一個完整的項目管理活動如果純靠手工管理，管理人員需要花費大量的精力來計算、觀察、監測和分析，費時費力還出錯率高，是麻煩且高風險的行為。而如果借助于項目管理軟件，讓項目的數據和進度在軟件上通過算法運行，管理人員的工作會輕松很多。合適的項目管理軟件對企業生產和管理活動意義重大，能夠通過提高運營效率、提高項目成功率、提高整體管理水平等為企業降本增效。
1、提高運營效率
企業引進使用管理工具是管理方式的較大轉變，對管理形式和工作習慣的轉換。從手工管理到系統自動運行，管理人員只需要把相關內容錄入到系統上，項目就會自動運行并分析、計算出相應的結論和數據，得到相應的表單和報表。管理人員不再需要自己逐個更新數據和計算，工作效率會得到顯著提升。
2、提高項目成功率
項目數據在項目管理工具上運行，除了提高管理人員的效率之外，還可以減少手工管理帶來的錯誤率——數據的自動運行，讓項目管理人員不再承擔項目數據錯誤導致的偏差風險，可以有更多時間從整體上把握和管理項目，分析項目的各項結果，并根據項目情況預測風險、解決問題，提高項目的成功率。
3、提高企業整體管理水平
專業的項目管理軟件都有科學的方法論做支撐，能夠很好的貫徹執行項目管理的理論和思想，讓項目按照系統的邏輯運行，這樣就有利于管理人員理解和實踐優秀的項目管理方法論，提高自身的管理水平。