回報率或投資回報率。請記住：采購和實施新軟件將需要時間，資金和資源，因此需要合理說明成本。

　　2、找到合適的軟件

　　一旦確定了PM軟件的需求，就可以更好地縮小提供商的范圍。根據公司的規模和業務需求的范圍，您可能會受益于組織一個軟件評估團隊，該團隊由來自各個部門和級別的代表組成，這些團隊包括從高級主管到一線團隊成員。

　　3、計劃和準備項目啟動

　　就像您要執行的任何其他項目一樣，項目管理的實施需要在執行之前進行適當的準備和計劃。您的實施策略至少應包括完整的時間表，溝通計劃和軟件培訓計劃，以及為項目團隊的每個成員定義的角色和職責。

　　4、執行項目管理實施階段

　　在執行階段，您實際上將進行從舊項目管理系統到新平臺的過渡。這意味著完成數據轉換，確保為IT服務臺做好準備，并制定應急計劃，以便在過渡期間出現問題時業務繼續進行。

　　如何向員工介紹新的工程項目管理系統

　　成功部署軟件的另一個關鍵要素是應對變更管理和工作人員的抵制。并非組織中的每個人都會為學習和使用新系統而感到興奮-但是您可以通過在每個部門中指定高級用戶來抵消這一壓力，這些高級用戶可以幫助緩解后退，回答問題并普遍倡導使用新系統。

　　當然，最好是首先幫助高級和中層經理加入。如果他們的團隊成員親眼看到該軟件的有效性，并聽到其上級主管用非技術術語解釋了該軟件的有效性，則他們可能會對更改做出更積極的響應。

　　通過準確地解釋各個部門和團隊的功能，將其引入各個部門和團隊也很有幫助。如何使他們的特定工作和工作流程更輕松，更節省時間?盡管他們可能關心整個公司的利益，但一旦他們了解軟件將對其個人日常職責產生的積極影響，他們將更傾向于接受變更。

　　瀏覽流程映射

　　與此相關的是，如果您尚未計劃組織的流程，那么在舊的和新的工程項目管理系統之間進行過渡是一個絕佳的機會。使用流程映射，您將能夠可視化信息和想法在組織和各個團隊中的流動方式，并優化流程以實現最大效率。

　　以下是流程映射的簡要概述：

　　清點組織的活動：您的團隊日常處理哪些流程，項目和可交付成果?

　　優先考慮那些活動：哪些流程對項目的目標和指標影響最大?

　　確定觸發器和可交付成果：工作流在哪里開始和結束?

　　列出步驟：從觸發到最終交付，每個過程需要采取哪些實際步驟?

　　消除主要障礙：在所有流程都已布置好之后，您可以輕松地確定并消除最大的障礙和效率殺手。